Для чого потрібно висновок комісії по списанню запасів
Порядок складання та запевнення документа, що підтверджує списання матеріальних запасів у виробництво, визначається фірмою самостійно.
Поширений підхід, за яким відповідний документ оформляється у вигляді акта, завіряється спеціальною комісією, яка за складом і рівнем повноважень ідентична:
- комісії, яка стверджує акт про списання у виробництво матеріальних запасів, що враховуються в особливому порядку (п. 107 наказу № 119н);
- комісії, яка стверджує акт про вибуття матеріалів - в зв'язку із закінченням строків зберігання, моральним старінням, в разі виявлення недостач (пп. 124, 125 наказу № 119н).
Фактично кожен із зазначених документів є висновком комісії, що засвідчує правомірність здійснення тих чи інших господарських операцій за участю матеріальних запасів.
Таким чином, в документообігу підприємства може використовуватися 3 основних типи висновку комісії зі списання запасів:
- акт про списання матеріалів у виробництво;
- акт про списання матеріальних запасів, щодо яких ведеться особливий облік;
- акт про списання запасів унаслідок їх вибуття.
Розглянемо приклади відповідних документів.
Висновок комісії зі списання запасів: приклади документів
Акт про списання матеріалів у виробництво, що складається за вимогами п. 98 наказу № 119н, повинен включати назву, кількість, вартість та суму по всім списуються матеріалами, а також коди або найменування виробів, для випуску яких матеріали задіяні (або коди або найменування матеріалів, їх кількість і суму за нормами витрачання, а також кількість, суму і причини наднормативної витрати).
При необхідності також вказується загальна кількість випущеної в підрозділі фірми продукції або ж обсяг виконаних робіт.
В акті про списання матеріальних запасів, щодо яких ведеться особливий облік відповідно до п. 107 наказу № 119н, фіксуються:
- залишки матеріальних запасів за станом на початок і кінець звітного періоду;
- відомості про рух запасів протягом відповідного періоду (зокрема, про фактичне витрачання, витраті по нормам, а також про відхилення від норм через перевитрати або економії запасів).
В акті на списання матеріальних запасів, який складається в разі їх вибуття відповідно до пп. 124 і 125 наказу № 119н, вказуються (п. 126 наказу № 119н):
- найменування матеріалів, їх відмінні властивості;
- кількість матеріальних запасів;
- собівартість матеріалів;
- термін зберігання;
- дата надходження запасів;
- причина списання запасів;
- відомості про стягнення з винних за завдання матеріальної шкоди осіб.
Яку конкретно задіяти форму документа в тому чи іншому сценарії списання матеріальних запасів, вирішує саме підприємство. Головне, щоб дана форма була затверджена облікова політика, а також дозволяла достовірно відображати облікові нюанси тієї чи іншої господарської операції. При цьому можна розробляти свої форми, а можна задіяти уніфіковані - повністю або в якості основи для свого бланка.
Складання висновку комісії: які уніфіковані форми використовувати
ВАЖЛИВО! У структурі форми № 0504230 присутній окреме поле «Висновок комісії», заповнення якого є одним з необхідних умов надання акту про списання МПЗ юридичної сили. Формулювання, що фіксуються в цьому полі, виглядають, як правило, досить коротко ( «Матеріали списати»), але присутні в документі і відображати рішення комісії вони повинні.
Форма № 0504230 для оформлення списання МПЗ, що підлягають особливому обліку, повинна бути доповнена полями, в яких будуть відображатися відомості про фактичну собівартість, термін зберігання, дати надходження МПЗ.
Для оформлення списання запасів в силу їх вибуття форму № 0504230 також потрібно буде доповнити полями, в яких будуть фіксуватися залишки МПЗ за станом на початок і кінець звітного періоду.
Крім того, є уніфіковані форми, які адаптовані до документування господарських операцій з конкретними різновидами матеріальних запасів. наприклад:
- форма № 0504143, затверджена наказом № 52Н - для списання хозинвентаря;
- форма № 0504203, затверджена наказом № 52Н - для оформлення в витрата кормів і фуражу.
З метою оформлення списання матеріально-виробничих запасів на підприємстві можуть складатися укладення спеціальних комісій. Представлені ці документи можуть бути актами, які складаються на основі уніфікованих форм або ж форм, розроблених підприємством самостійно.