Службовим відрядженням визнається поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи. Службове відрядження може проходити як на території Російської Федерації, так і за її межами. У цій статті розглянемо порядок відшкодування працівникові витрат, пов'язаних з його службовим відрядженням за кордоном, а також правила прийняття до бухгалтерського обліку витрат, вироблених в іноземній валюті, і їх перерахунку в національну валюту.
Загальні положення про направлення в закордонне відрядження і її комісій із соціального страхування
Нагадаємо, що особливості порядку направлення працівників у службові відрядження як на території Російської Федерації, так і на території іноземних держав встановлені в Положенні N 749 <1>.
Згідно п. 2 даного Положення у відрядження направляються працівники, які перебувають у трудових відносинах з роботодавцем.
Мета відрядження працівника визначається керівником організації, яка відряджає та вказується в службовому завданні (уніфікована форма Т-10а), яке затверджується роботодавцем (п. 6 Положення N 749).
Працівник направляється у відрядження на підставі виданого в установі наказу про направлення працівника у відрядження (уніфіковані форми Т-9, Т-9а), в якому вказують прізвище та ініціали відрядженого працівника, його посада або спеціальність, мета, час і місце поїздки.
Якщо працівник вирушає у відрядження в держави, які є учасницями Співдружності Незалежних Держав (СНД), з якими укладені міжурядові угоди, на підставі яких в документах для в'їзду і виїзду прикордонними органами не робляться відмітки про перетинання державного кордону, то відповідно до рішення роботодавця працівникові оформляється посвідчення про відрядження (уніфікована форма Т-10), що підтверджує термін його перебування у відрядженні (п. п. 7, 15 Положення N 749).
Направлення працівника у відрядження в інші країни і держави здійснюється без оформлення посвідчення про відрядження. Дати перетину Державного кордону Російської Федерації в цьому випадку при проходженні з території Російської Федерації і на територію Російської Федерації визначаються за відмітками прикордонних органів в паспорті (п. П. 15, 18 Положення N 749).
Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний подати роботодавцю протягом трьох робочих днів (п. 26 Положення N 749):
- авансовий звіт (ф. 0504049) про витрачені у зв'язку з відрядженням суми і зробити остаточний розрахунок за виданим йому перед від'їздом у відрядження грошовим авансом на відрядження. До авансового звіту додаються посвідчення про відрядження (якщо воно оформляється), документи про наймання житлового приміщення, фактичні витрати на проїзд (включаючи страховий внесок на обов'язкове особисте страхування пасажирів на транспорті, оплату послуг з оформлення проїзних документів і надання в поїздах постільної білизни) і про інші витратах, пов'язаних з відрядженням;
- звіт про виконану у відрядженні роботу, узгоджений з керівником структурного підрозділу роботодавця, в письмовій формі.
Аванс на відрядження
Відповідно до п. 10 Положення N 749 працівникові при направленні його у відрядження видається грошовий аванс на оплату витрат на проїзд і наймання житлового приміщення і додаткових витрат, пов'язаних з проживанням поза місцем постійного проживання (добові).
У разі якщо при направленні працівника у відрядження за кордон аванс йому видається в рублях, як правило, їх обмін на іноземну валюту здійснюється самим працівником. На підтвердження обмінних операцій працівник після повернення подає довідку про обмін валюти.
Варто відзначити, що аванс на відрядження може бути виплачений готівкою з каси, а також з використанням банківських дебетових карт, емітованих кредитними організаціями, в тому числі в рамках "зарплатних" проектів.
- підвищення ефективності платіжних процесів;
- автоматизація звірки розрахунків і контролю за надходженням (зарахуванням) коштів та їх використанням.
Практика показує, що перерахування коштів на рахунки працівників, відкриті ними в кредитних організаціях для розрахунків з використанням розрахункових (дебетових) карток, комфортно і спрощує процедури щодо виконання роботодавцем (наймодавцем) обов'язків по відшкодуванню вироблених працівником витрат на відрядження, а також підвищує оперативність і надійність здійснення платежів.
Введення механізму безготівкових розрахунків з підзвітними особами здійснюється шляхом внесення відповідних положень до колективного договору, положення про службові відрядження, облікову політику. Так, наприклад, Мінфін в рамках реалізації облікової політики та з урахуванням положень колективного договору здійснює видачу своїм працівникам грошових коштів під звіт на відрядження безготівковим способом за заявою підзвітної особи із зазначенням в ньому реквізитів, необхідних для перерахування на рахунок працівника, відкритий в кредитній організації , при відрядженні:
- на території Російської Федерації в рублях, із застосуванням банківських карт, використовуваних в рамках "зарплатного" проекту;
- на території іноземних держав в доларах США, з застосуванням банківських валютних карт, виданих кредитними організаціями, зазначеними в колективному договорі.
Відшкодування закордонних відрядження
Згідно ст. 168 ТК РФ, п. 23 Положення N 749 у разі направлення у службове відрядження на територію іноземних держав роботодавець зобов'язаний відшкодовувати працівнику:
- витрати на проїзд;
- витрати по найму житлового приміщення;
- додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (добові);
- витрати на оформлення закордонного паспорта, візи та інших виїзних документів;
- обов'язкові консульські і аеродромні збори;
- збори за право в'їзду або транзиту автомобільного транспорту;
- витрати на оформлення обов'язкової медичної страховки;
- інші обов'язкові платежі і збори, а також інші витрати, зроблені працівником з дозволу або з відома роботодавця.
Порядок і розміри відшкодування витрат, пов'язаних зі службовими відрядженнями, в тому числі відрядженнями на території іноземної держави, визначаються колективним договором або локальним нормативним актом (ст. 168 ТК РФ).
Варто відзначити, що при встановленні розмірів добових і витрат по найму житлового приміщення, відшкодовуються казенними установами за рахунок бюджетних коштів, необхідно керуватися:
На бюджетні та автономні установи перераховані вище нормативні акти не поширюються, оскільки вони не належать до установ, які фінансуються за рахунок коштів федерального бюджету. Отже, такі установи мають право самостійно встановлювати розміри відшкодування витрат, пов'язаних з відрядженнями на територію іноземних держав.
Далі розглянемо особливості відшкодування деяких витрат, вироблених працівником, відрядженим на територію іноземної держави.
Добові. Відповідно до п. 17 Положення N 749 за час перебування в дорозі працівника, що направляється у відрядження за межі території Російської Федерації, добові виплачуються:
- при проїзді по території Російської Федерації - в порядку і розмірах, визначених колективним договором або локальним нормативним актом для відряджень у межах території Російської Федерації;
- при проїзді по території іноземної держави - в порядку і розмірах, визначених колективним договором або локальним нормативним актом для відряджень на території іноземних держав.
Фактичний термін перебування в місці відрядження визначається за відмітками прикордонних органів в паспорті про перетин Державного кордону Російської Федерації або за відмітками про дату приїзду в місце відрядження і дату виїзду з нього, які робляться в посвідченні про відрядження (якщо воно оформляється).
При направленні працівника у відрядження на території двох або більше іноземних держав добові за день перетину кордону між державами виплачуються в іноземній валюті за нормами, встановленими для держави, до якої направляється працівник (п. 18 Положення N 749).
У разі вимушеної затримки в дорозі добові за цей час виплачуються за рішенням керівника установи при поданні документів, що підтверджують факт вимушеної затримки (п. 19 Положення N 749).
Якщо працівник, який виїхав у відрядження на територію іноземної держави, повернувся на територію Російської Федерації в той же день, добові в іноземній валюті йому виплачуються в розмірі 50% норми витрат на виплату добових, яка визначається колективним договором або локальним нормативним актом, для відряджень на території іноземних держав (п. 20 Положення N 749).
Витрати по найму житлового приміщення. Відповідно до п. 21 Положення N 749 витрати по найму житлового приміщення при направленні працівників у відрядження на території іноземних держав, підтверджені відповідними документами, відшкодовуються в порядку і розмірах, визначених колективним договором або локальним нормативним актом.
Документом, що підтверджує витрати по найму житлового приміщення (проживання) в іноземній готелі (готелі), як правило, служить інвойс (від англ. Invoice - рахунок, фактура, рахунок-фактура, накладна).
Витрати на проїзд. Згідно п. 22 Положення N 749 витрати на проїзд при направленні працівника у відрядження на території іноземних держав відшкодовуються йому в порядку, передбаченому п. 12 Положення N 749 при направленні у відрядження в межах території Російської Федерації.
Нагадаємо, що на підставі п. 12 Положення N 749 витрати на проїзд до місця відрядження і назад до місця постійної роботи і по руху від одного населеного пункту в інший, якщо працівник відряджений в кілька організацій, розташованих в різних населених пунктах, включають витрати на проїзд транспортом загального користування відповідно до станції, пристані, аеропорту та від станції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, при наявності документів (квитків), що підтверджують ці витрати, а також страховий внесок н обов'язкове особисте страхування пасажирів на транспорті, оплату послуг з оформлення проїзних документів і надання в поїздах постільної білизни.
В даному випадку під транспортом загального користування розуміються:
- залізничний транспорт (пасажирські поїзди);
- водний транспорт (морські та річкові судна);
- повітряний транспорт (пасажирські літаки);
- автомобільний транспорт (автобуси і маршрутки загального користування);
- електротранспорт (електрички, тролейбуси і трамваї).
Документом, що підтверджує витрати на проїзд, є проїзний квиток.
В даний час все великою популярністю користуються електронні авіа- та залізничні квитки. При покупці проїзних квитків електронним способом виправдувальними документами, що підтверджують витрати на проїзд, служать:
а) при авіаперельоті:
- сформована автоматизованою інформаційною системою оформлення повітряних перевезень маршрут / квитанція електронного документа (квитка) на паперовому носії, в якій вказана вартість перельоту;
- посадковий талон, який підтверджує переліт підзвітної особи за вказаною в електронному авіаквитку маршруту;
б) при залізничних перевезеннях - контрольний купон електронного проїзного документа (квитка) (виписка з автоматизованої системи керування пасажирськими перевезеннями на залізничному транспорті), отриманий в електронному вигляді по інформаційно-телекомунікаційної мережі.
Зверніть увагу! У разі втрати проїзних документів Мінфін рекомендує використовувати в якості виправдувальних наступні документи:
Доцільність використання послуг таксі в інтересах установи працівник може вказати в пояснювальній записці (наприклад, через терміновість службового доручення або відсутністю (нерегулярністю) рейсів громадського транспорту).
Прийняття до бухгалтерського обліку витрат на відрядження, вироблених в іноземній валюті, і їх перерахунок на рублі
Відповідно до п. 13 Інструкції N 157н <2> бухгалтерський облік ведеться у валюті Російської Федерації - у рублях. Первинні документи, складені на інших мовах, повинні мати порядковий переклад на російську мову.
Далі розглянемо особливості перерахунку в рублі при прийнятті до обліку витрат на відрядження, вироблених в іноземній валюті.
Згідно п. 215 Інструкції N 157н облік заборгованості підзвітних осіб за виданими авансами в іноземних валютах одночасно ведеться у відповідній іноземній валюті і в рублевому еквіваленті на дату видачі грошових коштів під звіт.
Заборгованість підзвітної особи зменшується на суму відображених в авансовому звіті здійснених ним витрат, підтверджених виправдувальними документами.
Сума перевищення прийнятих до обліку витрат підзвітної особи над раніше виданими авансом (сума затвердженого перевитрати) відбивається на відповідних рахунках і визнається установою прийнятим перед підзвітною особою грошовим зобов'язанням.
Сума невикористаного авансу, виданого раніше працівнику готівковими коштами, по завершенні відрядження подається нею в касу.
Виходячи з вищевикладеного, при видачі в підзвіт командируемому співробітнику авансу в іноземній валюті отримані і витрачені ним підзвітні суми установа в бухгалтерському обліку відображає одночасно у відповідній іноземній валюті, а також в рублевому еквіваленті за курсом Банку Росії, що діє на дату видачі грошових коштів під звіт. Варто відзначити, що в даному випадку перерахунок виданої іноземної валюти на дату затвердження авансового звіту не проводиться.
Однак варто враховувати, що при поверненні співробітником невитрачених підзвітних сум в іноземній валюті вони відображаються в бухгалтерському обліку у відповідній іноземній валюті і в рублевому еквіваленті за курсом Банку Росії, що діє на дату внесення коштів в касу (п. 154 Інструкції N 157н).
Як було зазначено вище, в разі якщо командируемому працівникові аванс видається в рублях, він самостійно обмінює їх на іноземну валюту. Документом, що підтверджує курс обміну, є довідка про покупку валюти.
У цій ситуації на відрядження, вироблені в іноземній валюті, приймаються до бухгалтерського обліку також в іноземній валюті та в рублевому еквіваленті за курсом покупки валюти. Курс покупки визначається на підставі довідки про покупку відрядженим особою іноземної валюти.
Розглянемо на прикладах порядок прийняття до обліку витрат на відрядження, вироблених в іноземній валюті.
Приклад 1. Працівник бюджетної установи направлено у відрядження за кордон на п'ять діб. При від'їзді за рахунок коштів субсидії, наданої на виконання державного завдання, йому були видані добові в сумі 250 дол. США (по 50 дол. США на добу). На дату видачі авансу курс Банку Росії склав: 1 дол. США = 30,5 руб. З відрядження співробітник повернувся раніше на один день, про що свідчать відмітки про перетин кордону РФ в його закордонному паспорті.
У зв'язку з цим по приїзду з відрядження (курс Банку Росії 1 дол. США = 30,9 руб.) Працівник вніс до каси невитрачену суму авансу в розмірі 50 дол. США (курс Банку Росії 1 дол. США = 30,9 руб. ).
У бухгалтерському обліку бюджетної установи дані операції відобразяться в такий спосіб: