Як оформити і без проблем врахувати витрати на відрядження
Актуальні локальні документи
- від економічної виправданості витрат на відрядження (п. 1 ст. 252 НК РФ);
- від наявності повного пакета документів, що підтверджують витрати на відрядження (п. 1 ст. 252 НК РФ). Мова йде не тільки про традиційні первинних облікових документах, а й про дуже важливі локальних документах організації, прямо або побічно визначають порядок компенсації співробітникам витрат на відрядження;
- від того, наскільки коректно оформлені такі документи, причому не тільки з точки зору податкового законодавства, але і з точки зору дотримання балансу фінансових інтересів як організації (активів власника), так і кожного її співробітника (особистого бюджету).
На жаль, окремі види витрат на відрядження часто стають причиною внутрішніх конфліктів, що виникають між співробітниками і бухгалтерією організації, яка, як відомо, здійснює нарахування та видачу грошових коштів на такі цілі. І тому стає в очах окремих відряджених співробітників "вселенським злом" в силу відсутності деяких дуже важливих локальних документів організації. Причому з причин, далеко не завжди залежать від бухгалтерії, і викликаним, як показує практика, чисто управлінськими недоробками.
Йдеться, перш за все, про таких локальних документах, як корпоративна політика організації, одним з додатків якої є положення про порядок і розміри відшкодування витрат на відрядження співробітників, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про винагороди і компенсації, що виплачуються членам ради директорів організації.
У більшості організацій взагалі нехтують необхідністю складання такого документа, як положення про порядок і розміри відшкодування витрат на відрядження співробітників, вважаючи його зайвим. Справа обмежується тільки виданням наказу про розмір добових при відрядженнях по Росії і за кордон, написання якого покладено на бухгалтерію.
Правила внутрішнього трудового розпорядку також є далеко не у всіх організаціях. Але якщо вони є, то нерідко складені формально, без урахування всіх нюансів, які можуть вплинути на оподаткування як організації, так і працівників. Це пояснюється тим, що складання даного документа покладено на кадрову або юридичну службу (або на їх спільне взаємодія), які без залучення бухгалтерії не можуть врахувати податкові нюанси, пов'язані, зокрема, з відрядженням, що припадає на вихідні та святкові дні.
При відрядженнях членів ради директорів особливої актуальності набуває положення про винагороди і компенсації, що виплачуються членам ради директорів, якого немає у багатьох організаціях. Більш того, цей документ часто плутають з положенням про раду директорів, що складається юридичною службою з урахуванням вимог корпоративного права та статуту організації.
Наявність і коректне складання перерахованих локальних документів дозволить організації уникнути багатьох конфліктів: зовнішніх - з перевіряючими (податкової та трудової інспекцією) і внутрішніх - між відрядженими працівниками і бухгалтерією.
Розглянемо найбільш проблемні види витрат на відрядження.
Відрядження у вихідні та святкові дні
Від встановленого режиму роботи та його правильного документального оформлення залежать податкові ризики організації в частині визнання для цілей оподаткування прибутку витрат на відрядження, що припадають на вихідні та святкові дні.
У переважній більшості випадків організації, направляючи своїх співробітників у відрядження, визнають для цілей оподаткування прибутку витрати, пов'язані з виплатою компенсації співробітникам за дні від'їзду у відрядження і дні прибуття з відрядження, що припадають на вихідні дні, без наявності коректно оформлених правил внутрішнього трудового розпорядку (далі - ПВТР), які передбачають режим роботи у вихідні та святкові дні.
Організація для цілей оподаткування прибутку може підтвердити витрати на відрядження, в які направляються співробітники в вихідні та святкові дні, наказом (розпорядженням) про направлення працівника у відрядження, посвідченням про відрядження, службовим завданням і звітом про його виконання, первинними обліковими документами, а також завіреною копією ПВТР, які передбачають режим роботи у вихідні та святкові дні.
Надання співробітникам додаткових вихідних днів, крім визначених трудовим законодавством і правилами внутрішнього трудового розпорядку, зменшує норму робочого часу і може спричинити за собою зменшення заробітної плати. Тому, якщо ініціатива виходить від роботодавця, останній повинен вирішити питання про оплату цих вихідних днів.
Якщо надання таких вихідних днів (приурочених до конкретних неробочим святковим дням) носить регулярний характер, це положення можна закріпити в правилах внутрішнього трудового розпорядку, що відносяться до локальних нормативних актів і регламентуючих різні питання регулювання трудових відносин у конкретного роботодавця.
Якщо таке рішення носить одиничний характер, це можна зробити шляхом видання локального нормативного акта. Оскільки уніфікована форма такого наказу не встановлена, він може видаватися в довільній формі. У наказі слід передбачити, що надані вихідні дні підлягають оплаті. Оскільки механізм оплати таких днів Трудовим кодексом РФ не встановлено, в наказі слід передбачити, що вони підлягають оплаті в розмірі середнього заробітку.
Додаткові вихідні дні встановлюються для всіх співробітників.
Це означає, що в разі, якщо після встановлення додаткових вихідних днів хтось із співробітників буде залучений до роботи в зазначені дні в порядку, передбаченому ст. 113 ТК РФ, необхідно видання відповідного наказу. Оплату за роботу в такі дні слід проводити за правилами ст. 153 ТК РФ.
З метою гол. 25 "Податок на прибуток організацій" Податкового кодексу РФ платник податків зменшує отримані доходи на суму зроблених витрат (за винятком витрат, зазначених у ст. 270 НК РФ).
Витратами зізнаються обгрунтовані й документально підтверджені витрати, здійснені (понесені) платником податків, за умови, що вони зроблені для здійснення діяльності, спрямованої на отримання доходу (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Пунктом 3 ст. 255 НК РФ встановлено, що до витрат на оплату праці з метою оподаткування прибутку організацій відносяться, зокрема, нарахування стимулюючого і (або) компенсуючого характеру, пов'язані з режимом роботи та умовами праці, в тому числі надбавки до тарифних ставок і окладів за роботу в нічний час, роботу в багатозмінному режимі, за суміщення професій, розширення зон обслуговування, за роботу у важких, шкідливих, особливо шкідливих умовах праці, за понаднормову роботу і роботу у вихідні та святкові дні, вироблених у відповідність до законод ательством Російської Федерації.
Таким чином, в разі якщо ПВТР, затверджені керівником організації, передбачають режим роботи у вихідні та святкові дні, витрати, пов'язані з виплатою компенсації співробітникам за дні від'їзду у відрядження і дні прибуття з відрядження, що припадають на вихідні дні, можуть бути враховані в складі витрат на оплату праці на підставі п. 3 ст. 255 НК РФ за умови їх відповідності основним критеріям, встановленим п. 1 ст. 252 НК РФ.
З огляду на позицію контролюючих органів, при відрядженнях співробітників, що припадають на вихідні та святкові дні, наявність ПВТР, які передбачають режим роботи у вихідні та святкові дні, особливо актуально.
Видача авансу в рублях при відрядженнях за кордон
Підвищення рівня правової грамотності співробітників і їх прагнення до відстоювання власних прав зростає з року в рік.
Правда, в цілях самозахисту своїх трудових прав і фінансових інтересів працівники іноді використовують деякі прогалини в документообігу, які є несподіваними для організації-роботодавця та впливають (іноді дуже помітне) на її фінансовий стан.
У більшості випадків причинами фінансових втрат організації-роботодавця є:
- неправомірне видання або відсутність або формальне складання внутрішніх документів організації, прямо або побічно пов'язаних з реалізацією трудових прав працівників;
- відсутність взаємодії бухгалтерської та кадрової служби в питаннях коректного ведення необхідної документації.
Сказане безпосередньо стосується, зокрема, до випадків видачі авансу в рублях при відрядженнях за кордон.
Згідно ст. 168 ТК РФ порядок і розміри відшкодування витрат, пов'язаних зі службовими відрядженнями, визначаються колективним договором або локальним нормативним актом (положенням про порядок і розміри відшкодування витрат на відрядження, наказами керівника і т.д.).
Як показує аудиторська практика, у багатьох організацій немає такого локального документа, як положення про порядок і розміри відшкодування витрат на відрядження, або цей документ складений формально - без урахування досягнутого балансу інтересів працівника і роботодавця, перш за все, в частині розрахунків по оплаті в рублях на відрядження співробітників, понесених в іноземній валюті при поїздках за кордон. У цьому випадку неминуче виникають проблеми, що зачіпають фінансові інтереси співробітників при виплаті їм авансу на відрядження в рублях.
А така ситуація виникає досить часто, оскільки далеко не кожна організація має поточний валютний рахунок, завдяки якому вона зможе купувати у банку валюту і через валютну касу видавати аванс на відрядження при закордонних відрядженнях. Чинне законодавство не забороняє видавати аванс в рублях при відрядженнях за кордон. Тому при оформленні закордонного відрядження співробітнику видається аванс в рублях. Співробітник самостійно (від імені фізичної особи) купує валюту в обмінному пункті, а після повернення з відрядження продає невикористаний залишок валюти і повертає в касу організації його рублевий еквівалент.
Відсутність або наявність в організації формально складеного положення про порядок і розміри відшкодування витрат на відрядження дозволяє відряджається за кордон співробітнику вимагати від організації при остаточному розрахунку за відрядження виплати додаткових грошових коштів в ситуації, коли курс валюти виріс на дату затвердження авансового звіту. При цьому співробітником представлений документ від обмінного пункту, який не містить відомості, що дозволяють ідентифікувати особу фізичної особи як покупця валюти (без зазначення прізвища, імені, по батькові і паспортних даних).
Щоб уникнути непотрібних фінансових суперечок з відрядженими за кордон співробітниками пропонований підхід до вирішення проблеми доцільно зафіксувати в положенні про порядок і розміри відшкодування витрат на відрядження, з яким під розпис необхідно ознайомити всіх співробітників організації (рис. 1, 2).
│ Товариство з обмеженою відповідальністю "Ауріка" │