Як і в будь-яку УСД, в УСОРД входять уніфіковані форми документа (УФД). УФД - це сукупність реквізитів, встановлених відповідно до вирішуваних в даній сфері діяльності завданнями і розташованих в певному порядку на носітеде інформації.
Кожен документ складається з ряду складових його елементів, які називаються реквізитами. Для різних документів характерний різний набір реквізитів. Число реквізитів, що становлять документи, визначається їх видом, призначенням та ін. Факторами.
Для деяких документів число реквізитів суворо обмежена. Відсутність або неправильне зазначення реквізиту в службовому документі робить його недійсним. Склад реквізитів окремих видів документів, які видаються органами держвлади та держуправління, встановлений в законодавчих та нормативних актах. Набір реквізитів офіційного письмового документа, розташованих у певній послідовності називається формуляром документа. Формуляр, характерний для конкретного виду документа називається типовим формуляром. Типовий формуляр містить певну кількість реквізитів, розташованих у суворій послідовності.
В основу уніфікації та стандартизації покладено принцип загальної моделі побудови документів. Такі графічні моделі або схеми побудови обрзцов документів отримали назву «формуляр-зразок». Формуляр-зразок - модель побудови документа, що встановлює область застосування, формати, розміри полів, вимоги до посроенію конструкційної сітки та основні реквізити, тобто це сукупність розташованих в певній послідовності реквізитів, притаманних усім видам даної системи документації. У ньому перераховуються реквізити документа і встановлюються межі розташування кожного реквізиту. У формулярі-обзце реквізити розташовуються таким чином, щоб це соответсововало послідовності заповнення документа при його оформленні. Так, реквізити, використовувані в одній і тій же операції мають у своєму розпорядженні по можливості поруч. Реквізити, що наносяться одним і тим же способом, також розташовуються по меревозможності поруч. Проектується формуляр-зразок на конструкційної сітці. Конструкційна сітка - це сітка, що складається з горизонтальних і вертикальних, ліній, нанесений аркуш паперу стандартного формату.
Вертикальні лінії розташовані з відстанню, кратним кроку листи друкуючих пристроїв (одному знаук).
Відстань між горизонтальними лініями кратно кроку рядка, яке показує інтервал, що позначається наступним чином: 1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 і д.р. За допомогою такої сітки визначені максимальну кількість знаків, які можуть бути надруковані на одному рядку від лівого до правого поля, і максимальна кількість рядків при определеленном інтервалі. З огляду на це определнного зони розташування кожного реквізиту в знаках. Крім того, визначено максімальноий склад реквізитів - 32, проте на одному документі всі реквізити присутні не можуть. Конкретний набір реквізитів залежить від виду документа, етапів його підготовки і роботи снім.Формуляр певного виду ОРД, наприклад, наказу, буде відрізнятися від формуляр службового листа набором реквізитів.
Массовове виробництво різних механзімов і пристосувань для зберігання паперів і роботи з ними поребовало уніфікації форматів самих паперів, на яких друкувалися документи.
В СРСР всі ці роботи були проведені в 20-і рр. 20 в. В якості основного був обраний формат у вигляді прямокутника зі сторонами 841 мм х 1189 мм. Даний формат був прийнятий за А0. Кожен наступний формат виходить з попереднього шляхом ділення навпіл. На сьогоднішній день використовуються наступні формати:
Введення форматів паперів дозволило навести порядок у виготовленні документів. Вони обов'язкові в нашій країні для складання доукментаціі і в даний час.
Формуляр-зразок оформляється на папері формату А4 і А5.
Формуляр зразок встановлює також розміри полів не більше 30 мм - ліве; 10-8 мм - праве; 20 мм - верхнє і нижнє поля. Ліве поле документа необхідно для підшивки документа в справу і воно повинно забезпечувати вільне читання тексту документа після його підшивки. Тут оформляється тільки один реквізит - 20 - відмітка про контроль, який наноситься або рукописним способом, або спеціальним штемпелем і необхідний доти, поки документ не виконаний і не підлягає підшивці в справу.
Верхнє поле відводиться для таких реквізитів, які не можуть бути розміщені машинописним способом: 1 - Герб РБ; 2 - емблема або товарний знак; 3 - код за ЄДРПОУ; 4 - код по ОКУД; 15 - гриф обмеження доступу до докменту.
На нижньому полі розташовуються реквізити, які оформляються рукописним способом або проставляються спец. штемпелем; 29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи; 30 - відмітка про перенесення даних на машинний носій; 31 - відмітка про надходження.
Ліве поле може збільшуватися до 35 мм для документів довготривалого або постійного термінів зберігання.