Як вплинуть ці зміни на оформлення відряджень працівників?
Вносимо зміни в положення про відрядження працівників
У кожній організації, працівники якої направляються у відрядження, повинен бути затверджений керівником організації або уповноваженим ним особою локальний нормативний акт (наприклад, Положення про відрядження працівників), який регламентує порядок оформлення відряджень, терміни відряджень, порядок і розмір компенсації витрат, пов'язаних з відрядженнями, і інші пов'язані з відрядженнями питання.
Зараз необхідно внести відповідні зміни в цей документ або затвердити його нову редакцію.
Підстава направлення працівника у відрядження
1.2. Службовим відрядженням працівника є поїздка працівника на певний термін в іншу організацію або відокремлений підрозділ Товариства, що знаходиться поза місцем постійної роботи, або з відокремленого підрозділу в центральний офіс для виконання службового доручення на підставі письмового рішення роботодавця 1 - наказу генерального директора або іншого уповноваженого посадовця Товариства .
1.3. Письмове рішення роботодавця оформляється наказом про направлення працівника (працівників) у відрядження.
Визначаємо фактичний термін перебування працівника у відрядженні
- наказом (розпорядженням) про направлення працівника у відрядження;
- службового завдання для направлення у відрядження і звітом про його виконання;
- проїзними документами, з яких слідують дати прибуття та вибуття з місця призначення;
- рахунком готелю, що підтверджує період проживання в місці відрядження.
І це цілком логічно, тому що наказ підтверджує тільки планіруемийсрок відрядження, службове завдання скасовано, рахунок готелю підтверджує тільки термін проживання. а проїзні квитки підтверджують весь термін перебування у відрядженні, включаючи і дорогу в обидва кінці, і проживання в місці відрядження.
Рекомендуємо відряджаються працівникам дбайливо ставитися до проїзних документів, щоб згодом не виникло проблем з підтвердженням фактичного строку перебування у відрядженні.
Вважаємо, що цей перелік буде корисний не тільки федеральним державним органам, державним позабюджетним фондам Російської Федерації і федеральним державним установам, а й іншим організаціям, що не відносяться до бюджетної сфери.
Нерідко працівники їздять у відрядження на особистому транспорті. Згідно з новим - другого - абзацу п. 7 Положення про відрядження в разі проїзду працівника до місця відрядження і (або) назад до місця роботи на особистому транспорті (легковому автомобілі, мотоциклі) фактичний термін перебування в місці відрядження вказується в службовій записці. яка представляється працівником після повернення зі службового відрядження роботодавцю одночасно з виправдувальними документами, що підтверджують використання зазначеного транспорту для проїзду до місця відрядження і назад (шляховий лист, рахунки, квитанції, касові чеки тощо.).
Форму бланка службової записки і приклад його заповнення (Приклад 1) можна привести в додатку до Положення про відрядження працівників.
Службові записки разом з документами, що підтверджують використання автомобіля (шляховий лист, касові чеки за бензин, квитанції за парковку і проїзд по платних дорогах тощо.), Разом з авансовим звітом передаються в бухгалтерію.
Слід зауважити, що в бюджетних організаціях, згідно п. 21.1 Порядку та умов відрядження, відшкодування витрат, пов'язаних з використанням цивільним службовцям особистого транспорту для проїзду до місця відрядження і назад - до постійного місця проходження федеральної державної цивільної служби, здійснюється в порядку, визначеному ПравітельствомРоссійской Федерації.
Крім того, відповідно до п. 22 Порядку та умов відрядження за відсутності проїзних документів (квитків) або документів, виданих транспортними організаціями і підтверджують інформацію, що міститься в проїзних документах (квитках), оплата проїзду не проводиться. за винятком відшкодування витрат, пов'язаних з використанням особистого транспорту для проїзду у відрядження і назад.
закордонне відрядження
Пункт 15 Положення про відрядження втратив чинність, отже, посвідчення про відрядження не потрібно оформляти і в разі відрядження до держав - учасниць Співдружності Незалежних Держав, з якими укладені міжурядові угоди, на підставі яких в документах для в'їзду і виїзду прикордонними органами не робляться відмітки про перетинання державного Межі.
Відповідно до нової редакції п. 19 Положення про відрядження дата перетину державного кордону Російської Федерації при дотриманні з території Російської Федерації і на територію Російської Федерації визначається по проїзним документам (квитках).
Оформляємо наказ про направлення працівника у відрядження
Відповідно до частини другої та третьої Порядку застосування уніфікованих форм всі реквізити затверджених Держкомстатом Росії уніфікованих форм залишаються без зміни (включаючи код, номер форми, найменування документа), видалення окремих реквізитів з уніфікованих форм не допускається.
Рядок для вказівки підстави наказу в уніфікованих формах № Т-9 і Т-9а є не окремим реквізитом, а всього лише частиною реквізиту «Текст», оформленого в табличній формі, але змінювати підрядник - видаляти слова «службове завдання» - ми вам порадити не можемо, незважаючи на те, що ці слова повністю втратили свою актуальність.
Якщо в організації затверджені локальні уніфіковані форми наказів про направлення працівника (працівників) у відрядження (Приклади 2 і 3), все спрощується, тому що ніщо не заважає внести в локальну форму необхідні зміни і заново затвердити її. Рядок для вказівки підстави наказу може виглядати наступним чином:
Підстава: ___________________________________________________
найменування, дата і номер документа
Що є тепер підставою для видання наказу? Роботодавець може направити працівника у відрядження за різними підставами, наприклад:
- якщо відрядження передбачені договором про виконання робіт (надання послуг) або договором про спільну діяльність, в якості підстави для видання наказу вказується цей договір;
- якщо поїздка у відрядження необхідна з метою узгодження і / або підписання документів, підставою може бути службова записка керівника підрозділу;
- якщо в організації є затверджений план службових відряджень працівників на квартал, півріччя або в цілому на рік, підставою для видання наказу буде цей план;
- якщо виникла необхідність вирішення конкретних завдань виробничо-господарської, фінансової та іншої діяльності, підставою може служити також службова (доповідна) записка, або план заходів, або запрошення в рамках спільної діяльності;
- якщо в організацію надійшло запрошення взяти участь в конференції, нараді, семінарі або іншому заході з метою вивчення, узагальнення та поширення досвіду, нових форм і методів роботи і роботодавець вважає таку участь корисним, в якості підстави для видання наказу вказується дане запрошення.
Як оформити службове доручення?
Про необхідність письмового оформлення такого доручення в Положенні про відрядження нічого не сказано. Отже, організація сама повинна вирішити, чи потрібно оформляти службові доручення в письмовому вигляді, яку форму для цього вибрати і хто буде їх підписувати, а також як працівник зможе підтвердити виконання службового доручення.
Відзначимо, що в більшості випадків окрема письмова форма службового доручення не потрібна, оскільки доручення (мета) формулюється в наказі, а результат поїздки підтверджується привезеними працівником документами. Наприклад, працівнику було доручено виїхати у відрядження, мета якої полягає в тому, щоб зустрітися з контрагентом і отримати його підпис на договорі. Після повернення з відрядження працівник представляє керівництву підписаний договір.
У подібних випадках оформлення службового доручення в письмовій формі - просто зайва паперова тяганина, як і звіт про виконану у відрядженні роботу.
Однак нерідкі випадки, коли доручення, яке дають командируемому працівникові, досить складне, що складається з декількох завдань, часом які пов'язані між собою, що буяє числовими даними, тобто таке, яке неможливо, з одного боку, запам'ятати, а з іншого - довести, що було саме таке доручення. Звичайно, в таких випадках службове доручення вимагає письмової форми.
У Положенні про відрядження працівників організації відповідні пункти можна сформулювати наступним чином:
1.4. При необхідності службове доручення командируемому працівнику оформляється в письмовій формі.
1.5. Службове доручення, оформлене в письмовій формі, підписує керівник структурного підрозділу, в якому працює відряджаються працівник, і стверджує керівник організації або уповноважена ним особа.
Зверніть увагу: п. 6 Положення про відрядження, де говорилося про мету відрядження. яку слід було вказувати в службовому завданні, втратив чинність.
Якщо обсяг службового доручення великий, його можна викласти не в самому наказі, а в додатку до нього (Приклад 4), не забувши вказати в наказі, що є додаток.
Якщо організація застосовує уніфіковані форми № Т-9 і Т-9а, в них також можна вставити додаткові рядки для зазначення службового доручення або оформити вкладний лист «Службове доручення», тому що згідно з частиною п'ятою Порядку застосування уніфікованих форм при виготовленні бланкової продукції на основі уніфікованих форм первинної облікової документації допускається вносити зміни в частині розширення і звуження граф і рядків з урахуванням значности показників, включення додаткових рядків (включаючи вільні) і вкладних аркушів для зручності розміщення і обробки необхідної інформації.
Замість вкладного листка можна оформити службове доручення у формі додатку до наказу.
Як відзвітувати про виконану у відрядженні роботу?
Можна зробити наступний висновок: як і в питанні про службове доручення, організація повинна самостійно вирішити, чи потрібен такий звіт, в якій формі він повинен бути представлений і хто його повинен підписати, і, якщо організація визнає за необхідне, узгодити і / або затвердити.
До речі
Згідно подп. «Б» п. 35 Порядку та умов відрядження після повернення зі службового відрядження цивільний службовець зобов'язаний протягом трьох службових днів представити до державного органу звіт про виконану роботу за період перебування в службовому відрядженні. узгоджений з керівником структурного підрозділу, в якому він заміщає посаду федеральної державної цивільної служби.
У Положенні про відрядження працівників організації відповідні пункти можуть бути сформульовані наступним чином:
10.1. Протягом трьох робочих днів з дня повернення із службового відрядження працівник зобов'язаний надати:
- безпосередньому керівнику - звіт про виконану в період відрядження роботу за формою, наведеною в додатку № 2 до цього Положення. Працівники, відряджені для участі в будь-якому заході (семінарі, конференції і т.п.), докладають до звіту отримані ними як учасниками заходу матеріали;
- в бухгалтерію - авансовий звіт про витрачені їм сумах.
Зауважимо, що в деяких випадках в наданні звіту немає ніякої необхідності. Наприклад, якщо працівник був відряджений з метою закупівлі запасних частин, після повернення з відрядження йому досить здати їх на склад і передати в бухгалтерію документи на ці запасні частини. Подібні випадки можна передбачити і в Положенні про відрядження працівників, наприклад:
10.2. У разі направлення працівника у відрядження з метою отримання (придбання) матеріальних цінностей, документів і т.п. звіт про виконання службового доручення не складається.
Працівник зобов'язаний відразу після повернення з відрядження повідомити своєму безпосередньому керівнику про виконання службового доручення, передати отримані (придбані) матеріальні цінності, документи і т.п. до відповідного підрозділу організації і передати в бухгалтерію документи на матеріальні цінності.
Облік працівників, які виїжджають і приїжджають у відрядження
У формі журналу обліку працівників, які вибувають у службові відрядження з відряджає, наведеною у додатку № 2 до Наказу № 739н, передбачена графа для зазначення дати і номера посвідчення про відрядження. До внесення змін до Наказу № 739н в цій графі можна ставити прочерк.
Наша порада
Прочерк (довге тире) виходить при одночасному натисканні трьох клавіш: Ctrl + Alt + «-» на цифровій клавіатурі.
Форма журналу обліку працівників, які прибули в організацію, в яку вони відряджені, наведена в додатку № 3 до Наказу № 739н, передбачає зазначення найменування організації, що видала посвідчення про відрядження. У цій графі потрібно вказати найменування організації, яка відряджає.
Що стосується федеральних державних цивільних службовців, то п. 10 Порядку та умов відрядження було передбачено, що державні органи ведуть облік цивільних службовців, які виїжджають і приїжджають в службові відрядження, в спеціальних журналах за формами, порядок затвердження яких визначається Кабінетом Міністрів України 2. Представник наймача або уповноважена ним особа своїм наказом (розпорядженням) призначає цивільного службовця, відповідального за ведення зазначених журналів і здійснення відміток у посвідченнях про відрядження.
Версія для друку