При сплаті ПДФО підприємці мають право на зменшення податкової суми в розмірі суми витрат, витрачених на службові відрядження. Витрати на відрядження при цьому підлягають обов'язковому документальному підтвердженню. Перелік витрат, що відносяться на відрядні потреби, підприємець визначає самостійно. Відрядженням визнається поїздка працівника, метою якої є виконання ним службового завдання. Трудовий кодекс виступає гарантом відшкодування працівникові всіх витрат, пов'язаних з проїздом, перебуванням та проживанням під час виконання виробничого завдання.
Факт направлення співробітника у відрядження повинен бути документально підтверджений наступними документами: локальним наказом, посвідченням про відрядження і службового завдання. У цих документах вказується місце, час і мета службової поїздки. Обов'язковою умовою компенсації понесених витрат служить посвідчення про відрядження. У день вибуття працівника співробітник організації проставляє в посвідченні про відрядження відмітку про дату вибуття, з обов'язковим засвідченням підписом та печаткою організації. Після прибуття до місця відрядження, працівник пред'являє посвідчення про відрядження для проставлення відмітки про прибуття до місця відрядження, уповноваженому на це співробітнику. Таким чином, у посвідченні про відрядження відображаються всі етапи переміщення працівника.
Витрати на відрядження складаються з суми, що становить транспортні витрати (оплата залізничних або авіаквитків та ін.), Суми, витраченої на проживання, і добових.
Додаткові витрати на відрядження (добові)
Добові виплачуються за будь-який день перебування фахівця в відрядженні, сюди ж входить і час, проведений в дорозі. Добові витрати на відрядження витрачаються працівником на його особистий розсуд, звіту ця сума не підлягає. Розмір добових встановлюється локальним нормативним актом, виходячи з фінансових можливостей підприємства, однак, розрахунок відрядних не повинен бути нижче 700 рублів за кожен день, проведений поза підприємства, якщо працівник направляється у відрядження в межах країни і 2500 рублів, якщо відрядження доведеться за кордон. Бухгалтеру слід враховувати, що в разі перевищення зазначених сум, різниця обкладається ПДФО. Якщо відрядження належить за кордон, то добові виплачуються у валюті.
Підприємство зобов'язане відшкодувати працівникові витрати на проїзд до місця відрядження і назад, при цьому компенсації підлягає не тільки вартість квитка, а й супутні витрати: оплата постільних речей, страховки та ін. Якщо до місця відрядження працівник може дістатися за допомогою залізничного, авіа або водного сполучення , вибір способу переміщення залишається за керівником організації. В іншому випадку, працівник самостійно вирішує яким чином дістатися до місця призначення. До витрат на відрядження відноситься компенсація проїзду на громадському транспорті в період відрядження, при підтвердженні факту поїздки відповідними документами. Всі квитки необхідно зберегти і додати до авансового звіту, який здається після відрядження.
Витрати на відрядження на проживання
Витрати на проживання підлягають компенсації за умови підтвердження їх формою №3-Г, виданої готелем або готелем. Слід мати на увазі, що дана форма повинна бути видрукувана типографським способом. Тому, бронюючи готель, бажано відразу уточнити цей момент.
Після прибуття з відрядження, фахівець зобов'язаний подати авансовий звіт, додавши до нього всі підтверджуючі документи і звіт про виконання мети відрядження.
