Відповідно до статті 166 Трудового кодексу РФ (далі - ТК РФ) службовим відрядженням визнається поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи. При цьому службові поїздки працівників, постійна робота яких здійснюється в дорозі або має роз'їзний характер, службовими відрядженнями не визнаються.
У разі направлення у службове відрядження роботодавець зобов'язаний відшкодовувати працівнику:
Витрати по проїзду до місця службового відрядження в межах Російської Федерації і назад до місця постійної роботи (включаючи страховий внесок на обов'язкове особисте страхування пасажирів на транспорті, оплату послуг з оформлення проїзних документів, витрати за користування в поїздах постільними речами) - в розмірі фактичних витрат, підтверджених проїзними документами, але не вище:
Так, відрядженим за кордон працівникам відшкодовуються витрати на проїзд, підтвердженими відповідними проїзними квитками, але не вище:
- витрати на проїзд в аеропорт або на вокзал у місцях відправлення, призначення чи пересадок;
- витрати на провезення не більше 80 кілограмів багажу (незалежно від кількості багажу, дозволеного для безкоштовного провозу по квитку на той вид транспорту, яким слід працівник);
- витрати в зв'язку з наймом житлового приміщення в разі вимушеної затримки під час перевезення (за встановленими нормами).
Витрати по найму житлового приміщення
Витрати на проживання відшкодовуються працівникові в сумі фактично зроблених витрат з дня його прибуття до місця відрядження і по день виїзду до місця постійної роботи за поданими документами.
Документами, що підтверджують витрати по найму житлового приміщення, є:
ДОБОВІ Добові виплачуються відрядженому працівникові за кожний день перебування у відрядженні. Згідно зі статтею 168 ТК РФ їх розмір визначається роботодавцем самостійно. Однак для цілей оподаткування добові враховуються в розмірах, передбачених НК РФ.
Згідно з цими змінами добові звільняються від оподаткування ПДФО в розмірі 700 рублів за кожний день перебування у відрядженні на території Російської Федерації і 2500 рублів за кожний день перебування у закордонному відрядженні.
Добові, які перевищують законодавчо встановлену норму, так само включаються до доходу працівника, що підлягає обкладенню ПДФО відповідно до статті 224 НК РФ по податковій ставці 13%.
Для розрахунку нормативу по ЄСП і прибутку нічого поки не змінилося, так як законодавство не затвердив нові нормативи по відрядженнях. До сих пір діє Постанова №729, за яким норматив на відрядження всередині РФ 100 рублів за добу.
Припустимо, що організація відправляє працівника у службове відрядження терміном на 5 днів. Працівникові виплачені добові в сумі 4000 рублів, з розрахунку 800 рублів за кожний день перебування у відрядженні.
З метою визначення податкової бази по податку на прибуток організація визнає доходи і витрати за методом нарахування.
У розглянутому прикладі добові відповідно до норм бухгалтерського стандарту ПБУ 10/99, формують витрати по звичайних видах діяльності організації і включаються в собівартість реалізованої продукції (робіт, послуг).
Витрати по звичайних видах діяльності визнаються в тому звітному періоді, в якому мали місце, незалежно від часу фактичної виплати коштів і іншої форми здійснення.
При методі нарахування датою здійснення витрат на відрядження визнається дата затвердження авансового звіту.
У бухгалтерському обліку витрати на відрядження відображаються на рахунку 26 «Загальногосподарські витрати», 44 «Комерційні витрати» в кореспонденції з рахунком 71 «Розрахунки з підзвітними особами».
З метою визначення бази оподаткування з податку на прибуток добові приймаються в межах норм, встановлених Кабінетом Міністрів України і відносяться до інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією.
Норма добових встановлена Постановою №93 та становить 100 рублів.
Так як в розглянутому прикладі, працівник направлений у відрядження на 5 днів, то при обчисленні податкової бази по податку на прибуток у складі інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією враховуються добові в розмірі 500 рублів (100 рублів х 5 днів).
Сума добових понад норми не враховується при визначенні бази оподаткування з податку на прибуток на підставі статті 270 НК РФ.
Відповідно до пункту 3 статті 217 НК РФ при компенсації роботодавцем працівникові витрат на відрядження в дохід, що підлягає оподаткуванню ПДФО, не включаються добові, які виплачуються в межах норм, встановлених відповідно до чинного законодавства.
Добові понад норми, включаються до доходу працівника і підлягають оподаткуванню ПДФО.
Організація, в якій працює даний працівник, виступає податковим агентом з ПДФО, нагадаємо, що платниками ПДФО є працівники організації, тобто фізичні особи, а організація зобов'язана обчислити, утримати з доходів фізичної особи суму податку і перерахувати її до бюджету. Зробити це організація повинна, при виплаті чергової заробітної плати цього працівника.
В обліку ці операції будуть відображені в такий спосіб: