Що слід зробити роботодавцю, коли його працівниця вийшла заміж і взяла прізвище чоловіка? Тепер інформація в трудовій книжці, де вказані персональні дані співробітника, не відповідає фактичним персональних даних і суперечить даним паспорта. Отже, необхідно провести зміну прізвища у трудовій книжці після заміжжя.
Наказ про зміну персональних даних
Даний наказ видається на підставі заяви працівника, чиї дані підлягають зміні.
Писати заяву з проханням змінити прізвище співробітниці не обов'язково, але бажано. До заяви вона повинна додати копії документів, на підставі яких просить внести зміни. Оригінали цих документів працівниця пред'являє для підтвердження копій роботодавцю. До них відносяться:
- свідоцтво про реєстрацію шлюбу>
- паспорт.
Виданий наказ служить підставою для кадрової служби організації провести зміни в документах, що містять персональні дані:
- трудовій книжці>
- особовій картці працівниці>
- особовому рахунку та інших документах.
Як і всі накази, наказ про зміну персональних даних працівниці повинен бути офіційно зареєстрований і занесений під порядковим номером у спеціальний журнал реєстрації наказів.
Про зміст наказу про зміну прізвища співробітниці в зв'язку із заміжжям інформують під підпис саму працівницю, працівників бухгалтерії та кадрової служби організації.
Юридично грамотне зміна прізвища у трудовій книжці
- зміни заносяться на титульний лист, що містить персональну інформацію>
- акуратною рисою викреслюється записана в трудову книжку прізвище, підлягає зміні>
- поруч зі старою записом робиться нова, що містить актуальну інформацію>
- на внутрішню сторону обкладинки заносять причину внесених змін у вигляді посилання на відповідні нагоди документи.
Фактично немає конкретно обумовленого законом місця на титульному аркуші, куди і як правильно писати зміна прізвища у трудовій книжці. Практично її записують туди, де є вільне місце - це може бути над або під закресленою прізвищем, поруч з нею. Будь-який з перерахованих варіантів буде правильним.
На обкладинці трудової книжки співробітник кадрової служби або особа, відповідальна за її ведення в організації, робить запис, вказуючи підстави для внесених змін. Показує назву документа, його номер (якщо є) і дату.
Запис завіряється підписом керівника або відповідальної особи, після чого ставлять печатку кадрової служби або організації.
Трудовий договір працівниці
Так як в зв'язку із заміжжям необхідно змінити прізвище в трудовій книжці, відповідні зміни слід внести і в трудовий договір.
Неправильно внесені зміни: як виправити
Були випадки, коли працівниця змінювала прізвище в зв'язку з браком на попередньому місці роботи, а співробітник, зобов'язаний вести трудові книжки, не знав, як правильно написати в трудовій книжці зміна прізвища. Він просто перекреслив стару і написав нове прізвище співробітниці, без будь-яких обґрунтувань і підтверджень зміни підписами і печаткою.
Щоб усунути недолік записи нового прізвища співробітниці, працівник кадрової служби або відповідальна особа організації на вільному місці обкладинки робить запис про документ із зазначенням його номера і дати, який є підставою для зміни прізвища працівниці. Перевага віддається первинного документа, тобто свідоцтвом про шлюб, але в Інструкції щодо заповнення трудових книжок немає заборони записувати підставою для зміни прізвища паспорт працівниці.
повторний шлюб
У тому випадку, якщо працівниця виходить заміж вдруге, процедура внесення зміни в інформацію трудової книжки повторюється повністю.
Скільки б раз співробітниця ні виходила заміж, вона кожен раз пише заяву з проханням змінити персональні дані, керівник організації видає наказ, і її дані змінюють.
Якщо на першій сторінці обкладинки немає достатнього місця для запису підстави зміни, записи роблять на третій сторінці обкладинки на загальних підставах.
Співробітниці, що змінила прізвище у зв'язку з браком, рекомендується перевіряти правильність написання нового прізвища, щоб потім не довелося доводити приналежність їй даної трудової книжки в судовому порядку.