Я завжди щось забував. Коли я вчився в школі - я забував, що потрібно на заняття завтра взяти зошит або транспортир. В інституті я забував про лабораторних роботах і терміни здачі курсових. Щось дуже важливе постійно вилітало у мене з голови, і я не знав, що з цим робити. Папа мені говорив тоді:
Записуй. Все записуй.
В якійсь мірі він мав рацію. Папір не забуває. Її можна втратити, спалити, порвати. Але якщо щось на ній записано, то мимоволі зникнути воно вже не може. Уяви собі ситуацію, ти записав у своєму блокнотику дату вашої з подругою річниці. Проходить місяць, другий, третій ... Підходить до кінця одинадцятий і ти раптом згадуєш, що скоро потрібно бігти купувати квіти і складати привітання. Але коли саме? Десятого ... або сімнадцятого ... здається, це була та сама дата, до якої побачив світ перший реліз windows 95. А може бути, 98 ... Чорт, зрозуміло, ти забув (хто ж запам'ятовує такі речі з першого разу?). Ти вже майже приготувався посипати голову попелом і відправитися на розстріл, наспіх складати виправдання і запевняти, що в наступний раз точно запишеш прямо у себе на лобі ... Стоп. Ти ж і записав! Ти врятований. Ти лізеш в блокнот, а сторінка ... порожня! Блокнот забув інформацію, яку ти в нього вклав! Неймовірно! І що в результаті? В результаті ти посварився з дівчиною, твоє особисте життя котиться під укіс ... Неприємна ситуація, правда? Добре, що так не буває, і в реальному житті ми точно знаємо, що записавши кудись інформацію, ми можемо не турбуватися, що вона зникне.
Але ж це ще не гарантія того, що ти зможеш скористатися інформацією. Причин кілька.
- Ти можеш втратити сам блокнот, як носій інформації;
- Ти можеш забути подивитися в блокнот або подивитися в нього занадто пізно;
- Ти можеш не знайти потрібний запис, серед інших записів;
- Ти можеш не зрозуміти, що там написано, бо полінувався написати докладно.
Ось, наприклад, що означає «Зателефонувати Н. в 10ПП якщо в Г»? Зателефонувати Наталі в десять по обіді, якщо буду в місті? Або якщо вона буде в місті? Цінність такої незрозумілої інформації невелика. Причому, чим давнє ти написав цю фігню, тим більша ймовірність того, що ти забудеш, що хотів цим сказати.
І це тільки невелика частина причин, які можуть перешкодити тобі знайти те, що потрібно. Як же бути? Можливо, блокнот не найкраща ідея і мені потрібно щось інше? Більш пристосоване до ведення справ? І тут (ось тут, прямо на цьому місці!) Ти розумієш, що все, що тобі потрібно - це крутий органайзер з щоденником, алфавітним списком, купою відділень, лінійованої сторінок і класної закладкою, яку можна закріпити в будь-якому місці. Але на жаль, на нього чекає та ж доля. Я знаю багато людей, які користуються органайзерами і ежедневниками і при цьому цілком успішно ведуть справи. Такі люди не вигадка. Але досвід показує, що ці ж самі люди з легкістю могли б обійтися звичайним блокнотом. І якщо це не наш випадок, то нам потрібно пошукати щось інше.
І це інше є. Система GTD, яку придумав один розумний американець Девід Аллен. Ось одна з його цитат:
«Армійська мудрість: Віддавай честь того, що рухається. Перетягувати нерухоме. Не можеш перетягнути - пофарбуй. »
І ця людина вчить нас, як розібратися зі справами? Так, саме це він і робить. Отже, GTD або Getting Things Done. Намагатися переказати всю книгу в одній статті блогу - заняття абсолютно безперспективне. Тому я коротко розкажу, ніж для мене стала GTD зараз, коли я вже не уявляю себе без неї. Отже ...
Ти повинен завжди мати під рукою інструмент для запису своїх думок, справ і ідей.
Inbox не вимагає ніякої обробки. Ви повинні просто зафіксувати вашу ідею. Розбиратися з нею будете пізніше.
Здавалося б, рай для любителів прокрастинації. Переповнений надміру inbox - це те, що чекає дуже багатьох зважилися спробувати GTD. Вони розуміють, що inbox став дуже схожий на їх численні todo-списки, і кидають це пропаща справа. Вони просто не дочитали до кінця.
Списки конкретних дій
Дуже важливий момент. Кожна справа потрібно розбиватися на кілька маленьких кроків, які приведуть до кінцевого результату. Розглянемо ситуацію. Ти їдеш в автомобілі як раптом в скло твоєї машини потрапляє камінь, і скло дає тріщину. Неприємна ситуація. Оговтавшись від шоку і як слід пройшовшись по всій рідні співробітників дорожніх служб, ти починаєш шукати вирішення проблеми. Здавалося б, все просто. Потрібно замінити скло. І ось тут ось настає ключовий момент. Ти міг би взяти свій todo-list і додати туди справа «замінити скло». В общем-то логічно, але ось тільки швидше за все ти приступиш до заміни скла дуже нескоро. Цей рядок в списку буде тебе пригнічувати, заважати тобі жити, ти будеш постійно переносити цю справу поки, нарешті, твоє терпець не урветься, ти не почнеш щось робити для того, щоб замінити це нещасне скло.
Стоп. Давай на час зупинимося, помістимо справу «замінити скло» в inbox (щоб не забути) і уважно подивимося на ситуацію. Потрібно почати щось робити. А що саме? Пройдемо подумки весь шлях від удару каменю і до того моменту, як ти виїхав з автосервісу з новим склом. Тобі потрібно:
- Знайти відповідний автосервіс
- Знайти VIN-код автомобіля, щоб можна було замовити скло
- Зателефонувати в сервіс, пояснити ситуацію і замовити скло
- Дочекатися його приходу
- Привезти автомобіль на ремонт
- Дочекатися кінця ремонту
- оплатити послугу
- Забрати автомобіль.
Вийшло 8 кроків. І це мінімум. Кожен з цих восьми кроків можна зробити в один присід. Тобі немає необхідності перериватися посеред будь-якого з цих кроків. Швидше за все, виконання кожного з них не займе у тебе більше години. А найголовніше - абсолютно зрозуміло, що потрібно робити! Саме це і називається «список конкретних дій». Тепер ти можеш зі спокійною совістю покидати списки конкретних справ в inbox і переходити до наступного пункту програми. Принадність GTD в тому, що через уже місяць кожне більш-менш проста справа почне розкладатися в твоєму мозку на конкретні дії абсолютно спонтанно.
Кожна справа зі списку конкретних дій має бути відсортовано в контекст і проект.
Ось тут ми впритул підбираємося до відзначення GTD від всього іншого. Контексти і проекти - це 50% GTD (особисто для мене). Якщо зрозуміти, що це таке, то проблем з розбиранням інбокса вже не виникає. В рамках даної статті я не буду детально розглядати ці поняття. Поки що можна вважати, що контекст - це опис якогось стану, в якому буде доречно приступити до виконання справи, а проект - ця найголовніша мета ( «поміняти скло» з попереднього пункту). Пам'ятаєш у нас в Inbox лежать 8 кроків і власне «замінити скло»? Ти ніби робиш операцію convert to project для елемента «замінити скло» з inbox, і підпорядковуєш цього проекту 8 кроків. Вийшла цілком робоча схема.
Тепер, коли проект створений, для кожної справи потрібно задати своє контекст. Тема контекстів надзвичайно велика і на 100% індивідуальна. Навіть якщо я приведу тут список своїх контекстів, навряд чи ти отримаєш об'єктивне уявлення про те, яким має бути список ваших контекстів. Більш того, я вже рік безперервно покращують цей список, намагаючись домогтися того, щоб він відображав реальний стан справ в моєму житті.
Спробую дати визначення контексту максимально зрозуміло:
Контекст в GTD - це певний стан, в якому ви перебуваєте, і яке необхідно для виконання тієї чи іншої дії.