Кожна організація, яка бажає брати участь в тих чи інших змаганнях, зобов'язана представити в ОПС (комісію з до-пуску учасників), а потім в секретаріат змагань соот-ветствующим заявку в терміни, передбачені Положенням.
На змаганнях першого рівня практикується подача, відповідно до Положення, іменних заявок (висилаються завчасно), а потім технічних заявок, що пред'являються-мих представниками команд в комісію по допуску (так звану «мандатну комісію») в день приїзду.
Іменна заявка необхідна ОПС для того, щоб заздалегідь знати загальна кількість учасників, а також чоловіків і жінок окремо і відповідно до цього організувати їх розміщення, харчування, від'їзд і т.д. Крім прізвища та име-ні в заявці зазначаються належність до спортивної орга-нізації, спортивний розряд, прізвище тренера. Така заяв-ка достатня для пред'явлення в комісію по допуску як попередня.
Технічна заявка, що є як би продовженням іменний заявки, необхідна для роботи секретаріату; в свя-зи з цим вона включає відомості про те, в яких (або якому) видах програм візьме участь кожен спортсмен. Для цього в відповідну графу заявки і проти прізвища учасника вписується його кращий результат, показаний в поточному сезоні (якщо цього результату немає, то робиться відмітка «×»). Якщо учасник бере участь тільки в особистому перший-стве, то рекомендується цифри або знак обвести кружком. Заявки обов'язково повинні бути підписані керівником організації та лікарем, завірені печаткою заявляє організації, а проти кожного прізвища повинна стояти підпис лікаря, завірена печаткою медичної установи. На за-явки має бути зазначена загальна кількість спортсменів, допу-щенних лікарем до змагань.
При заповненні заявки необхідно вказати кольори спортивна-ної форми, а також прізвища представника і капітана команди. Бажано (а для змагань першого рівня обов'язково) заповнювати окремі заявки для кожної статево-вікової групи (чоловіки, жінки, юніори, дівчата-ки і т.п.).
Заявки, як правило, для зручності роботи секретаріату представляються в двох примірниках (а на змаганнях пер-вого рівня - в трьох). Другий примірник з проставленими в ньому номерами учасників повертається секретаріатом пред-ставники команди.
У ряді випадків Положенням обмовляється уявлення додаткового примірника заявки (копії), який виве-Шива на дошці інформації для загального огляду, що дає можливість тренерам та учасникам ознайомитися з со-перниками.
Якщо в програму змагань включені біг і ходьба на дистанції понад 20 км, то відповідно до Правил на кожного спортсмена, заявленого в цих видах програм, повинні бути пред'явлені медичні довідки з лікарсько-фізкультурного диспансеру (або їх копії), ви-дані не раніше ніж за 30 днів до старту.
Допуск учасників на змагання будь-якого рівня орга-нізуется і здійснюється ОПС на підставі заявок і поданих документів організацій через представників команд.
Для цієї мети ОПС відповідно до Правил створює комісію з допуску, до складу якої зазвичай входить і представник суддівської колегії (як правило, головний сек-ретарь або його заступник). Відомості про режим роботи ко-місії по допуску і документах, які необхідно пред-ставити, повинні включатися до відповідного розділу Положення та Регламенту.
Як правило, представник команди подає до комісії такі документи: заявку - на команду в цілому, а на кожного учасника - паспорт або документ, його замінюю-щий, класифікаційну книжку, членський квиток спортивна-ної організації.
Рішення комісії про допуск команди завіряється подпи-сом керівника комісії на заявкою із зазначенням загального ко-лічества допущених до змагань спортсменів, і проти прізвища кожного з них ставиться відмітка. На змаганнях першого рівня допуск оформляється протоколом з перерахував-ням прізвищ усіх допущених спортсменів, представників та тренерів даної команди. Після цього представник ко-мих фахівців повинен здати заявку в секретаріат змагання.
Якщо в змаганнях беруть участь іногородні спортсмени, які повинні бути забезпечені житлом і харчуванням, то копії протоколів комісії по допуску повинні бути пре-дусмотрени і для цих цілей.
У ряді випадків у представників команд виникає необхідність подати додаткову заявку про допуск нових учасників - так звану дозаявку, яка заповнюється за формою, передбаченою для іменний (або технічної) заявки і обов'язково з дозволу ОПС (комісії з допуску).
Якщо ж в процесі змагань (або безпосередньо перед їх початком) представнику команди необхідно зро-лать якусь перестановку заявлених учасників в видах програми, то знову-таки відповідно до Правил він зобов'язаний подати перезаявки.
Будь-які перезаявки і дозаявки відповідно до Правил можуть бути подані напередодні дня проведення соревнова-ний з даної дисципліни. Беручи до уваги все біль-шую технічну оснащеність змагання і, зокрема, секретаріату комп'ютерами, головному судді дано право встановити інші строки подачі дозаявок і перезаявок, обумовивши їх до початку змагань. Зазвичай це записується в Регламенті.
Найбільш доцільно встановлювати останній термін подачі дозаявок або перезаявок напередодні дня проведення кон-конкретного змагання або хоча б вранці, якщо мова йде про вечірній програмі, щоб мати можливість внести необхідні корективи в комп'ютер.
У виняткових випадках, в основному пов'язаних з бо-корисної учасника, на підставі довідки лікаря змагання секретаріат може прийняти заявку або перезаявки (обязатель-но з візою головного судді) і в більш пізні терміни, але не пізніше, ніж за 1 годину до початку проведення змагання кон-конкретного виду.