За матерілалам книги ОСОБИСТІ КАРТКИ (ФОРМА Т-2): ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ.
2. Чи всі роботодавці повинні вести картки Т-2?
Вимога про ведення карток Т-2 поширюється на організації (п.2 пост.№1). До роботодавців-підприємцям ця вимога не стосується, але вони мають право їх вести.
Ведення особистих карток є не тільки обов'язком, але воно може бути і корисним заходом. По-перше, в управлінських цілях. По-друге, судової арбітражної практиці відомі випадки, коли роботодавець зміг захистити свої інтереси, використовуючи особисті картки для доказу правильного розрахунку середньооблікової чисельності працівників для обчислення податків, правомірного вирахування з доходів працівників і т.д.
3. Чи вправі роботодавець вести Т-2 в електронному вигляді, а не на паперовому носії?
4. У нас в компанії відділ кадрів не виробляє заповнення картки Т-2, а доручає це працівникові. Наскільки це правильно?
Згідно Вказівок щодо застосування і заповнення форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати (далі - Вказівки Держкомстату) заповнення форми № Т-2 виробляє співробітник відділу кадрів, а при його відсутності - особа, якій в організації доручено ведення кадрової роботи. Працівник не повинен вносити будь-які записи в особову картку, за винятком свого підпису під час заповнення Т-2, коли працівника приймають на роботу, і при засвідченні змін свого трудового статусу.
6. На підставі яких документів має здійснюватися заповнення Т-2 при прийомі на роботу?
Згідно Вказівок Держкомстату особисті картки заповнюються при прийомі працівника на роботу на підставі наступних документів:
· Трудового договору, укладеного з працівником;
· Наказу (розпорядження) про прийом працівника на роботу;
· Паспорта або іншого документа, що посвідчує особу;
· Трудової книжки або документа, що підтверджує трудовий стаж;
· Страхового свідоцтва державного пенсійного страхування;
· Документів військового обліку - при прийомі на роботу військовозобов'язаних і осіб, які підлягають призову на військову службу;
· Документа про освіту, про кваліфікацію або наявність спеціальних знань - при прийомі на роботу, що вимагає спеціальних знань або спеціальної підготовки;
· Відомостей, викладених про себе працівником.
В окремих випадках з урахуванням специфіки роботи відповідно до чинного законодавства Російської Федерації роботодавець вправі вимагати пред'явлення додаткових документів.
Забороняється вимагати від особи, що надходить на роботу, документи крім передбачених Трудовим кодексом РФ,), іншими федеральними законами, указами Президента РФ і постановами Уряду РФ (ст. 65). Тому незаконні можуть бути вимоги відділу кадрів до працівника про надання свідоцтва про присвоєння ІПН, довідок, характеристик і т.п.
7. Коли саме має заводитися Т-2 на працівника?
Законом не передбачено, в який конкретно термін повинна заводитися особиста картка.
Рекомендується заводити Т-2 відразу після видання наказу (розпорядження) про прийом на роботу, так як запис в трудовій книжці працівника про його прийомі повинна одночасно дублюватися в особовій картці працівника.
8. Скільки років повинні зберігатися особисті картки?