Загальні правила заповнення листка непрацездатності
Заповнення листка непрацездатності проводиться тільки на його лицьовій стороні. На звороті є інформацію щодо заповнення документа, в тому числі необхідні для його заповнення двозначні коди.
Як для роботодавця, так і для лікаря або голови медичної комісії, які заповнюють бланк лікарняного листка загальні правила заповнення однакові. Бланк складається з осередків, призначених для заповнення. Заповнення проводиться великими (великими) буквами. Заповнювати комірки можна з використанням механічних друкувальних засобів (принтера) або від руки. Колір заповнення тільки чорний. Можна використовувати гелеву, пером або капілярну ручку, але тільки не кулькову.
За межі осередків заходити не можна. У разі якщо при заповненні лікарем медичного закладу буде допущена помилка, то видається дублікат лікарняного листа. Якщо помилка допущена співробітником страхувальника - роботодавця, то в таких випадках допускається обумовлений виправлення.
Заповнення листка непрацездатності в медичній організації
Роботодавцю треба строго стежити, щоб лікарняний лист, наданий працівником, відповідав вимогам до його заповнення. Адже неправильно заповнений лікарняний лист можуть не прийняти для відшкодування витрат роботодавця на виплату допомоги. І відповідно роботодавцю доведеться компенсувати ці витрати за свій рахунок. З цією метою необхідно знати про те, як заповнюється лікарняний лист в медичній організації.
Лікар, що заповнює бланк листка непрацездатності, вказує в ньому такі дані:
- найменування медичної організації,
- ПІБ, дата народження і стать хворого,
- дата видачі документа,
- статус документа: первинний, дублікат, або продовження раніше виданого листка,
- відомості про місце роботи хворого,
- відомості про події під час періоду непрацездатності (порушення режиму, перебування в стаціонарі і т.д.),
- відомості про період звільнення від роботи,
- відомості про лікаря і його підпис.
При отриманні документа від працівника слід уважно перевіряти як заповнене місце роботи в листку непрацездатності - найменування організації в якій працює застрахована особа. Найменування повинно бути записано правильно. Але в той же час, потрібно враховувати, що правилами заповнення листка непрацездатності допускається довільне скорочення найменування організації, особливо, якщо кількість знаків виходить за межі двадцяти дев'яти.
Так само помилки можуть бути і в прізвища, імені та по батькові працівника. Що стосується лікаря, який виписав лікарняний, то для нього вказуються тільки прізвище та ініціали. При цьому роз'яснення ФСС поставили крапку в суперечці чи допускається робити пробіл між буками - ініціалами лікаря. Ініціали лікаря пишуться без пробілу, але наявність прогалини не є помилкою і переробляти лікарняний лист в цьому випадку не треба. Посада лікаря теж можна скорочувати якщо вона не поміщається в відведені для найменування посади осередки. Так само можна просто вказати «Леч ЛІКАР».
Частково всі ці відомості повторюються в тій частині лікарняного листка, яка залишається в медичній установі.
Заповнення листка непрацездатності за місцем роботи
Для правильного нарахування допомоги по непрацездатності подальше заповнення лікарняного листка здійснюється співробітником роботодавця. Роботодавцем заповнюються такі відомості:
- відомості про місце роботи,
- код підпорядкованості та реєстраційний номер отримані в ФСС,
- відомості про день початку роботи, страховий стаж і не страхових періодах,
- розрахунок суми допомоги,
- прізвища та ініціали, а також підписи керівника і головного бухгалтера організації.
При розрахунку розміру допомоги необхідно визначити страховий стаж і нестрахові періоди працівника, період, протягом якого виплачується допомога і середній заробіток для його нарахування.
Якщо у працівника немає страхового стажу, то в відповідних комірках проставляються нулі. Якщо працівник проходив військову або, наприклад, іншу прирівняну до неї службу той час її проходження, кількість повних років і місяців, вказується в графі «Нестрахові періоди».
Підводиться підсумок у графі «Разом нараховано». Всі грошові показники зазначаються, починаючи з першого осередку, тобто, так само, як і інші дані, вирівнюються по правому краю.
Втрата лікарняного листа
З моменту, коли лікарняний лист буде отримано працівником в медичній установі і до моменту, коли роботодавець звернеться до ФСС за відшкодуванням коштів, витрачених на виплату допомоги документ може бути втрачений. Це може статися як з вини працівника «Не доносив» листок непрацездатності до відділу кадрів свого підприємства, так і через недбальство співробітника роботодавця, кадровика або бухгалтера, який втратив документ. Крім того, листок непрацездатності може бути втрачений у разі надзвичайної ситуації, потопу, пожежі або будь-якого стихійного лиха.
Як вчинити в такій ситуації? Найпростіше справа вирішується в тих випадках, коли працівник втратив лікарняний лист до передачі його роботодавцю. Він може звернутися до медичного закладу і взяти дублікат лікарняного листа. Згідно правил видачі листків непрацездатності при втраті лікарняного застрахованою особою, тобто працівником, йому може бути виданий дублікат цього документа. Видачу дубліката листка непрацездатності страхувальника, тобто роботодавцю хворого особи, правила не передбачають. Не передбачені й інші підстави видачі дубліката, крім ситуації, коли бланк лікарняного листа буде зіпсований лікарем при заповненні.
Зверніть увагу: При видачі дубліката лікарняного листа, медична організація може зажадати від працівника довідку про те, що допомога по непрацездатності йому не виплачувалося.
Але лікарняний лист може бути втрачений вже після того як працівник його надасть роботодавцю. Але якщо роботодавець втратив лікарняний лист, що робити в такій ситуації?
У той же час судова практика зараз склалася на користь страхувальників - роботодавців. І відстояти обгрунтованість грошових коштів, витрачених на виплату допомоги по втраченим листками непрацездатності, роботодавцям вдається.