Виробники алкогольної продукції, передають відомості в ЕГАИС з використанням УТМ, повинні фіксувати обсяг виробленої продукції заявкою про фіксацію виробництва. Після фіксації такої заявки в ЕГАИС автоматично створюється «реєстраційна форма обліку №1», яка характеризує виробничу партію продукції. Дана форма містить номер фіксації в ЕГАИС заявки про виробництво продукції.
Відвантаження виробленої продукції від виробника першому одержувачу фіксується в ЕГАИС номером підтвердження про фіксації накладної на відвантаження. Даний номер має вид «WBF-0000 (цифрова послідовність)». Його необхідно вказувати в паперових документах.
Для перевірки факту фіксації документа в ЕГАИС можна увійти в Особистий кабінет на сайті service.egais.ru і скористатися відповідним функціоналом.
Імпортери етилового спирту, алкогольної або спиртовмісної продукції при оформленні митної процедури повинні заповнити розділ «А» довідки і ліву частину розділу «Б» довідки до ТД.
Позицію «Номер і дата підтвердження фіксації в ЕГАИС» в лівій частині розділу «Б» Довідки до ТД заповнює організація-імпортер при оприбуткуванні ввезеної продукції на склад. Рядок «Номер і дата підтвердження фіксації в ЕГАИС» повинна заповнюватися відповідними даними з заявки про фіксацію імпорту, що містяться в автоматично направляється після її фіксації в ЕГАИС документі «реєстраційна форма обліку №1».