При першому запуску EssentialPIM Pro створює тестовий файл test.epim. що містить приклади записів які можна створювати в програмі. Можна як продовжити роботу з цим файлом, так і створити новий в меню Файл -> Новий -> Файл бази даних EPIM
При створенні нової бази даних EssentialPIM Pro створює тимчасовий файл виду temp.32B51682.epim. Для завершення створення файлу слід його зберегти скориставшись командою Файл -> Зберегти / Зберегти як. або підтвердити збереження при закритті бази або програми. При збереженні файлу рекомендується привласнити яке-небудь значуще ім'я відмінне від тимчасового щоб уникнути плутанини в майбутньому.
Слід зауважити, що слово "test" в назві файлу не означає, що даний файл, або програма працюють в тестовому режимі. Це лише ім'я файлу, яке може бути змінено.
EssentialPIM Pro запам'ятовує останній файл з яким ви працювали і відкриває його автоматично при наступному старті програми. Програма також зберігає список з трьох останніх відкритих файлів. Його можна знайти в меню Файл
Цим меню можна скористатися для швидкого доступу до останніх файлів, а також для швидкого пошуку вашого файлу, якщо EssentialPIM з якоїсь причини не відкрив файл автоматично.
Відкриття будь-якої бази даних EssentialPIM Pro можливо також через меню Файл -> Відкрити. де в провіднику треба вказати розташування необхідного * .epim файлу.
За замовчуванням EssentialPIM Pro зберігає файли баз даних в нижченаведених папках:
C: \ Documents and Settings \ User Name \ Application Data \ EssentialPIM Pro \ - для XP
C: \ Users \ User_name \ AppData \ Roaming \ EssentialPIM Pro \ - для Vista, 7 і 8
Дані папки не є обов'язковими для зберігання баз даних EssentialPIM Pro. Використовувані файли можуть бути перенесені в будь-який зручний для користувача місце на жорсткому диску і відкриті в програмі.
При використанні декількох * .epim файлів можна створити ярлики за якими EssentialPIM Pro буде примусово відкривати потрібний файл. Для цього у властивостях ярлика програми в полі Елемент через пробіл треба дописати шлях до необхідного * .epim файлу.
Параметри запуску і роботи EssentialPIM Pro
EssentialPIM Pro може запускатися як вручну через ярлик, так і автоматично при старті Windows. Програма також може стежити щоб було відкрито не більше однієї копії програми. Ці та інші параметри можуть бути встановлені в налаштуваннях Сервіс -> Настройки -> Загальні.
Звертати в трей - вікно програми згортається системний трей (фон) а не на панель задач при мінімізації вікна.
Кнопка Закрити як Згорнути - програма згортається на панель завдань при спробі її закрити. Так можна бути впевненим, що ні одне нагадування не буде втрачена через випадкове закриття програми.
Автозавантаження з Windows - автоматично запускає EssentialPIM Pro при старті системи.
Тільки одна активна програма EssentialPIM - при спробі запустити додаткову копію програми, активується вже запущена копія.
Автоматична перевірка оновлень - якщо включено, раз в кілька днів EssentialPIM автоматично перевіряє наявність оновлень. Можна також перевірити оновлення вручну натиснувши кнопку Перевірити.
Формати дати і часу - дозволяє встановити, або системні настройки дати та часу (встановлені в регіональних настройках Windows), або встановити один з пропонованих форматів дати дати. Можна також ввести свій формат вручну відповідно до маскою введення.
Вид при старті програми - дозволяє встановити який модуль завантажувати на старті.
При одночасній активації параметрів Звертати в трей і Автозавантаження з Windows може виникнути ситуація, коли значок EssentialPIM Pro виявляється серед прихованих значків системної панелі і створюється враження, що програма не запущено. У таких випадках при спробі запустити програму нова копія видає помилку, що потрібний файл даних зайнятий, що є вірним, так як файл дійсно зайнятий вже працюючою програмою. Щоб уникнути подібної ситуації треба включити постійне відображення значка EssentialPIM Pro в налаштуваннях системної панелі Windows. Або на додаток активувати опцію Тільки одна активна програма EssentialPIM. В цьому випадку, іконка програми завжди буде на увазі, випадкова спроба запуску другої копії EssentialPIM Pro буде активувати вже працюючу копію програми з трея.