У журналі розпоряджень враховуються роботи в електроустановках з допусками і нарядам.
У журналі при роботах по нарядам вказується його номер і оформляється тільки первинний допуск до робіт, місце, а також найменування роботи, час і дата початку та закінчення роботи.
Позначимо, що при виконання робіт за розпорядженням обов'язково повинні бути оформлені всі розділи і графи журналу. Відзначимо, що дозволяється облік робіт за розпорядженнями і нарядам вести і іншим чином, який встановлює керівник організації.
Необхідність ведення журналу
Фіксація в журналі розпоряджень застосовується для обліку всіх наказів на підприємстві. Вона також служить для забезпечення схоронності наказів або інструкцій і надає юридичну вагу, а також організовує масив пошуку.
Зараз найбільш поширеною формою є журнальна. Ця форма забезпечує досить швидку можливість визначити кількість документів. Неможливість прибрати або змінити внесені дані є величезним плюсом журнальної форми на відміну від електронної.
Правила оформлення журналу розпоряджень
Документ реєструється тільки один раз, оскільки немає потреби реєструвати копії. До того ж реєстрацію слід проводити в день підписання.
До того ж на цей журнал поширюється правило, яке діє для всіх журналів реєстрації - обмежена нумерація документів одним календарним роком. До закінчення року всі записи відокремлюються жирною лінією, потім проставляється номер нового року і в результаті нумерація починається заново.
Важливими для діяльності фірми є графи реєстрації розпоряджень, які фіксують фізичних осіб і виконавців, які отримали розпорядження.
На обкладинку журналу слід вносити основні дані. Ними є назва фірми або підприємства, дата початку ведення документа (в результаті і дата закінчення ведення). Якщо ж назва змінюється, то слід вносити уточнення на обкладинку.
Відзначимо, що всі неточності або виправлення слід вносити в документ згідно з діючими правилами внесення доповнень і змін, прийнятим в діловодстві. До того ж використання коректорів або підчищення не допускається.
Графи для заповнення журналу реєстрації розпоряджень:
Спочатку вказується дата.