Підсумки наради або зборів оцінюються за кількістю і якістю вироблених і прийнятих на них управлінських рішень, в які перетворюються «домашні заготовки», зроблені перед їх початком: довідки, діаграми, графіки і т.п. Якщо рішення не були прийняті, захід вважається непотрібним, а час на нього витраченим даремно.
При реалізації пропозицій, висловлених учасниками наради, доцільно:
- вибрати найбільш раціональний спосіб доведення до виконавців його рішення (передача протоколу, розподіл завдань);
- встановити, кого інформувати про результати;
- організувати контроль за виконанням рішень і призначити відповідальних.
Важливі навички швидкого письма, оформлення протоколу. При записи виступів учасників вимагається вміння виділяти головну думку. Важливо зафіксувати факти, цифри, пропозиції, рішення. За підсумками наради секретар оформляє і підписує у голови протокол. У протоколі повинно бути зафіксовано:
-дата, час і місце проведення;
-ПІБ присутніх і тих, хто не зміг бути присутнім;
-питання порядку денного;
-огляди, пропозиції та ідеї;
-прийняті узгоджені рішення;
-намічені заходи, прізвища відповідальних виконавців.
Протокол відноситься до числа необхідних документів, перш за все тому, що фіксує факт проведення засідання, прийняті на ньому рішення, терміни їх виконання. Цей документ може в подальшому бути підставою для видання рішення або постанови - (тобто. -распорядітельного документа) даного колегіального органу.
Ділова нарада - один з найбільш відповідальних видів діяльності керівника і важливий фактор, що впливає на організацію режиму роботи всього колективу. Потреба проведення нарад очевидна. Вони необхідні для прискорення процесу прийняття та підвищення їх обгрунтованості, для ефективного обміну думками та досвідом, для більш швидкого доведення конкретних завдань до виконавця, але найголовніше, для емоційного впливу на учасників наради і, як наслідок, на весь колектив.
Нарада - процес складний і при його проведенні необхідно враховувати величезну кількість психологічних закономірностей і правил. Об'єктивна ж реальність в даний час змушує всіх керівників організацій повертатися обличчям до проблеми підвищення ефективності своєї роботи, продуктивного використання кожної хвилини робочого часу.
Підводячи підсумок всьому вищесказаному, хотілося б ще раз звернути увагу на актуальність розподілу робочого часу кожного керівника організації, на його вміння чітко, ясно, швидко доводити інформацію до своїх підлеглих, отримувати всі необхідні відомості від них, приймати своєчасно правильні рішення.