1.1. Дана посадова інструкція визначає посадові обов'язки, права і відповідальність завідувача канцелярією _____________________ (далі - «підприємство»). Назва установи
1.2. На посаду завідувача канцелярією приймається особа з середньою професійною освітою (вимог до стажу роботи немає) або початковим професійною освітою і стажем роботи за профілем не менше _________ років.
1.3. Завідувач канцелярією знаходиться в підпорядкуванні ____________________________
іншої посадової особи)
1.4. В період відсутності завідувача канцелярією (відрядження, хвороба, відпустка тощо.) Його обов'язки покладаються на його заступника або інша особа, призначена керівником підприємства, яка купує відповідні права і несе відповідальність за належне виконання покладених на нього зобов'язань.
1.5. Завідувач канцелярією приймається на посаду і звільняється з неї за наказом директора підприємства.
1.6. Завідувач канцелярією в своїй діяльності керується:
- становищем про канцелярію підприємства;
- інструкцією по роботі архіву і діловодства;
- даної посадовою інструкцією.
1.7. Завідувач канцелярією зобов'язаний знати:
- державну систему діловодства;
- розпорядження, постанови, накази та інші нормативні та керівні документи вищестоящих органів, які стосуються організації діловодства;
- стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації;
- організацію діловодства на підприємстві;
- порядок складання описів справ постійного і тимчасового зберігання, номенклатури справ і встановленої звітності;
- основи організації виробництва, економіки, управління та праці;
- оргтехніку та інші засоби механізації управлінської праці;
- порядок і строки здачі справ в архів на зберігання;
- системи організації контролю за виконанням документів;
- правила трудового розпорядку на підприємстві;
- правила протипожежної захисту та виробничої санітарії;
- норми і правила охорони праці та техніки безпеки.
1.8. Завідувач канцелярією здійснює керівництво працівниками
2. Завдання та обов'язки
Завідувач канцелярією зобов'язаний:
2.1. Забезпечувати своєчасну обробку надходить та відправляється кореспонденції, її доставку до місця призначення.
2.2. Організовувати роботу канцелярії.
2.3. Здійснювати контроль термінів виконання документів і їх правильним оформленням.
2.4. Розробляти інструкції, що стосуються ведення діловодства на підприємстві і організовувати їх впровадження.
2.5. Організовувати роботу з обліку, реєстрації, зберігання та передачі в структурні підрозділи документації поточного діловодства, у тому числі наказів і розпоряджень керівництва, що стосуються формування справ і їх здачі на зберігання в архів.
2.6. Вживати заходів щодо забезпечення працівників служби діловодства потрібними довідковими та інструктивними матеріалами, обладнанням, інвентарем, оргтехнікою і технічними засобами управлінської праці.
2.7. Забезпечувати підготовку довідок про додержання строків виконання документів.
2.8. Забезпечувати розмноження і друкування службових документів.
2.9. Керувати діловодством в підрозділах підприємства, стежити за правильним формуванням, своєчасною здачею справ в архів і їх зберіганням.
2.10. Брати участь в підготовці скликаних керівництвом нарад.
2.11. Забезпечувати встановлений режим доступу до документів і використання та інформації, яка в них міститься.
2.12.Організовивать технічне обслуговування нарад, оформлення документів на відрядження, реєстрацію працівників, які прибувають у відрядження на підприємство.
2.13. Брати участь в розробці і впровадженні нових технологічних процесів роботи з документацією, удосконалення автоматизованих інформаційних систем і технологій.
2.14. Проводить роботу із захисту інформації, яка становить державну, службову і комерційну таємницю.
2.15. Розробляти і організовувати проведення заходів, спрямованих на поліпшення роботи канцелярії.
Завідувач канцелярією має право:
3.1. Вносити на розгляд керівників структурних підрозділів підприємства та директора власні пропозиції, спрямовані на поліпшення діяльності відділу, методів і форм роботи з документацією.
3.2. Вимагати від керівників структурних підрозділів підприємства та інших працівників підприємства сприяння їм у виконанні встановлених правил роботи з документами на підприємстві.
3.3. Повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення певних правил.
3.4. Візувати і підписувати документи, які пов'язані з діяльністю канцелярії.
3.5. Перевіряти організацію діловодства в структурних підрозділах підприємства.
3.6. Давати розпорядження, обов'язкові для виконання працівниками канцелярії.
3.7. Вимагати своєчасного і якісного виконання своїх вказівок.
3.8. Вносити на розгляд директора підприємства власні пропозиції про заохочення кращих працівників відділу, про накладення стягнень на порушників трудової і виробничої дисципліни.
- з керівниками всіх структурних підрозділів підприємства - по
питань ведення діловодства, організації контролю і перевірки
виконання вказівок канцелярії, підготовки і подання необхідних
- з господарським відділом - з питань забезпечення бланками документів, засобами оргтехніки, канцтоварами тощо .;
- з юридичним відділом - з правових питань, пов'язаними з підготовкою документації;
- з відділом кадрів - з питань підбору, прийому, звільнення і
переміщення працівників відділу.
Завідувач канцелярією відповідальний:
4.1. За невиконання або неналежне виконання своїх посадових
обов'язків, які передбачені цією посадовою інструкцією в визначених чинним законодавством РФ рамках.
4.2. За правові порушення, яких припустилися в процесі здійснення своєї діяльності в певних кримінальних, адміністративних і цивільним законодавством РФ рамках.
4.3. За завдання матеріальної шкоди підприємству в певних трудовим, цивільним і адміністративним законодавством РФ рамках.
Керівник структурного підрозділу: _____________ __________________
(Підпис) (прізвище, ініціали)
З інструкцією ознайомлений,
один екземпляр отримав: _____________ __________________