I. Загальні положення
2. На посаду завідуючого канцелярією призначається особа, яка має середню професійну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи або професійно-технічну освіту і стаж роботи за профілем не менше 3 років.
3. Призначення на посаду завідувача канцелярією і звільнення з неї здійснюється наказом директора організації.
4. Завідувач канцелярією повинен знати:
4.1. Постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи органів вищого рівня та інших органів, що стосуються організації діловодства.
4.2. Єдину державну систему діловодства.
4.3. Стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації.
4.4. Структуру організації.
4.5. Організацію діловодства в організації.
4.6. Схеми документообігу.
4.7. Порядок складання номенклатури справ, описів справ постійного і тимчасового зберігання, встановленої звітності.
4.8. Терміни та порядок здачі справ в архів.
4.9. Системи організації контролю за виконанням документів.
4.10. Оргтехніку та інші засоби механізації управлінської праці.
4.12. Основи економіки, організації виробництва, праці та управління.
4.13. Законодавство про працю та охорону праці Російської Федерації.
4.14. Правила внутрішнього трудового розпорядку.
4.15. Правила і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.
5. Завідувач канцелярією в своїй діяльності керується:
5.1. Положенням про канцелярію організації.
5.2. Інструкцією з діловодства та роботи архіву.
5.3. Цією посадовою інструкцією.
6. Завідувач канцелярією підпорядковується директору організації; іншою службовою особою)
7. Завідувач канцелярією здійснює керівництво працівниками канцелярії.
8. На час відсутності завідувача канцелярією (відрядження, відпустка, хвороба, ін.) Його обов'язки виконує заступник (за відсутності такого - особа, призначена у встановленому порядку), який набуває відповідних прав та несе відповідальність за належне виконання покладених на нього обов'язків.
II. Посадові обов'язки
1. Організовує роботу канцелярії.
2. Забезпечує своєчасну обробку надходить та відправляється кореспонденції, її доставку за призначенням.
3. Здійснює контроль за термінами виконання документів та їх правильним оформленням.
4. Організовує роботу з реєстрації, обліку, зберігання і передачі до відповідних структурних підрозділів документів поточного діловодства, у тому числі наказів і розпоряджень керівництва, з формування справ та їх здавання на зберігання.
5. Розробляє інструкції з ведення діловодства в організації та організовує їх впровадження.
6. Вживає заходів щодо забезпечення працівників служби діловодства необхідними інструктивними і довідковими матеріалами, а також інвентарем, обладнанням, оргтехнікою, технічними засобами управлінської праці.
7. Здійснює методичне керівництво діловодством у підрозділах організації, контроль за правильним формуванням, зберіганням і своєчасною здачею справ в архів, підготовку довідок про додержання строків виконання документів.
8. Забезпечує друкування і розмноження службових документів.
9. Бере участь у підготовці скликаних керівництвом нарад і організовує їх технічне обслуговування, оформлення документів на відрядження, реєстрацію працівників, які прибувають у відрядження в організацію.
10. Забезпечує відповідний режим доступу до документів та використання інформації, що міститься в них.
11. Бере участь у розробці і впровадженні нових технологічних процесів роботи з документами, удосконалення автоматизованих інформаційних систем і технологій (з урахуванням застосування засобів обчислювальної техніки).
12. Розробляє та організовує проведення заходів щодо поліпшення діяльності канцелярії.
13. Проводить роботу із захисту інформації, що становить державну, комерційну і службову таємницю.
Завідувач канцелярією має право:
1. Вносити на розгляд директора організації і керівників структурних підрозділів організації пропозиції щодо поліпшення діяльності відділу, форм і методів роботи з документами.
2. Вимагати керівників структурних підрозділів організації та інших відповідальних працівників організації належного виконання встановлених правил роботи з документами в організації.
3. Повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених правил.
4. Здійснювати перевірки організації діловодства в структурних підрозділах.
5. Підписувати і візувати документи, пов'язані з діяльністю канцелярії.
6. Давати вказівки, обов'язкові для виконання працівниками канцелярії; вимагати своєчасного і якісного їх виконання.
7. Вносити на розгляд директора підприємства пропозиції про заохочення працівників відділу, накладення стягнень на порушників виробничої та трудової дисципліни.
8.1. З керівниками всіх структурних підрозділів організації - з питань ведення діловодства, організації контролю і перевірки виконання вказівок канцелярії, підготовки і подання необхідних документів.
8.2. З юридичним відділом - з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів.
8.3. З господарським відділом - з питань забезпечення засобами оргтехніки, бланками документів, папками, файлами, канцтоварами, пр.
8.4. З відділом кадрів - з питань підбору, прийому, звільнення і переміщення працівників відділу.
Завідувач канцелярією несе відповідальність:
1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, - в межах, визначених чинним законодавством України про працю.
2. За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством Російської Федерації.
3. За завдання матеріальної шкоди - в межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством Російської Федерації.
Електронна версія газети