У посадовій інструкції завідувача канцелярією повинні бути відображені наступні пункти:
Посадові обов'язки завідувача канцелярією
1) Завдання та обов'язки. Організовує роботу канцелярії. Забезпечує своєчасну обробку надходить та відправляється кореспонденції, її доставку за призначенням. Здійснює контроль за термінами виконання документів та їх правильним оформленням. Організовує роботу з реєстрації, обліку, зберігання і передачі до відповідних структурних підрозділів документів поточного діловодства, у тому числі наказів і розпоряджень керівництва, з формування справ та їх здавання на зберігання. Розробляє інструкції з ведення діловодства на підприємстві, в установі, організації та організовує їх впровадження. Вживає заходів щодо забезпечення працівників служби діловодства необхідними інструктивними і довідковими матеріалами, а також інвентарем, обладнанням, оргтехнікою, технічними засобами управлінської праці. Здійснює методичне керівництво організацією діловодства в підрозділах, контроль за правильним формуванням, зберіганням і своєчасною здачею справ в архів, підготовку довідок про додержання строків виконання документів. Забезпечує друкування і розмноження службових документів. Бере участь у підготовці скликаних керівництвом нарад і організовує їх технічне обслуговування, оформлення документів на відрядження, реєстрацію працівників, які прибувають у відрядження. Керує працівниками канцелярії.
Завідувач канцелярією повинен знати
2) Завідувач канцелярією при виконанні своїх посадових обов'язків повинен знати: постанови, розпорядження, накази, інші керівні і нормативні документи вищих органів, що стосуються організації діловодства; Єдину державну систему діловодства; стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації; структуру підприємства, установи, організації; організацію діловодства; схеми документообігу; порядок складання номенклатури справ, описів справ постійного і тимчасового зберігання, встановленої звітності; терміни і порядок здачі справ в архів; системи організації контролю за виконанням документів; оргтехніку та інші технічні засоби управлінської праці; основи економіки, організації виробництва, праці та управління; законодавство про працю; правила внутрішнього трудового розпорядку; правила і норми охорони праці.
Вимоги до кваліфікації завідувача канцелярією
3) Вимоги до кваліфікації. Середня професійна освіта без пред'явлення вимог до стажу роботи або професійно-технічну освіту і стаж роботи за фахом не менше 3 років.
1. Загальні положення
2. На посаду завідуючого канцелярією приймається особа, яка має середню професійну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи або професійно-технічну освіту і стаж роботи за фахом не менше 3 років.
3. Завідувач канцелярією приймається на посаду і звільняється з посади директором організації.
4. Завідувач канцелярією повинен знати:
- постанови, розпорядження, накази, інші керівні і нормативні документи вищих органів, що стосуються організації діловодства;
- Єдину державну систему діловодства;
- стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації;
- структуру підприємства, установи, організації;
- організацію діловодства;
- схеми документообігу;
- порядок складання номенклатури справ, описів справ постійного і тимчасового зберігання, встановленої звітності;
- терміни і порядок здачі справ в архів;
- системи організації контролю за виконанням документів;
- оргтехніку та інші технічні засоби управлінської праці;
- основи економіки, організації виробництва, праці та управління;
- законодавство про працю;
- правила внутрішнього трудового розпорядку;
- правила і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.
5. У своїй діяльності завідувач канцелярією керується:
- законодавством РФ,
- Статутом організації,
- наказами та розпорядженнями директора організації,
- цією посадовою інструкцією,
- Правилами внутрішнього трудового розпорядку організації.
6. Завідувач канцелярією підпорядковується безпосередньо директору організації, ______ (вказати посаду).
7. На час відсутності завідувача канцелярією (відрядження, відпустка, хвороба, ін.) Його обов'язки виконує особа, призначена директором організації в установленому порядку, яка набуває відповідних прав, обов'язків і несе відповідальність за виконання покладених на нього обов'язків.
2. Завдання та обов'язки завідувача канцелярією
1. Організовує роботу канцелярії.
2. Забезпечує своєчасну обробку надходить та відправляється кореспонденції, її доставку за призначенням.
3. Здійснює контроль за термінами виконання документів та їх правильним оформленням.
4. Організовує роботу з реєстрації, обліку, зберігання і передачі до відповідних структурних підрозділів документів поточного діловодства, у тому числі наказів і розпоряджень керівництва, з формування справ та їх здавання на зберігання.
5. Розробляє інструкції з ведення діловодства на підприємстві, в установі, організації та організовує їх впровадження.
6. Вживає заходів щодо забезпечення працівників служби діловодства необхідними інструктивними і довідковими матеріалами, а також інвентарем, обладнанням, оргтехнікою, технічними засобами управлінської праці.
7. Здійснює методичне керівництво організацією діловодства в підрозділах, контроль за правильним формуванням, зберіганням і своєчасною здачею справ в архів, підготовку довідок про додержання строків виконання документів.
8. Забезпечує друкування і розмноження службових документів.
9. Бере участь у підготовці скликаних керівництвом нарад і організовує їх технічне обслуговування, оформлення документів на відрядження, реєстрацію працівників, які прибувають у відрядження.
10. Керує працівниками канцелярії.
11. Дотримується Правила внутрішнього трудового розпорядку та інші локальні нормативні акти організації.
12. Дотримується внутрішні правила і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії і протипожежного захисту, забезпечує дотримання чистоти і порядку на своєму робочому місці.
13. Виконує в рамках трудового договору розпорядження працівників, яким він підпорядкований згідно з цією інструкцією.
3. Права завідувача канцелярією
Завідувач канцелярією має право:
1. Вносити на розгляд директора підприємства пропозиції:
- щодо вдосконалення роботи пов'язаної з передбаченими цією посадовою інструкцією обов'язками,
- про заохочення підпорядкованих йому працівників,,
- про притягнення до матеріальної та дисциплінарної відповідальності підпорядкованих йому працівників, які порушили виробничу та трудову дисципліну.
2. Вимагати від структурних підрозділів та працівників організації інформацію, необхідну йому для виконання своїх посадових обов'язків.
3. Знайомитися з документами, що визначають його права та обов'язки за займаною посадою, критерії оцінки якості виконання посадових обов'язків.
4. Знайомитися з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються його діяльності.
5. Вимагати від керівництва підприємства сприяння, в тому числі забезпечення організаційно-технічних умов і оформлення встановлених документів, необхідних для виконання посадових обов'язків.
6. Інші права, встановлені чинним трудовим законодавством.
4. Відповідальність завідувача канцелярією
Завідувач канцелярією несе відповідальність у таких випадках:
1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, - в межах, встановлених законодавством України про працю.
2. За правопорушення, скоєні в процесі своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством Російської Федерації.
3. За завдання матеріальної шкоди - в межах, встановлених чинним трудовим і цивільним законодавством Російської Федерації.