За загальним правилом оброблені первинні документи, які відносяться до певного облікового регістру (наприклад, касові, банківські документи), підшивають в окремі папки в хронологічному порядку.
Зберігати документи, що надходять до бухгалтерської служби, що створюються і накопичуються в ній, мають різне цільове призначення, потрібно відповідно до норм статті 29 Закону № 402-ФЗ.
- Первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку, бухгалтерська (фінансова) звітність, аудиторські висновки про неї підлягають зберіганню економічним суб'єктом протягом строків, що встановлюються згідно з правилами фірми державного архівної справи, але не менше п'яти років після звітного року.
- Документи облікової політики, стандарти економічного суб'єкта, інші документи, пов'язані з організацією і веденням бухгалтерського обліку, в тому числі кошти, що забезпечують відтворення електронних документів, а також перевірку справжності електронного підпису, підлягають зберіганню економічним суб'єктом не менше п'яти років після року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської (фінансової) звітності в останній раз.
- Економічний суб'єкт повинен забезпечити безпечні умови зберігання документів бухгалтерського обліку та їх захист від изме-нений.
- При зміні керівника фірми повинна забезпечуватися передача документів бухгалтерського обліку. Порядок передачі документів бухгалтерського обліку визначається фірмою самостійно.
Первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх в архів повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або закритих шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.
Бланки суворої звітності повинні збе-ниться в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх збереження.
Касові ордери, авансові звіти, виписки банку з відносяться до них документами повинні бути підібрані в хронологічному порядку і переплетені.
Окремі види документів (наряди на роботу, змінні рапорти) можуть зберігатися непереплетеннимі, але підшитими в папках, щоб уникнути їх втрати або зловживань.
Зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер фірми.
Залежно від терміну зберігання документів розрізняють види зберігання:
Поточне (тимчасове) зберігання означає, що документи виконані, але в певних обставинах вони знову можуть знадобитися для вивчення, уточнення або повторного розгляду. Зберігання документів, знятих з поточного обліку, називають архівними.
Передача документів до архіву
Архів фірми комплектується справами постійного і тимчасового (понад 10 років) збе-вати.
Електронні документи фірми здають в архів тільки після того, як їх перестають використовувати в оперативній роботі. Щоб відібрати документи на електронних носіях, створіть експертну комісію. При відборі електронних документів, які передаються
на архівне зберігання, експертна комісія керівництву-ється наступними критеріями:
- значимість, повнота (завершеність) документів;
- автентичність (повнота і достовірність) документів;
- відсутність дублювання інформації в документах.
Надсилати текстові електронні доку-менти для зберігання в архів фірмі слід в форматі PDF / A. Також не рідше ніж один раз на п'ять років потрібно перевіряти, в якому стані знаходяться носії електронних документів і чи можуть відтворюватися самі документи.
Документи можуть бути передані також за договором на зберігання в державний чи муніципальний архів.
Накази, що стосуються дисциплінарних стягнень, щорічних оплачуваних відпусток, навчальних відпусток, чергувань і коротко-термінових відряджень, зберігають не менше пя-ти років.
Документи, які підтверджують обчислення та сплату страхових внесків у позабюджетні фонди, фірма-страхувальник повинна зберігати шість років.
Після закінчення граничного терміну зберігання документів вони підлягають знищенню.
знищення документів
Вибирає документи для знищення експертна комісія. В експертну комісію можуть входити співробітники фірми (секретар, бухгалтер, діловод і ін.).
Знищити документи за допомогою таких дій:
- передати на переробку (утилізацію). Передачу документів на переробку (утилізацію) оформите накладної, вказавши в ній дату передачі, вага і кількість паперів;
- самостійно знищити документи - спалити, подрібнити шредером і т. д.
Обраний спосіб знищення вкажіть в акті.
Бухгалтерська професійна преса