Здача документів в архів при ліквідації
Розробка і оформлення номенклатури справ
Архівна обробка технічної проектної документації
Під архівної обробкою документів мають на увазі цілий комплекс заходів, покликаних впорядкувати і систематизувати документацію, що утворилася за час діяльності підприємства.
Архівна обробка документації: що вона собою являє?
Архівна обробка документації є процедурою, яка складається з цілого комплексу заходів, що сприяють систематизації та впорядкування документів, які формуються в результаті роботи конкретного підприємства.
Знищення документів з простроченим терміном зберігання
На сьогоднішній день послуга така надається в двох варіантах. Так, це може здійснюватися зі списанням або ж це буде просто за допомогою утилізації. Перед тим, як приступити безпосередньо до самого процесу, потрібно ще й обробити документи і розсортувати, відкладаючи окремо документи з простроченим терміном зберігання.
архівування документів
Питання архівування документів виникає в тому випадку, коли закінчується календарний рік. З'являється необхідність архівування документів, коли необхідно впорядкувати всі бухгалтерські та інші питання.
Підготовка виконаних документів до зберігання та використання включає в себе:
- експертизу (оцінку) наукової і практичної цінності документів;
- оформлення справ;
- опис документів постійного і довготривалого зберігання;
- забезпечення їх збереження;
- передачу справ в архів установи, тобто до відомчого архіву.
Експертиза цінності документів у діловодстві проводиться при складанні номенклатури справ, їх формуванні. Для організації та проведення експертизи цінності документів, відбору і підготовки їх для передачі на державне зберігання, а також для необхідного контролю за правильністю віднесення документів до різних видів і типів справ і надання методичної допомоги у проведенні експертизи цінності документа створюються постійно діючі експертні комісії (так звані ЕПК). Розробляється спеціалізоване положення, в якому визначаються функції цієї комісії, права і порядок її роботи.
Оформлення справи - це цілий комплекс роботи по його переобліку, нумерації аркушів, складання засвідчувального напису, внутрішнього опису документів. Починається оформлення будь-якої справи з моменту його запевнення в діловодстві і завершується в процесі підготовки справи до передачі в відомчий архів після закінчення календарного року, протягом якого воно було заведено (відкрито).
Оформлення справи проводиться працівниками служби діловодства.
Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Тому оформленню підлягають справи постійного, довгострокового (понад десяти років) зберігання та з особового складу. Справи тимчасового (до десяти років включно) зберігання підлягають частковому оформленню, їх допускається зберігати в швидкозшивач, без внутрішньої пересістематізаціі документів, без нумерації аркушів, а також без складання засвідчувального надпісі27.
Тут необхідно вказати терміни зберігання документів, які встановлюються експертною комісією. Відповідно до її рішеннями справи, що направляються в архів, діляться на групи:
- постійного зберігання;
- довготривалого зберігання (понад десяти років);
- короткочасного зберігання (до десяти років включно).
Справи постійного і довготривалого зберігання, включаючи документи з особового складу, повинні передаватися для зберігання в архів організації не пізніше ніж через три роки після їх завершення у діловодстві. При цьому передача справ здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів, що передають документи в архів, і затвердженим керівником організації.
Справи тимчасового зберігання на зберігання в архів організації не передаються: вони зберігаються в підрозділах і після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню.
Поточне і подальше зберігання документів.
У поняття «діловодство», крім документування інформації та організації документообігу, входить також зберігання і використання документів в поточній діяльності підприємства.
В системі зберігання кадрових документів можна виділити два види, стадії зберігання: поточне і подальше.
Зберігання та використання документів з моменту їх створення і до передачі справи, в якому вони згруповані, в архів називають поточним (оперативним). Поточне зберігання справ здійснюється за місцем їх формування. Поточне (оперативне) зберігання також ділиться на два підвиди:
- зберігання документів в процесі їх виконання;
- зберігання виконаних документів.
Виконані документи повинні бути підшиті і зберігатися в справах відповідно до номенклатури справ по ГОСТу Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення »28.
Справа - це документ або сукупність документів, що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності, поміщених в окрему папку, а номенклатура справ являє собою систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Таке визначення міститься в Гості Р 51141-98.
Термін «документи» вживають в заголовках справ, що містять документи з одного й того самого питання, але не пов'язаних послідовністю його рішення, або документи, що є додатком до будь-якого іншого документу. В цьому випадку в кінці заголовка в дужках перераховуються основні види документів.
Виконані документи повинні бути підшиті і зберігатися в справах відповідно до номенклатури справ. Відразу відзначимо, що поточне зберігання документів передбачає процедуру їх формування у справи відповідно до затвердженої номенклатури.
Поточне зберігання документів означає їх зберігання в оригіналах. Тому в кадрових службах організацій все накази зберігаються в оригіналах. Копії наказів по особовому складу по прийманню на роботу, заохочень, стягнень, звільнень і т. Д. Додатково поміщаються для зберігання в особисті справи працівників.
Порядок організації поточного зберігання особистих справ являє собою наступні процедури:
- особисті справи в паперовому вигляді зберігаються в папках, які нумерують по сторінках і прошивають;
- обкладинки особових справ також нумерують, їм присвоюють порядковий номер справи, відповідний загальної кількості справ;
- поточному зберігання у відділі кадрів організації підлягають особисті справи тільки на працюючих співробітників. Після звільнення співробітника його особиста справа вилучають із папки і оформляється для передачі на архівне зберігання;
- особисті справи звільнених співробітників зберігаються в архіві в алфавітному порядку.
Поточне зберігання кадрових документів, картотек, книг обліку здійснюється в приміщеннях кадрових служб організацій, які повинні бути обладнані спеціальними шафами або сейфами, що замикаються і опечатується. Копії номенклатури справ, розміщені на шафах, а на корінцях обкладинок справ - номери справ відповідно до номенклатури - полегшать пошук документів.
Справи розташовуються на полицях вертикально в послідовності, яка відповідає послідовності їх розташування в номенклатурі. На корінці кожного справи вказується його індекс по номенклатурі. Номенклатура справ прикріплюється на внутрішніх дверцях шафи.
Для швидкого пошуку документа спочатку знаходять потрібний номер справи за номенклатурою, а потім за номером справи - потрібну папку з документами.
Трудові книжки працівників зберігаються в сейфі керівника відділу кадрів, там же зберігаються печатки, штампи, бланки документів, ключі від шаф (сейфів) для зберігання документів.
Працівникам кадрової служби не рекомендується при будь-якої тривалості виходу з приміщення залишати будь-які документи або службові записи на робочому столі, а також працює комп'ютер. В кінці робочого дня працівники кадрової служби повинні помістити всі масиви документів, що знаходяться в процесі їх виконання, в металеву шафу, закрити його і опечатати. Ключі від шаф здаються керівнику відділу кадрів під розпис у відповідному журналі.
Технологія зберігання і обліку кадрової документації передбачає обов'язкову розпис працівників, що підтверджує отримання на руки копій і виписок з них.
Підставою подальшого (архівного) зберігання документів є експертиза їх цінності, і далі йде: оформлення справ, складання описів, складання актів про виділення до знищення документів і здача справ в архів організації.
Для своєчасного прийому архівних документів від структурних підрозділів або інших джерел комплектування, забезпечення їх обліку, збереження, впорядкування їх використання та підготовки до передачі документів на постійне зберігання в організаціях створюється архів.
Організація повинна забезпечити архів спеціально обладнаним приміщенням і кадрами. Однак в невеликих комерційних організаціях зазвичай архів у вигляді спеціального підрозділу відсутня. Обов'язки архіваріуса при цьому поєднує секретар або інша особа, призначена керівником.
При цьому необхідно пам'ятати, що документи повинні зберігатися в умовах, що забезпечують їх захист від пошкоджень, шкідливих впливів навколишнього середовища і виключають втрату документів. Як правило, для цього в приміщенні архіву встановлюють металеві шафи, сейфи, шафи-стелажі і т. П. Не допускається розміщення документів на підлозі, підвіконнях, в нерозібраних стосах, як зазвичай буває в невеликих організаціях при відсутності архівів або під час ремонту.
Вилучення документів із справи з постійним терміном зберігання допускається у виняткових випадках і проводиться на підставі розпорядчого документа керівника організації з обов'язковим складанням в справі завіреної копії документа та акта про вилучення оригіналу.
Останнім часом поряд зі зберіганням документів (на папері), сформованих в справи, багато організацій стали застосовувати і електронні сховища. Створення подібних сховищ дозволяє спростити використання документів в поточній діяльності, так як роботу з документом можуть виробляти кілька співробітників одночасно, а доступ до документа здійснюється протягом декількох секунд відповідно до правами співробітника. З цього можна зробити висновок, що використання електронних сховищ документів дозволяє підвищити оперативність виконання завдань і посадових обов'язків.
Створювати такі електронні сховища документів краще тільки в тих організаціях, в яких не експлуатуються системи автоматизації документаційного забезпечення управління, а їх впровадження не планується. У своїй більшості системи, що автоматизують ДОУ, дозволяють при реєстрації документа зберігати файл з його образом в спеціальному сховищі.
Передача документів до архіву
До архіву організації передаються всі справи постійного, тимчасового (понад десяти років) зберігання та з особового складу. Передача справ роблять лише по описам і відповідно до складеного завідувачем архівом графіком, узгодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником організації. Разом зі справами до архіву передаються реєстраційно-контрольні картотеки діловодної служби установи. Заголовок кожної картотеки повинен бути включений в опис.
Справи тимчасового (до 10 років) зберігання в архів організації, як правило, не передаються.
Беручи справи, співробітник архіву ретельно звіряє кожну справу з описом, перевіряє правильність формування та оформлення справи. Завідувач архівом розписується в прийманні справ на всіх примірниках річних розділів опису, вказує дату прийому і кількість прийнятих справ. Один примірник річних розділів описів повертається здавачеві, інші залишаються в архіві.
Саме тому і відповідно до пункту 3 статті 15 вищеназваного нами закону архівним установам надано право надавати організаціям платні послуги, в тому числі і з питань забезпечення збереженості документів, їх обліку та використання, так як архівні установи розташовуються в спеціально побудованих будинках, в яких створені оптимальні умови, дотримуються нормативні режими і правильне зберігання документів, що виключає їх втрату і забезпечує підтримання їх в належному фізичному стані.
Передача документів до архіву відбувається на підставі договору або угоди. Предметом такого договору (угоди) є взаємодія сторін з підготовки справ до передачі на державне (муніципальне) зберігання, в тому числі на стадії діловодства (наприклад, складання номенклатури справ), організації зберігання, обліку та використання архівних документів організації - власника документів.
Як зобов'язання за подібним договором або угодою архів приймає на себе на безоплатній основі:
- забезпечення схоронності документів організації;
- виконання запитів громадян про трудовий стаж для перерахунку пенсій за документами, що зберігаються в архіві (державному або муніципальному);
- видачу організації - фондообразователей справ у тимчасове користування, в тому числі і для роботи в читальному залі архіву.
А вже на договірній основі, за плату, архів може здійснювати:
- прийом справ довготривалого зберігання з особового складу, документів тимчасового і депозитарного зберігання;
- проведення експертизи цінності документів, комплексу робіт по впорядкуванню документів по особовому складу, що підлягають тривалому зберіганню;
- надання допомоги організації (консультацій і т. п.) в удосконаленні організації роботи з документами;
- відбір і знищення документів з простроченим терміном зберігання;
- виготовлення копій документів і мн. ін.
Вартість перерахованих вище архівних робіт, зазначених в договорі, визначається на підставі договірних цін на роботи та послуги, що виконуються архівами, відповідно до прейскурантів цін, зареєстрованими в установленому порядку.
Також на кожен окремий вид архівних робіт (послуг) може складатися індивідуальний договір. Обсяг робіт і їх вартість необхідно визначати на підставі доданих до договору розрахунків.
Перед передачею документів до архіву, описи на дані документи повинні бути погоджені з тим архівною установою, в який передбачається передача документів.
Прийом документів на тимчасове та депозитарне зберігання оформляється актом прийому-передачі за встановленою формою.
Якщо при передачі справ в архів виявлено відсутність будь-яких справ, що значаться в опису, то їх номери обумовлюються в акті прийому-передачі документів, а в поданій до акту довідці викладаються причини їх відсутності.
Перед передачею документів на зберігання до архівних установ їх представники перевіряють правильність оформлення справ та їх опису. У разі неякісно проведеної роботи по оформленню та опису справ, невідповідності її вимогам Основних правил роботи архівів організацій та інших нормативно-методичних посібників з архівної справи і діловодства необхідно усунути зазначені недоліки. Проводиться перевірка фізичного та санітарно-гігієнічного стану документів. При виявленні дефектів їх фізичного стану (розриву листів, розмивання тексту документів) складається акт довільної форми, в якому зазначаються відповідні номери справ і листів. У разі зараження документів грибком і т. П. Працівники архівів має право не приймати їх на зберігання. Дані документи підлягають спеціальній обробці.