. Організація зберігання виконаних документів. У поняття діловодство входить крім документування інформації та організації документообігу, також зберігання і використання документів в поточній діяльності підприємства.
Даний вид зберігання називають оперативним, при цьому оперативне зберігання можна поділити на два підвиди:
зберігання документів в процесі їх виконання;
зберігання виконаних документів.
Виконані документи повинні бути підшиті і зберігатися в справах відповідно до номенклатури справ. За ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення" справа - це сукупність документів або документ, що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку, а номенклатура справ являє собою систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації , із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку.
Групування виконаних документів у справу згідно з номенклатурою справ і систематизація документів усередині справи називається формуванням справи.
Справи формуються в організаціях при централізованому веденні діловодства - службою документаційного забезпечення управління (ДОП), при децентралізованому - як структурними підрозділами (особами, відповідальними за ДОУ), так і службою ДОУ.
При формуванні справ необхідно дотримуватися такі основні вимоги:
документи постійного і тимчасового зберігання необхідно групувати в окремі справи;
включати в справу по одному примірнику кожного документа;
групувати у справу документи одного календарного року (виняток становлять: перехідні справи; судові справи; особисті справи, які формуються протягом усього періоду роботи даної особи в організації; документи навчальних закладів, які формуються за навчальний рік і ін.);
справа має містити не більше 250 аркушів, при товщині не більше 4 см.
Більш детально порядок формування справ описаний в частині 3.5 Основних правил роботи архівів організацій.
Крім формування справи передбачений також процес його оформлення, який повинен здійснюватися по правилами, викладеними в частині 3.6 Основних правил роботи архівів організацій.
Справи постійного і довготривалого зберігання (понад 10 років), включаючи документи з особового складу, повинні передаватися для зберігання в архів організації пізніше як через три роки після їх завершення у діловодстві. При цьому передача справ здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів, що передають документи в архів, і затвердженим керівником організації. Детальніше порядок комплектування архіву організації та передачі в нього справ описані в частинах 3.1, 3.2, 3.3 і 3.7 Основних правил роботи архівів організацій.
Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно), як правило, на зберігання в архів організації не передаються: вони зберігаються в підрозділах і після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню.
В останні час поряд зі зберіганням документів (на папері), сформованих в справи, багато організацій стали застосовувати і електронні сховища. Створення даних сховищ дозволяє спростити використання документів в поточній діяльності, так як роботу з документом можуть виробляти кілька співробітників одночасно, а доступ до документа здійснюється протягом декількох секунд відповідно до правами співробітника. З цього можна зробити висновок, що використання електронних сховищ документів дозволяє підвищити оперативність виконання завдань і посадових обов'язків.
Створювати такі електронні сховища документів краще тільки в тих організаціях, в яких не експлуатуються системи автоматизації документаційного забезпечення управління, а їх впровадження не планується. У своїй більшості системи, що автоматизують ДОУ, дозволяють при реєстрації документа зберігати файл з його образом в спеціальному сховищі.
45. Основні вимоги нормативних документів, що регламентують даний етап документообігу. Відповідальність за збереження документів.
46. Основні етапи передачі документів до архіву або на знищення: підготовчий (обгрунтування вибору способу збереження або знищення шляхом проведення експертизи цінності документів), основний (підготовка справ для передачі в архів), завершальний (передача в архів або знищення).
. Який же порядок передачі документів до архіву на зберігання?
Передачі в архів підлягають справи як постійного, так і тимчасового (понад 10 років) зберігання, а також справи з особового складу.
Передача документації здійснюється без врахування відповідним описам. Справи довготривалого і постійного зберігання передаються в архів, як тільки пройшов 1 рік після закінчення їх використання в діловодстві.
Але дотриматися всіх формальностей - це тільки «півбіди». Складність ось в чому - порядок передачі документів до архіву на зберігання говорить: попередньо кожна папір повинна пройти повну архівну обробку. А це - ряд трудомістких етапів і ціле коло формальних дій.
Так, спершу обчислюють термін незадействованності документів в діловодстві, систематизують їх за змістом, переплітають справу, нумерують листи, а в деяких випадках - складають так званий «лист-засвідчувач» справи.
Наступний етап підготовки передачі документів до архіву на зберігання - проведення експертизи їх цінності.
Далі складається опис документів, що підлягають передачі в архів на зберігання.
При цьому на всіх примірниках опису робиться відмітка про їх наявність та фактичну кількість. Потім перевіряється відповідність кількості справ, включених в опис, кількості справ, зазначених у номенклатурі організації.
Завершальним і найголовнішим етапом є саме архівування паперів.
Передача і прийом документів до архіву на зберігання фіксуються в декількох примірниках опису. І лише після цього можна вказати відповідальну особу і проставити дату передачі справ в архів.
І це лише коротко. А скільки непередбачених труднощів можуть порушити порядок передачі документів до архіву на зберігання.
Як бачимо, підготовка паперів до архівування - справа довга і трудомісткий, що вимагає бездоганного дотримання норм.
Етапи підготовки документів складаються в один трудомісткий і кропіткий процес.
А сам порядок передачі документів до архіву на зберігання - правила, від яких неможливо «відмахнутися». І тим більше - проігнорувати або відкласти «на потім».
Будь-яка перевірка швидко виявить найменший безлад в архіві компанії, що загрожує підприємцю серйозними проблемами.
До того ж, при підготовці до передачі документів до архіву на зберігання дуже часто відбуваються серйозні методичні та практичні помилки.
Генерація сторінки за: 0.008 сек.