Збори, наради і публічні виступи
Часто на роботі багато хто стикається з тим, що потрібно провести робочу нараду. Що робити, з чого почати? Ці та інші питання задають собі багато співробітників, не знаючи, як правильно провести ділову нараду. Найчастіше виробничі зборів чи наради організовують з ініціативи керівника, але іноді їх право скликати і рядові співробітники.
Практично всі наради або зборів схожі одне на інше. Існують кілька універсальних правил, за якими можна провести майже будь-які збори або нарада. По-перше, завчасно підготуйте порядку денного і намагайтеся неухильно її дотримуватися. По-друге, заздалегідь повідомте всіх учасників наради із зазначенням причини його скликання. По-третє, призначте час початку і закінчення наради. Під час самого наради обов'язково дотримуйтеся тимчасових рамок, які були обумовлені заздалегідь. По-четверте, протягом наради стежте за тим, щоб кожен виступаючий мав можливість нормально висловити свою точку зору, щоб його ніхто не перебивав. По-п'яте, якщо ви виступаєте організатором наради, то прибути на цей захід повинні вчасно. А ось якщо хтось із запрошених спізнюється, то це не означає, що всі інші повинні чекати його.
Якщо ви хочете, щоб нарада пройшла «в теплій дружній обстановці», постарайтеся правильно підібрати диспутантів. Це не угодні керівництву особи, а досить спокійні витримані люди, здатні адекватно реагувати на протилежні точки зору. В іншому випадку нараду здатне перетворитися в поле бою.
Крім цих нескладних правил, бажано організувати харчування для учасників наради або зборів. Особливо це стосується тих випадків, коли воно обіцяє затягнутися на довгий час. Такі заходи можна ненадовго перервати, щоб дати можливість його учасникам трохи відпочити і випити чашку чаю або кави.
Говорячи про публічних виступах, слід зазначити, що будь-якому оратору, який виступає на людях, необхідно завжди пам'ятати одне важливе правило: говорити треба коротко і по суті. Особливо це відноситься до людини, обов'язком якого є представити оратора зібралася публіці. Адже люди прийшли послухати саме його (або її) і затягувати уявлення просто неввічливо. Представивши виступаючого, займіть своє місце і спокійно дочекайтеся кінця промови. Після чого встаньте, потисніть оратору руку і подякуйте йому (її) за виступ.
Якщо ж вам самим доведеться виступити на зборах з промовою, то пам'ятайте, що запорука вашого успіху - це ретельна підготовка до виступу, а також попередня репетиція.
Розлогу промову, як правило, заздалегідь записують на папір і зачитують під час виступу. Якщо ж в цьому немає гострої необхідності, не варто писати всю мова повністю. Коли текст читають по папері, це позбавляє оратора можливості безпосередньо спілкуватися з публікою, взаємодії з залом. Тому запишіть лише тези промови і цитати, щоб в точності відтворити їх.
Намагайтеся, щоб ваша мова була цікавою, насиченою і ненудної. Слухачі швидко втомляться, якщо ви будете монотонно бубоніти записані заздалегідь фрази. Рекомендується також урізноманітнити мова жартами - це змушує публіку бути весь час в тонусі і уважно слухати вас. Але якщо ви не є досвідченим оратором, багаторазово перевірити своє мистецтво на публіці, краще не ризикувати і не жартувати зовсім, ніж робити це невдало.
Для того щоб заволодіти увагою аудиторії, додайте в мова кілька дотепних зауважень, але стежте за тим, щоб вони не здалися публіці несмачними або безглуздими. Ось кілька порад, які стануть в нагоді всім, хто має намір вперше виступити на публіці з промовою:
говорите добре поставленим голосом і не дуже голосно;
до початку виступу встановіть мікрофон на необхідній відстані, щоб ваш голос був добре чутний останнім рядах, а в динаміках водночас не лунало пронизливого вереску або жахливих хрипів через неправильну настройки і установки мікрофона;
не відступайте від теми виступу, занадто довгі ліричні вставки швидко втомлять публіку, і вона втратить інтерес до вас;
зверніть увагу на жестикуляцію: якщо виступ відбувається за кафедрою, то краще триматися руками за її бічні краї, нічого не вертіти в руках, навіть якщо ви відчуваєте крайнє хвилювання, не варто також надмірно жестикулювати;
не беріть в руки мікрофон, звук від ваших пальців зі страшною силою рознесеться по всьому залу;
якщо під час виступу ви відчуєте потребу чхнути або прокашлятися - нічого страшного, так і зробіть, принісши вибачення публіці.
Якщо, коли вони присутні на нараді або на зборах, ви несподівано отримали запрошення виступити перед присутніми, що не відговорюватися фразами типу: «Я не звик виступати перед аудиторією» або «Спочатку потрібно було запитати у мене, чи хочу я виступити. Я не люблю говорити зі сцени ».
У процесі доповіді або після нього слухачі часто задають питання по темі. Трапляється, що звучать найнесподіваніші і ви губитеся, не знаючи, що на них відповісти. Підтримати діалог зі слухачами і успішно впоратися з відповідями вам допоможуть декілька нескладних правил.
Насамперед запропонуйте слухачам ставити вам питання тільки тоді, коли ви самі будете до цього готові. Зазвичай це відбувається після виступу. Питання, задані під час вашої доповіді, можуть збити вас з думки. Попросіть слухачів, ставлячи питання, підніматися з місця, представлятися і називати свою посаду. Після чого голосно і чітко повторіть заданий вам питання - це допоможе вам зосередитися і підготувати відповідь.
Трапляється, що слухачі, задаючи питання, пускаються в розлогі міркування, поступово відходячи від його теми. В такому випадку ви повинні ввічливо перебити мовця і запитати: «Вибачте, так в чому полягає ваше запитання?»
Іноді можуть прозвучати такі питання, знайти відповіді на які без підготовки буває важко. У таких випадках слід визнати факт, що ви не готові зараз же відповісти на поставлене запитання, але якщо слухач дасть вам трохи часу, після наради ви в змозі все обговорити.
Питання бувають не тільки скрутними, а й провокаційними. Якщо хтось із присутніх на нараді виникає подібне питання, краще залиште його без відповіді, зазначивши при цьому, що нарада - не місце для конфронтації і з'ясування відносин.
Можна використовувати і інший варіант. Відкласти обговорення спірних моментів, запропонувавши зустрітися після наради і все обговорити. Іноді вдаються до ще однієї хитрості. Можна вимовити фразу типу: «Я бачу, що моє висловлювання на цю тему викликало у вас неоднозначну реакцію. У зв'язку з цим дозвольте, я більш детально зупинюсь на цій проблемі ».
Буває, що хтось закидає виступає питаннями, не даючи іншим присутнім задати свої. У цій ситуації ввічливо попросіть активного слухача дати можливість висловитися іншим. А надто завзятому призначте додаткову зустріч, щоб детально і спокійно обговорити всі виниклі у нього питання.
На завершення зборів оголосіть про те, що воно закінчено. Якщо на заході присутні і власник компанії, і її керівник, то ця місія покладається на кого-то з них. Якщо ж запрошені тільки рядові співробітники для обговорення поточних робочих питань, то завершує нараду той, хто його скликав.
Закривають нараду, як правило, словами: «Хочу підвести підсумки сьогоднішньої наради. Ми обговорили наступні питання ... »або« У результаті наради ми прийшли до висновку, що подальша стратегія наших дій буде така ... »Потім повторюють прийняте рішення або досягнуту угоду, нагадують особам, відповідальним за виконання тих чи інших доручень, що їм необхідно зробити, а також дякують усім присутнім і тих, хто допомагав в організації заходу.
Іноді під час зборів або наради роблять письмові нотатки або аудіозаписи, які в подальшому будуть використовуватися для складання звіту про проведений захід. Його копії пізніше передають кожному з учасників.
Поділіться на сторінці