Ринок спеціальної літератури в даний час величезний. Тому сучасне підприємство не відчуває дефіциту інформації. Більшою мірою це стосується організацій торгівлі та громадського харчування. За даним профілем випускається велика кількість різноманітних періодичних видань, книг, брошур і т.д.
Як відобразити в обліку витрати підприємства на придбання ділової літератури? Чи можна прийняти ці витрати до податкового обліку? Ці та інші питання розглядаються в цій статті.
Згідно з пунктом 4 ПБУ 6/01 однією з умов прийняття активів до обліку в якості основних засобів є термін їх корисного використання - він повинен перевищувати 12 місяців. Книги, брошури і т.п. видання задовольняють цій умові. Чого не скажеш про деяких видах періодичної літератури, зокрема, про літературу бухгалтерської. У зв'язку з постійними змінами в законодавстві використання газет і журналів бухгалтерської тематики більш одного року не представляється доцільним. Тому організація може прийняти рішення про облік періодичної літератури в складі оборотних активів. Щоб уникнути суперечок з податковими органами таке рішення необхідно зафіксувати в обліковій політиці для цілей бухгалтерського обліку.
Бухгалтерський і податковий облік ділової літератури організується в залежності від способу її придбання і напрямків використання.
Облік періодичних видань
Література, яку купують за передплатою, враховується організацією в складі оборотних активів. Багато фахівців вважають, що отримуються за передплатою видання слід оприбутковувати на рахунок 10 «Матеріали», субрахунок 9 «Інвентар і господарські речі». На нашу думку, не буде помилкою списання вартості такої літератури безпосередньо на рахунки обліку витрат.
Придбання літератури за передплатою здійснюється на підставі договору, укладеного з розповсюджувачем друкованих видань, в якості якого можуть виступати редакція або видавець, що виконують функції по розповсюдженню періодичних друкованих видань, інша організація або індивідуальний підприємець, які виконують функції з розповсюдження зазначених видань на підставі договору з редакцією, видавцем або на інших законних підставах.
Порядок відображення в бухгалтерському обліку витрат, пов'язаних з підпискою на періодичні видання, спеціальним чином в нормативних документах не врегульовано. Тому у бухгалтерів часто виникають сумніви з приводу кваліфікації таких витрат. Одні вважають, що ці витрати слід включати до складу витрат майбутніх періодів, інші - що їх слід враховувати в якості авансів виданих.
На нашу думку, оплата підписки являє собою не що інше як передоплату за ще не отриману продукцію - періодичні видання. Це твердження засноване на нормах ПБО 10/99, що встановлює правила формування в бухгалтерському обліку інформації про витрати організацій.
Відповідно до пункту 3 ПБО 10/99 вибуття активів в порядку попередньої оплати матеріально-виробничих запасів та інших цінностей, робіт, послуг, у вигляді авансів, задатку в рахунок оплати матеріально-виробничих запасів та інших цінностей, робіт, послуг, витратами не визнається .
Оскільки витрати на оплату підписки не можуть бути визнані витратами для цілей бухгалтерського обліку, вони не можуть бути враховані і в складі витрат майбутніх періодів, а, отже, повинні бути відображені в обліку як аванси видані.
Облік виданих авансів і попередньої оплати здійснюється відповідно до Плану рахунків відокремлено на рахунку 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»:
дебет рахунку 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» кредит рахунку 51 «Розрахункові рахунки» - на суму грошових коштів, перерахованих в рахунок оплати підписки на періодичні видання.
У міру надходження періодичних видань та документів розповсюджувача витрати на їх придбання будуть визнаватися в бухгалтерському обліку організації торгівлі:
дебет рахунку 44 «Витрати на продаж» кредит рахунку 60 на суму вартості які поступили в звітному періоді періодичних видань;
дебет рахунку 19 «Податок на додану вартість по придбаних цінностей» кредит рахунку 60 на суму ПДВ;
дебет рахунку 68 «Розрахунки по податках і зборах» кредит рахунку 19- на суму ПДВ, пред'явленого до відрахування.
Однак з податковими органами можна посперечатися. І підстави для цього є.
Статтею 188 ТК РФ передбачено виплату працівникові компенсації при використанні ним за згодою або з відома роботодавця та в його інтересах особистого майна працівника. При цьому встановлено, що розмір відшкодування витрат визначається угодою сторін трудового договору, вираженим в письмовій формі.
Облік книг, брошур та ін. Видань
Книги, брошури і т.п. видання, придбані організацією у виробників (в видавництвах), в оптових і роздрібних торгових підприємствах, враховуються організацією у складі основних засобів.
Придбання ділової літератури за безготівковим розрахунком (в видавництвах, у оптових розповсюджувачів) відображається у бухгалтерському обліку таким чином:
дебет рахунку 08 «Вкладення у необоротні активи» кредит рахунку 60 на суму вартості літератури, придбаної у постачальника;
дебет рахунку 19 кредит рахунку 60-на суму ПДВ, виділену в рахунку-фактурі постачальника;
дебет рахунку 01 «Основні засоби» кредит рахунку 08- на суму первісної вартості придбаних видань.
Після оплати придбаних і прийнятих до обліку видань сума ПДВ, сплачена постачальнику, підлягає відрахуванню (підпункт 1 пункту 2 статті 171 і пункт 1 статті 172 НК РФ):
дебет рахунку 60 кредит рахунку 51- на суму грошових коштів, перерахованих в рахунок оплати придбаної літератури;
дебет рахунку 68 кредит рахунку 19- на суму ПДВ, що підлягає відрахуванню.
Придбання ділової літератури в організаціях роздрібної торгівлі здійснюється через підзвітних осіб організації. При організації розрахунків з підзвітною особою необхідно мати на увазі наступне.
Облік розрахунків з працівниками за сумами, виданими їм під звіт на адміністративно-господарські і операційні витрати, здійснюється на рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами».
При видачі коштів працівнику для придбання ділової літератури в обліку оформляється запис:
дебет рахунку 71 кредит рахунку 50 «Каса» - на суму грошових коштів, виданих для придбання ділової літератури.
Згідно з пунктом 11 Порядку ведення касових операцій працівник, який отримав готівку під звіт, зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані, пред'явити в бухгалтерію підприємства звіт про витрачені суми і зробити остаточний розрахунок по них.
Перевірений бухгалтером авансовий звіт затверджується керівником або уповноваженим на це особою і приймається до врахування.
Прийняття до обліку витрат на придбання ділової літератури через підзвітні особи відіб'ється проводкою:
дебет рахунку 08 кредит рахунку 71.
При придбанні ділової літератури підзвітна особа, як правило, виступає як фізична особа. Організація-роботодавець в даному випадку ніде не фігурує. Придбання підзвітною особою літератури здійснюється за допомогою укладення договору роздрібної купівлі-продажу.
Відповідно до пункту 2 статті 492 ГК РФ договір роздрібної купівлі-продажу є публічним договором, тобто договором, укладеним комерційною організацією і встановлює її обов'язки з продажу товарів, виконання робіт або надання послуг, що така організація за характером своєї діяльності повинна здійснювати стосовно кожного, хто до неї звернеться.
Згідно зі статтею 493 ЦК РФ договір роздрібної купівлі-продажу вважається укладеним у належній формі з моменту видачі продавцем покупцеві касового або товарного чека або іншого документа, що підтверджує оплату товару.
Відповідно до пункту 6 статті 168 НК РФ при реалізації товарів (робіт, послуг) населенню за роздрібними цінами (тарифами) відповідна сума податку на додану вартість включається в зазначені ціни (тарифи). При цьому на ярликах товарів і цінниках, що виставляються продавцями, а також на чеках та інших видавали покупцю документах, сума податку не виділяється.
Таким чином, в цьому випадку запис дебет рахунку 08 кредит рахунку 71 буде зроблена на всю вартість покупки (включаючи ПДВ).
Згідно з пунктом 7 статті 168 НК РФ при реалізації товарів за готівковий розрахунок організаціями (підприємствами) і індивідуальними підприємцями роздрібної торгівлі, а також іншими організаціями, індивідуальними підприємцями, які виконують роботи і надають платні послуги безпосередньо населенню, вимоги щодо оформлення розрахункових документів і виставлення рахунків-фактур вважаються виконаними, якщо продавець видав покупателюкассовий чек або інший документ встановленої форми. Тобто невидача продавцем підзвітній особі рахунки-фактури відповідає чинному законодавству.
Однак оскільки відповідно до статті 172 НК РФ в загальному випадку одним з основних умов пред'явлення до відрахування сплаченого у складі ціни товару податку на додану вартість є наявність виставленого продавцем рахунку-фактури, при придбанні товарів в описаному випадку права на відрахування податку не виникає.
Якщо підзвітна особа заявило про себе як про представника організації, тобто пред'явило довіреність. рахунок-фактура буде виписаний.
Придбання ділової літератури відіб'ється в цьому випадку проводками:
дебет рахунку 08 кредит рахунку 71- на суму вартості літератури (без ПДВ);
дебет рахунку 19 кредит рахунку 71- на суму ПДВ;
дебет рахунку 68 кредит рахунку 19- на суму ПДВ, що підлягає відрахуванню.
дебет рахунку 50 кредит рахунку 71- на суму невитрачених коштів, повернутих в касу організації.
Перевитрата за авансовим звітом видається підзвітній особі за видатковим касовим ордером:
дебет рахунку 71 кредит рахунку 50 на суму грошових коштів, виданих підзвітній особі.
дебет рахунку 44 кредит рахунку 01- на суму вартості видань, призначених для використання в торговельній діяльності, управлінні і т.д.
Податковий облік витрат на придбання літератури
Книги, брошури і т.п. видання не включаються до складу майна, що амортизується для цілей оподаткування. Справа в тому, що згідно з пунктом 1 статті 256 НК РФ амортизируемим майном визнається майно зі строком корисного використання понад 12 місяців і первісною вартістю більше 10 000 руб. Однак навіть якщо припустити, що вартість придбаних видань перевищує 10 000 руб. таке майно не підлягатиме амортизації за підпунктом 6 пункту 2 статті 256 НК РФ, згідно з яким не підлягають амортизації придбані видання (книги, брошури та інші подібні об'єкти). При цьому вартість придбаних видань та інших подібних об'єктів включається до складу інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією, в повній сумі в момент придбання зазначених об'єктів.
Придбання літератури невиробничого характеру
Часто керівники організацій дають вказівки бухгалтеру поряд з бухгалтерської та іншої спеціальної літературою та передплатити видання, що не мають відношення до діяльності організації.
Слід мати на увазі, що для цілей оподаткування витрати на такого роду літературу не приймаються: згідно з пунктом 29 статті 270 НК РФ при визначенні податкової бази по податку на прибуток не враховуються витрати на оплату підписки, яка не належить до підписки на нормативно-технічну та іншу використовувану в виробничих цілях літературу.
У бухгалтерському обліку витрати на придбання літератури, яка не має стосунку до процесів виробництва і управління, приймаються до бухгалтерського обліку в складі інших витрат:
дебет рахунку 91 «Інші доходи і витрати», субрахунок 2 «Інші витрати» кредит рахунку 60 (71).
Податок на додану вартість, сплачений при придбанні літератури невиробничого характеру, враховується в тому ж порядку, що і її вартість: в бухгалтерському обліку відноситься на рахунок 91. для цілей оподаткування не приймається.