Журнал обліку довідок і копій документів
Копія трудової книжки або виписки з неї видаються працівникові за його письмовою заявою не пізніше 3 днів з дня подачі цієї заяви # 40; ст. 62 ТК РФ # 41 ;.
Копія документа - документ, повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх, що не має юридичної сили.
ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення"
Для додання копії юридичної сили її необхідно завірити. Завірена копія документа - це копія, на якій відповідно до встановленого порядку проставлені необхідні реквізити, що надають їй юридичну силу.
заверительную напис «Вірно»;
посада особи, яка засвідчує копію;
особистий підпис;
розшифрування підпису # 40; ініціали, прізвище # 41 ;; дату засвідчення.
У зв'язку з тим, що копія трудової книжки або витяг з неї видаються працівникові на руки, відмітка про завірення копії доповнюється відбитком печатки організації або кадрової служби. Якщо копія трудової книжки або витяг з неї розташовуються на декількох сторінках, то відмітка про завірення копії при необхідності може поміщатися в кінці кожної сторінки.
Видавати працівникові завірену копію трудової книжки або витяг з неї мають право роботодавець або спеціально уповноважена ним особа, яку наказом # 40; розпорядженням роботодавця # 41; призначено відповідальним за ведення, зберігання, облік і видачу трудових книжок.
Реєстрація - це запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або одержання.
# 40; ГОСТ Р 51141-98 # 41;
Реєстрація - підтвердження факту створення або отримання документа в певний час # 40; день # 41; шляхом внесення його в реєстраційну форму з присвоєнням номера та записом основних даних про документі. Як випливає з визначення, реєстрація передусім надає юридичну силу документом, тому що фіксує факт його створення або отримання. Поки документ не зареєстрований, не отримав свого номера, він не оформлений і як би ще не існує.
Зверніть увагу, що відповідно до п. "Ж" ст. 358 Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затв. Росархивом 06.10.00, для Журналів обліку довідок і копій документів встановлено термін зберігання 3 роки # 40; з дати закриття журналу # 41 ;.
Графи для заповнення
ВАЖЛИВО: Журнал обліку довідок і копій документів НЕ прошнурований, а лише підготовлений для шнурівки: журнал має наскрізні отвори і напис-засвідчувач на останній сторінці журналу. Всі сторінки журналу пронумеровані.