Подивитися зразок бланка подивитися зразок бланка Завантажити бланк Завантажити бланк
Журнал обліку печаток і штампів - це журнал, в якому ведеться облік надходження, видачі, повернення та знищення печаток і штампів організації з проставленням їх відбитків. Знаходиться у працівника, відповідального за облік і збереження печаток і штампів, призначеного наказом керівника організації.
Журнал обліку печаток і штампів ведеться за правилами ведення документів суворої звітності і зберігається в вогнетривкій шафі (сейфі). Листи журналу нумеруються, журнал прошнуровується, скріплюється печаткою та підписом керівника організації.
Затвердженої законом форми Журналу обліку печаток і штампів немає, організація має право розробити її самостійно в довільній формі і визначити які графи включити в журнал.
Важливо знати! Виготовлення, облік, заміну, зберігання, передачу і знищення печаток і штампів забезпечує особа, призначена наказом (розпорядженням) керівника організації. У разі його звільнення наказ перевидається.
Відповідальність за використання і зберігання печаток та штампів, після видачі їх структурним підрозділам, покладається наказом (розпорядженням) керівника на працівників, які отримали такі печатки і штампи. Хто в організаціях повинен відповідати за облік печаток і штампів, не регламентований жодними нормативними правовими актами. У кожній організації це питання вирішують по-різному, в залежності від її особливостей і розуміння важливості цієї роботи.
Видача печаток і штампів здійснюється під розписку в журналі працівникам, персонально відповідальним за їх використання Заміна та придбання печаток (штампів) виробляються на підставі наказу (розпорядження) керівника за поданням керівників структурних підрозділів організації.
Для виготовлення печаток і штампів оформляється замовлення в фірму, що виготовляє печатки та штампи. Цю інформацію також заносять в журнал.
Печатки та штампи числяться за що отримав їх особою до їх передачі (здачі) або заміни (знищення). Друку (штампи), що підлягають заміні, знищуються.
Знищення печаток і штампів
Знищення печаток і штампів проводиться комісією. яка створюється наказом керівника організації. Спосіб знищення визначається комісією. Знищення печаток і штампів передбачає повне руйнування їх друкує поверхні і форми, що не допускає можливості відновлення і подальшого використання. Вироби з каучуку, гуми, полімерів розрізаються на дрібні частини або спалюються, з металу - обпилюються двома перехресними лініями.
Про знищення печаток і штампів складається акт. який затверджується керівником. Відмітка про знищення печаток (штампів) робиться в графі 10, з проставленням номера і дати акта.
В акті повинні бути вказані:
- час і місце знищення;
- склад комісії;
- підставу знищення печаток і штампів;
- найменування і відбитки знищених печаток і штампів;
- спосіб знищення;
- висновок комісії щодо приведення друку (штампа) в стан, який виключає можливість її відновлення і подальшого використання;
- підписи членів комісії.
Акти зберігаються разом з журналом обліку.