Давайте розглянемо докладніше:
- обов'язково є ведення журналу обліку відряджень;
- внесення інформації до журналу обліку відряджень;
- зразки журналів обліку відряджень.
Чи є обов'язковим ведення журналу обліку відряджень
Однак, багато компаній зберегли такі журнали добровільно. Таке право, як і раніше є у всіх роботодавців, і в деяких випадках облік відряджень може допомогти. Для чого може стати в нагоді журнал обліку робочих поїздок? Він може бути непрямим доказом у вирішенні спірних питань:
- У податковій сфері, якщо потрібно підтвердити витрати на відрядження співробітників
- При розрахунках з співробітниками, а також між філіями і головним підрозділом компанії, якщо потрібно перевірити обгрунтованість витрат
- У роботі з фірмами-партнерами, замовниками та підрядниками: для підтвердження витрат на виконання тієї чи іншої роботи, перевірки присутності співробітника в місці, куди він поїхав у відрядження
Вся ця інформація міститься і в інших документах. Терміни і місце відряджень вказуються в наказах, підтвердити їх можуть проїзні документи і чеки з готелів. Але журнал обліку відряджень дозволяє узагальнити ці дані. При необхідності можна буде швидко зробити вибірку даних по конкретним співробітникам, обраному періоду або по компанії-партнеру.
Внесення інформації до журналу обліку відряджень
- Прізвище, ім'я та по батькові співробітника
- Номер і дату видачі посвідчення про відрядження
- Місце відрядження (назва організації та населений пункт, де вона знаходиться)
- Підрозділ і посаду співробітника, направленого у відрядження
- Номер і дату наказу про відрядження
- Дати від'їзду та повернення
- Дату подання звіту про відрядження
- Додаткову інформацію в графі «Примітка»
Нагадаємо, такі журнали можна вести як для обліку відряджень своїх співробітників, так і для обліку прибулих відряджених з інших організацій.
Читайте по темі в електронному журналі
Зразки журналів обліку відряджень
У формі журналу, встановленої в Постановою № 739н, було передбачено 11 стовпців для внесення різних даних. Далі представлені зразки журналів обліку відряджень.
Зберігати такі журнали потрібно було протягом п'яти років. Зараз терміни зберігання залишаються на розсуд керівництва організації в зв'язку зі скасуванням обов'язкового ведення журналів. Заповнювати журнали зручніше співробітникам відділу кадрів, відповідальним за оформлення робочих поїздок.
вкладені файли
- Журнал обліку працівників, які прибули в організацію, в яку вони відряджені (зразок) .doc
- Журнал обліку працівників, які вибувають у відрядження (зразок) .doc
Доступно тільки передплатникам
- Журнал обліку працівників, які прибули в організацію, в яку вони відряджені (бланк) .doc
- Журнал обліку працівників, які вибувають у відрядження (бланк) .doc
Анонси майбутніх номерів