Рахунок - фактура - це документ, з яким більшість підприємств і організацій стикається кожен день. Основні операції фірми, такі як покупка товару, оплата за послуги, виставляння суми до оплати замовнику, оформляються рахунками-фактурами. Законодавство передбачає, що кожен рахунок - фактура повинен бути зареєстрований в журналі. Як виглядає журнал реєстрації рахунків - фактур, хто повинен його заповнювати, який порядок засвідчення журналу - про це та багато іншого ми розповімо сьогодні в нашій статті.
Журнал реєстрації рахунків-фактур: загальна інформація
Для відображення інформації про рахунках-фактурах, з якими працює організація, створена журнал реєстрації рахунків-фактур. В даному елементі документообігу необхідно реєструвати як рахунки, отримані фірмою від постачальників і виконавців, так і виставлені безпосередньо організацією за реалізовані товари і / або надані послуги. Зобов'язання щодо заповнення журналу прийняті на законодавчому рівні Постановою Уряду РФ №1137 від 26.12.11.
Хто зобов'язаний реєструвати рахунки в журналі?
- Ви є посередником і дієте від свого імені, але в інтересах замовника згідно з договором. Наприклад, Ви є однією зі сторін у договорі комісії або агентській угоді (комісіонер або агент);
- Ваша діяльність пов'язана з послугами перевезення, а саме, Ви надаєте експедиційні послуги із залученням третіх осіб, але самі безпосередньо дані послуги не надаєте;
- Ви організовуєте будівництво об'єктів нерухомості на власній земельній ділянці (виступаєте забудовником). Роботи по будівництву здійснюються не самостійно, а з залученням підрядників.
Обов'язки з реєстрації розрахункових документів мають як юридичні особи, так і ВП. Вносити інформацію в журнал також повинні підприємці та організації незалежно від обраної системи оподаткування.
ТОВ «СкладПром» закуповує для АТ «овочевої бази №1» овочі та фрукти для подальшої реалізації. Правовідносини між «СкладПромом» і «овочевої бази №1» оформлені комісійним угодою, згідно якого «СкладПром» виступає комісіонером.
«СкладПром» вносить інформацію про рахунках-фактурах в журнал і подає її фіскальну службу щоквартально. «Овочевої бази №1» не має зобов'язань щодо заповнення даного документа, тому журнал реєстрації не веде.
Окремо варто поговорити про організації, які реалізують товари в роздріб і виступають комісіонерами в посередницьких угодах. Чи повинні такі фірми заповнювати журнал? Фіскальна служба дала чіткі роз'яснення щодо цього питання: так як при продажу роздрібні магазини видають клієнтам касові або товарні чеки, а не рахунки-фактури, реєструвати в журналі документи не потрібно. Крім того, пересічний покупець не пред'являє ПДВ до відрахування, тому ИНФС недоцільно контролювати суми ПДВ при реалізації.
ТОВ «Школяр» має власну мережу магазинів, в якій в роздріб реалізуються канцелярське приладдя. Серед асортименту магазина представлені олівці, які «Школяр» реалізує на підставі комісійного договору з АТ «Графіт». Покупки в магазинах оформляються касовими чеками.
Виходячи з характеру діяльності, можна зробити висновок, що «Школяр» і «Графіт» звільнені від обов'язку заповнення журналу рахунків-фактур. «Школяр» не заповнює журнал в зв'язку з тим, що реалізація товару проводиться без рахунків-фактур. «Графіт» звільнений від внесення інформації в журнал в зв'язку з тим, що в посередницькій договорі він виступає комітентом, а не комісіонером.
Які рахунки підлягають реєстрації?
- Інформацію про рахунках-фактурах, які Ви як посередник (агент) виставляєте покупцям і замовникам;
- Дані про рахунки, які виставлені покупцями товару, раніше реалізованого Вами як посередником;
- Інформацію про рахунки, які Ви як комісіонер отримуєте від продавців товарів (виконавців послуг);
- Дані про рахунки, виставлених Вами (посередником) замовникам по придбаних товарах (послугами).
Деякі організація вносять в журнал дані тільки про вихідні рахунках. Наприклад, якщо кредитно-фінансова організація або страхова компанія виступає комісіонерів в посередницькій угоді, то вона не зобов'язана враховувати вхідні рахунки. Також не заповнюють 2 частина журналу (вхідні рахунки) ті господарюючі суб'єкти, які не є платниками ПДВ.
Оформлення журналу рахунків-фактур
Якщо Ви заповнюєте журнал рахунків-фактур, то він повинен бути оформлений за формою і в порядку, затвердженому законодавчо. Бланк журналу розділений на два основні розділи (вхідні та вихідні рахунки), інформація в ньому заповнюється відповідно до цих розділами. Форма документа містить наступну основну інформацію:
- дані про Вас як про платника податків (найменування фірми або ПІБ ІП, ІПН, код КПП);
- період, за який подається журнал (номер кварталу, рік);
- інформація про рахунок-фактуру: дата, номер, покупець / продавець, сума з виділеним ПДВ, код операції згідно з класифікатором, код валюти;
- якщо рахунок є коректувальних, то це відбивається в окремій графі (вказується сума коригування);
- підпис посадової особи (керівник організації або інше уповноважена особа, ІП).
Всі рахунки-фактури необхідно реєструвати в хронологічному порядку.
Для журналу рахунків-фактур передбачено два формати - електронний і паперовий. У зв'язку з тим, що щоквартально до органів ФНС Ви зобов'язані подавати журнал в електронному вигляді, саме так доцільно його і вести. Якщо у Вас невелика організація або ІП і Ви ведете журнал на папері, Ви можете продовжувати це робити, але дані про рахунках-фактурах все одно потрібно переносити в електронну форму для подальшої передачі в ФНС по телекомунікаційних каналах зв'язку.
Порядок заповнення форми
Як бачимо, існує загальний механізм заповнення журналу рахунків-фактур. Але порядок внесення інформації відрізняється в залежності від характеру діяльності.
У таблиці нижче представлена узагальнена інформація про порядок внесення інформації в журнал в тому випадку, якщо Ви виступаєте комісіонером в посередницькій договорі.
Характер діяльності за договором
Що потрібно вносити в 1 розділ
Що потрібно вносити в 2 розділ
Купуємо товари (роботи, послуги) для замовника від свого імені
У журнал вносимо інформацію по рахунках, які виставляємо замовнику по купленим товарам, а також за рахунками в рамках «зворотної реалізації» (повернення товарів продавцю в разі відмови замовника)
Відображаємо дані по рахунках, отриманими від продавця (виконавця), як в рахунок відвантаженої продукції, так і в рахунок майбутніх поставок (рахунки на аванс). Також вносимо інформацію про рахунки, отриманих від замовника в рамках «зворотної реалізації»
Реалізуємо товари (роботи, послуги) для замовника від свого імені
Відображаємо дані по рахунках, виписаних покупцям (закупникам), як в рахунок відвантаженої продукції, так і в рахунок майбутніх поставок (рахунки на аванс). Також вносимо інформацію про рахунки, виданих замовнику на оплату (в тому числі передоплату) і в рамках «зворотної реалізації»
У журнал вносимо інформацію по рахунках, отриманими від замовника:
· По реалізованим товарами (послугами, роботка);
· В рахунок оплати і авансу.
Також заповнюємо дані про вхідні рахунках від покупця в рамках «зворотної реалізації»
Специфіка ведення журналу забудовниками і експедиторами
Якщо Ви надаєте експедиційні послуги або є забудовником об'єктів нерухомості, то порядок заповнення журналу для Вас має свої особливості. Що потрібно заповнювати в журналі забудовнику і експедитору - дивіться в таблиці нижче.
Характер діяльності за договором
Що потрібно вносити в 1 розділ
Що потрібно вносити в 2 розділ
Господарюючий суб'єкт, який надає експедиційні послуги від свого імені
У журнал вносимо інформацію по рахунках, які виставляємо відправника вантажів, за умови придбання ним послуг у третіх осіб
Відображаємо дані по рахунках, отриманими від третіх осіб:
· По послугах вантажовідправників;
· На суму авансу в рахунок майбутнього надання послуг.
Забудовник об'єктів нерухомості, що діє від свого імені
Відображаємо дані по рахунках, виставленим інвестору по роботах, які були виконані підрядниками (іншими третіми особами)
У журнал вносимо інформацію по рахунках, отриманими від третіх осіб:
· По послугах підрядників;
· На суму авансу в рахунок майбутнього надання послуг.
Засвідчення і здача журналу рахунків-фактур в ИФНС
За підсумками звітного кварталу заповнений журнал повинен бути завірений підписом керівника чи іншої особи, уповноваженої на підписання подібних документів згідно з довіреністю. Якщо Ви зареєстровані як ІП, то журнал Ви підписуєте власноруч, а також вносите інформацію про реквізити реєстрації ВП. Якщо документ складено в електронному вигляді, то підпис на нього накладається також в електронному форматі (у вигляді ЕЦП).
Після підписання журналу і запевнення його печаткою, документ необхідно передати в ФНС за допомогою телекомунікаційного зв'язку через спецоператора.
Питання - відповідь по темі рахунків-фактур
Питання. ТОВ «Маркер» виступає посередником за договором з АТ «Фаза»: «Маркер» від свого імені закуповує для «Фази» електроматеріали. Щомісяця «Фаза» перераховує «Маркер» винагороду згідно з договором. Чи потрібно «Маркер» реєструвати в журналі рахунку на суму виставленого винагороди?
Відповідь. Ні, ці рахунки реєструвати не потрібно. Роз'яснення щодо даного питання дано в листі Мінфіну.
Питання. ТОВ «Слава» надає агентські послуги в рамках укладених договорів. «Славою» не був заповнений журнал рахунків-фактур, також організація не отруїла електронну форму документа за 3 квартал в установлений термін (до 20.10.16). Журнал був відправлений 29.10.16. Яка відповідальність передбачена для ТОВ «Слава» в даному випадку?
Відповідь. За порушення термінів подачі журналу «Слава» сплатить штраф в розмірі 10.000 руб.
Питання. ІП Сергєєв отримав від постачальника виправлений (коригувальний) рахунок-фактуру. В якій графі необхідно відобразити інформацію по рахунку?
Відповідь: Для коригуючих рахунків в журналі передбачені графи 8-19. Так як Сергєєв отримав рахунок від постачальника, то його необхідно внести у 2 розділ журналу.
Оцініть якість статті. Ми хочемо стати краще для вас: