Головний бухгалтер не тільки веде облік і складає звітність, а й стежить за рухом грошей і майна в організації. А також підтримує документообіг і контролює діяльність інших співробітників бухгалтерії. Тому в разі відходу з компанії головбуха йому важливо передати справи, а новому фахівцеві - правильно їх прийняти, щоб бути в курсі всіх справ і надалі комфортно працювати (див. Схему).
1. Ознайомитися з трудовим і колективним договорами, посадовою інструкцією та іншими локальними актами компанії. Цей попередній етап при прийомі на роботу проходять всі без винятку працівники компанії. Головбухові необхідно чітко уявляти весь спектр посадових обов'язків, щоб структурувати і організувати свою роботу, а також визначитися з тим, на що звернути увагу при прийомі справ від попереднього співробітника.
2. Ознайомитися з наказом про передачу справ. У наказі повинно бути вказано ПІБ особи, що приймає справи (новий головний бухгалтер), особи, що передає справи (колишній головний бухгалтер), та інших осіб, які беруть участь в передачі справ (керівник, аудитор секретар).
Крім того, важливо звернути увагу на терміни прийому-передачі справ і порядок документального оформлення такої передачі (якщо такий порядок не встановлений в компанії окремим документом).
3. Переконатися, що колишній головбух провів інвентаризацію майна і зобов'язань компанії. Головний бухгалтер є матеріально відповідальною особою (ст. 243 ТК РФ). Тому на дату прийому-передачі справ новому головбухові доцільно провести інвентаризацію (п. 1.5 Методичних вказівок по інвентаризації майна і фінансових зобов'язань, затв. Наказом Мінфіну Росії від 13.06.95 № 49, та п. 27 Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в РФ, утв. наказом Мінфіну Росії від 29.07.98 № 34н). При цьому новий головний бухгалтер включається до складу інвентаризаційної комісії
Також не зайвим буде запитати у податківців і контролерів з фондів довідку про стан розрахунків з бюджетом (письмово або по ТКС). Це допоможе виявити наявність недоїмки або переплати. Нового бухгалтеру це допоможе зорієнтуватися з плануванням податкового обліку в компанії.
4. Прийняти у колишнього головбуха документи. В першу чергу необхідно перевірити наявність паперів та ознайомитися з обліковою політикою з бухгалтерського та податкового обліку за два попередніх роки і поточний період - період, який може охопити виїзна перевірка (п. 4 ст. 89 НК РФ).
Потім важливо оцінити відповідність бухгалтерської та податкової звітності з положеннями облікової політики та чинного законодавства (створення відповідних резервів, послідовність застосування облікових політик, правильність формування фінансового результату і т. П.).
Нового бухгалтеру передаються регістри бухгалтерського і податкового обліку, книги обліку доходів і витрат, книги покупок і продажів і інші документи. Звичайно, перевірити всі первинні документи новому головбухові буде важко через їхню велику кількість. В цьому випадку перевірити наявність «первинки», а також повноту і правильність заповнення її реквізитів можна вибірково.
Також новому головному бухгалтеру доцільно ознайомитися з аудиторськими висновками, актами і рішеннями за результатами проведених перевірок. Це дозволить скласти уявлення про характерні помилки колишнього головного бухгалтера, недоліки в його роботі, які виявляли контролери. Щоб оцінити якість наданої звітності, а також міру відповідальності попереднього головбуха, можна вивчити і його листування з відповідними органами. Тоді зміна бухгалтера пройде простіше
5. Отримати пояснення колишнього головбуха. Пояснення можуть стосуватися як ведення обліку, так і взаємодії з іншими підрозділами компанії, контрагентами і контролерами. Зокрема, колишній головбух може поділитися контактами досвідченого податкового консультанта, підказати, хто із співробітників кур'єрської служби оперативніше доставляє кореспонденцію постачальникам і в податкову інспекцію, пояснити принцип роботи внутрішньої електронної системи обліку інформації.
6. Скласти акт прийому-передачі справ. Потрібний документ при зміні бухгалтера. В акті доцільно відобразити результати інвентаризації, наявність недоїмки або переплати по податках і внесках, вказати на наявність дебіторської та кредиторської заборгованості. При цьому важливо, щоб акт підписав і новий, і колишній головний бухгалтер, а також керівник компанії.