ДЛЯ ЗБЕРІГАННЯ В АРХІВІ
1. Загальні положення
2. Формування справ
3. Підготовка документів до подальшого зберігання і використання
Номенклатура справ це затверджений систематизований перелік справ, що заводяться в установі, із зазначенням термінів їх зберігання в установленому порядку. Номенклатура справ використовується як схема розподілу і угруповання виконаних документів у справи (схема класифікації), покажчик індексації документів і справ, термінів їх зберігання, а також як схема побудови довідкової картотеки не виконаних документів. Крім того, вона є обліковим документом у діловодстві та архіві установи для справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Номенклатура справ необхідна для швидкого пошуку документів за їх змістом і видам. Від того, наскільки якісно вона складена, залежать оперативність роботи з документами та їх зберігання. Наявність номенклатури справ в кожній установі, організації, підприємстві обов'язково.
Основні положення по складанню номенклатури справ викладені в Єдиній державній системі діловодства (ЕГСД).
Номенклатура справ може бути конкретною, з приблизною і типовий. Крім того, розрізняють номенклатури справ структурного підрозділу та установи.
Конкретна номенклатура відображає документи одного конкретного установи або структурного підрозділу.
Складання номенклатур справ в організації передує підготовча робота, мета якої - забезпечити облік справ, що заводяться в діловодстві, їх відповідність видам і змісту відкладаються документів, правильну їх класифікацію відповідно до ділянками роботи і питаннями діяльності організації.
Робота зі складання номенклатур справ, як структурних підрозділів, так і установи в цілому, координується діловодної службою і, як правило, включає вивчення їх організаційної структури та напрямів, а також комплексу документів, на підставі яких будуть формулюватися найменування справ і визначатися принципи їх формування. В номенклатури справ включаються заголовки справ для групування документів з грифом «Для службового користування», довідкові картотеки.
Затверджені екземпляри номенклатур справ є документами постійного зберігання і включаються до складу справ служби діловодства організації. Якщо така служба відсутня, вони включаються до складу справ секретаря-референта.
Після затвердження номенклатури справ структурних підрозділів і громадські організації отримують виписки з відповідних її розділів для використання в роботі.
Номенклатура справ установи, які не передає документи на державне зберігання, схвалена експертною комісією (ЕК), щорічно затверджується її керівником. Перший примірник номенклатури зберігається не менше 10 років.
Номенклатура справ у структурних підрозділах складається для забезпечення порядку формування та обліку справ у діловодстві підрозділів. Зведена номенклатура справ складається на підставі номенклатур справ структурних підрозділів.
Номенклатура справ установи друкується в декількох примірниках. Перший примірник зберігається в службі діловодства, другий - використовується цією службою в якості робочого примірника, третій - знаходиться у відомчому архіві (у особи, відповідальної за архів) в якості облікового документа, четвертий - в державному архіві, в який передаються документи даної установи.
Номенклатура справ установи переглядається не рідше одного разу на п'ять років. У разі докорінної зміни функцій і структури установи вона складається, узгоджується і затверджується заново.
Формування справ - це віднесення документів до певної справи та систематизація документів всередині нього. Справа - сукупність документів (або документ), що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності і поміщених в окрему обкладинку.
Формування справ повинно відповідати таким основним вимогам: оперативність обробки та пошуку документів; надійність документаційного обслуговування; збереження документів. У справу поміщають тільки виконані документи (оригінали або завірені копії), оформлені відповідно до вимог ГОСТів і ЕГСД. Документи, що не відповідають заголовку справи, неправильно оформлені (повертаються виконавцю для доопрацювання), що підлягають поверненню, чернетки, варіанти, розмножені копії в справу не поміщають.
Документи постійного і тимчасового зберігання групують в окремі справи (окремо оригінали та копії, річні, квартальні, місячні плани, звіти і т.д.). У виняткових випадках документи постійного і тимчасового зберігання, пов'язані з розглядом одного питання, групують в одній справі - реєстраторі або швидкозшивачі. Після завершення розгляду цих документів, прийняття рішення і закриття справи документи постійного зберігання вилучаються і переносяться в справу постійного зберігання. Якщо поділ справи на два передбачено номенклатурою, про це робиться запис в графі номенклатури «Примітка».
В справи групують документи одного діловодного року. Винятки становлять перехідні і судові справи; особисті справи, які формуються протягом усього періоду роботи даної особи в установі; навчальна документація, яка утворюється в навчальних закладах (формується за навчальний рік).
У справі повинно міститися не більше 250 аркушів при товщині 30-40 мм. При великій кількості документів з них формують самостійні справи за хронологією або вузьких питань. Наприклад: справа «Листування про постачання металу» можна розділити на три: «Листування про постачання лиття», «Листування про постачання прокату», «Листування про постачання арматури і дроту».
Документи до засідань, згруповані в окрему справу, систематизують за номерами протоколів засідань. Усередині групи документів, що відносяться до одного протоколу, їх розташовують в послідовності вирішення питань; в групі документів з одного питання першим підшивається ініціативний, а потім інші документи.
Доручення вищих органів групують у справи за напрямками діяльності установи. Документи всередині справи розташовують у хронологічній послідовності.
Документи в особових справах розміщують у такій послідовності: внутрішній опис документів, наявних в особовій справі; заяву про прийом на роботу, направлення або подання; анкета, листок з обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витяг з наказів про призначення, переміщення, звільнення (копії записок про прийом на роботу, переведення, звільнення); доповнення до особового листка по обліку кадрів; доповнення до особового листка по обліку заохочень. Довідки з місця проживання, про стан здоров'я та інші документи другорядного значення групуються окремо від особистих справ. У межах цих груп документи розташовують по хронології. Копії наказів про накладення стягнень, про заохочення, зміну прізвища тощо в зв'язку з внесенням цих записів на додаток до особового листка по обліку кадрів в приватне справа не поміщають.