Будь-яка компанія здійснює економічну діяльність, взаємодіючи з іншими партнерськими організаціями. При цьому відбувається підбір постачальників, співпраця з якими є взаємовигідним, з якими укладаються договори, чому обов'язково передує переговорний період.
З огляду на це, багато працівників подібних структур для здійснення своїх основних обов'язків змушені їздити у службові відрядження. Оскільки в законодавстві федерального значення з даного питання закріплені лише загальні правила, порядок, за яким подібні поїздки повинні відбуватися, вимагає окремого роз'яснення.
Деякий час назад відбулася заміна певних законодавчих норм, що стосуються службових поїздок. Про дані зміни буде корисно дізнатися не тільки тим, хто тільки збирається розробити Положення про відрядження у власній організації, але також тим, хто вже має подібний документ і використовує його в роботі на протязі тривалого часу. Це допоможе уникнути непорозумінь з працівниками, а також контролюючими органами.
Визначення термінів згідно з нормами Закону
Згідно з нормативними документами, під відрядженням розуміється виконання завдання, яке працівникові доручив його роботодавець. При цьому передбачається, що виконуватися воно повинне не за основним місцем роботи особи, а за межами компанії в іншому місті Росії або ж за кордоном.
Співробітникові надаються певні гарантії, які передбачені на законодавчому рівні. Вони покликані забезпечити його потреби, які виникають у людини під час службової поїздки. Це має на увазі оплату витрат на проїзд, проживання, харчування та інші витрати, які можуть виникнути в ході досягнення поставленої керівництвом мети.
З огляду на той факт, що витрати співробітника компенсуються за рахунок бюджету організації, а Податковим законодавством передбачено дуже мізерний перелік допустимих витрат, багато структур, з огляду на специфіку своєї роботи і хід поїздок, розробляють Положення про службові поїздки. Саме цей документ дає можливість обґрунтувати покриття багатьох додаткових витрат під час відрядження.
Перелік типових документів і локальних актів
- тривалість поїздки;
- компенсація проїзду, проживання, витрат на харчування;
- в якому порядку відбувається компенсації витрат на поїздки за кордон.
Ці ж витрати закріплені в статті 264 Російського Податкового кодексу. У законодавчих документах висвітлюються нюанси покупки квитків і видів транспорту, які можуть бути використані, розмір авансу, можливість хвороби співробітника під час відрядження та інші моменти.
Однак, в документах федерального значення складно врахувати всі нюанси і передбачити повний перелік витрат, які можуть виникнути у представників різних організацій. У зв'язку з цим багато підприємств створюють Положення, в якому можливо врахувати всі нюанси здійснення поїздок службового характеру.
Це тільки мала частина додаткових витрат, які можуть виникнути у відрядженні. У зв'язку з цим кожне підприємство має можливість з урахуванням свого колишнього досвіду роботи і специфіки діяльності відобразити всі необхідні моменти в Положенні про відрядження.
Потрібно відзначити, що зразок положення про відрядження не вдасться знайти в Наказі №558 Міністерства культури, яким закріплений список Типовий документації та локальних актів, заклад яких є обов'язковим на кожному підприємстві. Тому твердження такого документа є доброю волею керівництва кожної компанії.
призначення
Положення про відрядження - внутрішній локальний акт компанії, який застосовується паралельно з іншими подібними документами, серед яких стан про оплату праці, про преміювання і т.д.
Призначення даного документа - встановити і закріпити різні фактори: види службових поїздок, характер і розмір витрат, які будуть відшкодовані, транспорт, який може використовуватися під час відрядження та інші тонкощі.
З точки зору податкового обліку розробка подібного документа дає можливість без всяких побоювань визнавати різні витрати, як на відрядження, і давати обгрунтування їх розміру у витратах, коли розраховується податок на прибуток.
У будь-якій організації або в ІП немає необхідності складати подібний стан, якщо працівники структури не направляються у службові відрядження, більш того такі поїздки не плануються.
Порядок розробки і наказ про затвердження
Документи локального характеру розробляються структурними підрозділами компанії. Положення про відрядження найчастіше готується співробітниками бухгалтерії, після чого воно візується в юрвідділі фірми. Оскільки даний документ є важливим в життєдіяльності кожної компанії, керівник видає відповідний наказ, яким затверджується положення. Після цього всі співробітники зобов'язані ознайомитися з ним під підпис.
До положенню можуть бути прикріплені типові документи, які беруть участь в документообігу, який пов'язаний з відрядженнями. Допускається розробка форм на підприємстві, оскільки законодавчо не закріплено вимогу використовувати уніфіковані бланки.
Таким чином, положення про відрядження допомагає впорядкувати облік і документообіг в організації. Використовуючи його, можна регламентувати вирішення питань, які пов'язані з напрямком співробітників в службові поїздки.
Якщо положення буде оформлено чітко і правильно, це позбавить роботодавця від безлічі проблем, які пов'язані з оплатою витрат на відрядження.
- введення в загальні положення кола співробітників, на яких поширюється дія документа; роз'яснення того, яка відрядження є службовою, а які поїздки до такої не відносяться;
- в розділі, який присвячений термінів поїздки і її режиму, можна вказати, яка мінімальна / максимальна тривалість, визначити фактичний термін перебування і робочий графік. який повинен використовуватися в ході візиту; також повинні бути дані вказівки, як поводитися працівнику при виникненні непередбаченої ситуації, наприклад, в разі хвороби;
- розділ, що стосується документального оформлення поїздки, може містити порядок, який використовуються при взаємодії служби; форми документів, які складаються в організації, в тому числі звіт, який повинен надати співробітник після повернення з відрядження;
- в розділі, в якому відображаються гарантії співробітникам, може бути, наприклад, передбачена підвищена оплата праці в святковий або вихідний день і ін .;
- важливим є розділ про відрядження, в ньому слід конкретизувати, які витрати, понесені в ході службової поїздки, будуть компенсовані працівникові.
Правила нарахування доплати за суміщення посад на час відпустки ви можете побачити ось тут.
Зразок Положення про службові відрядження:
Право працівника на відмову
При розробці положення потрібно врахувати і перерахувати всі випадки, при яких співробітник має право відмовитися від поїздки, а також ситуації, при яких відправляти працівника в поїздку заборонено законом. Це дасть можливість мінімізувати трудові конфлікти і допоможе працівниками відстояти свої законні інтереси та права.
Згідно положень статті 259 Російського Трудового кодексу заборонено відправляти в поїздки співробітниць, які знаходяться в положенні, працівників, які працюють по учнівському контрактом, якщо поїздка не має відношення до учнівства (ст. 203 ТК РФ), і працівників фірми, які не досягли повноліття ( ст. 268).
Існує також окрема група працівників, які можуть самостійно приймати рішення про те поїдуть вони чи ні у відрядження. Їх воля повинна бути викладена в письмовій формі.
- жінки, чиїм дітям ще не виповнилося трьох років;
- мати або батько, які самі займаються вихованням дітей до 5 років;
- особи, які мають дітей-інвалідів;
- працівники, які доглядають за хворими родичами при наявності відповідного медичного висновку.
З цього випливає, що відмова працівника від службової поїздки буде розцінений як порушення трудової дисципліни, яке тягне за собою накладення дисциплінарної відповідальності. Найсуворіше покарання, яке може очікувати особу, звільнення.
Зразок положення про відрядження для бюджетних і комерційних організацій
Зразок положення про відрядження, незалежно від того, розроблений документ в бюджетній установі або комерційної організації, зазвичай містить такі ключові розділи:
Розділ, в якому знаходять відображення ключові поняття і умови, які мають відношення до службових поїздок. Наприклад, роботодавець тут може визначити, чи вважається поїздка на один день відрядженням, хто повинен приймати рішення про поїздки співробітників. У цьому ж розділі може міститися інформація про те, хто може бути відправлений у відрядження та інші нюанси.
Терміни службових поїздок
- У цьому розділі вказується, який мінімальний і максимальний термін відрядження. Тут можна вказати, як повинна продовжуватися поїздка, якщо виникла така потреба, яка посадова особа має право приймати таке рішення, що є підставою для цього і яким чином відбувається компенсація витрат у зв'язку з продовженням.
- Подібним чином повинна бути прописана схема скорочення відрядження. В цьому розділі роботодавець вказує, який день вважається днем від'їзду, а який днем приїзду, чи повинен співробітник виходити на роботу в день повернення із службового поїздки і т.д.
Документи, які оформляються
Дана частина положення вважається основною. У ній повинні бути перераховані форми і бланки, які використовуються в ході оформлення службової поїздки. Тут також потрібно вказати особу, яка відповідає за підготовку документів, стверджує авансові звіти і проводить інші підготовчі заходи. Тут же встановлюються терміни, які повинні бути дотримані при подачі документації на відрядження після повернення з поїздки.
Оплата праці та витрати на поїздку
В даному розділі перераховуються всі витрати, які будуть компенсовані працівникові організацією, величина добових і фактори, що впливають на визначення розміру авансового платежу.
Порядок, який використовується для відшкодування витрат
Цей розділ досить об'ємний. Тут визначається, які документи слід надати, щоб були компенсовані деякі витрати (наприклад, залізничні квитки), а також, які витрати будуть покриті без надання первинки.
Серед стандартних витрат можна назвати наступні:
- на проїзд;
- оформлення паперів на виїзд за кордон;
- за проживання;
- витрати на зв'язок.
У цьому ж розділі можна вказати, в однаковому чи обсязі співробітникам виплачується компенсація або її розмір залежить від того, яку посаду займає людина в фірмі. Ще один момент: вплив дальності відрядження на розмір компенсаційних виплат.
В даному розділі часто вказується, які права і обов'язки мають відрядження, і яку відповідальність вони несуть. Тут же можуть бути врегульовані і інші питання, які не знайшли свого відображення в попередніх розділах.
Звідси ви дізнаєтеся, чи можна мати дві трудові книжки одночасно.
Як виглядає посадова інструкція головного бухгалтера - дивіться далі.