Посвідчення про відрядження і багатоступенева процедура оформлення відряджень завжди утяжеляли документообіг будь-якої компанії. З цього часу для визначення терміну перебування співробітника у відрядженні будуть використовуватися проїзні документи. До внесення змін для підтвердження терміну перебування у відрядженні працівникові було необхідно відзначатися в місцях перебування (в організаціях, куди він спрямований). Тепер же для цього буде достатньо проїзних документів. При використанні працівником для службового відрядження особистого транспорту для компенсації витрат на паливо йому буде необхідно скласти службову записку і прикласти до неї касові чеки або квитанції.
- Якщо працівник вирушає у відрядження на особистому, службовому або орендованому автомобілі (за дорученням), до службової записки додаються будь-які документи, що підтверджують використання транспорту для поїздки до місця призначення і назад: квитанції, рахунки, касові чеки, дорожні (маршрутні) листи і ін.
- Якщо з яких-небудь причин проїзних документів немає, достатнім обґрунтуванням вважаються документи, які підтверджують факт і дати проживання працівника за місцем його відрядження: готельний рахунок, талон, квитанція.
- В особливих випадках (якщо немає ні проїзних документів та інших підтверджень про маршрут проходження транспорту, ні доказових документів про наймання житла і користуванні готельними послугами), працівник подає службову записку і (або) письмове підтвердження приймаючої організації, де відзначені дати його прибуття і від'їзду.
Важливо, що нові поправки ще більше спростили процедуру оформлення відряджень. Останнім пунктом даної Постанови скасовані обов'язкові Журнали обліку працівників, які вибувають у службові відрядження з відряджає.
Службові відрядження співробітників - невід'ємна частина робочого процесу. Відповідно до статті 166 Трудового кодексу РФ, напрямком в службове відрядження визнається поїздка працівника за розпорядженням роботодавця і на визначений ним строк для виконання службового доручення в іншій місцевості (поза місцем його постійної роботи).
Незважаючи на те, що багато аспектів направлення працівника у службове відрядження знайшли докладний відображення в трудовому законодавстві, розробка і прийняття окремого локального нормативно-правового акта про порядок направлення співробітників у службові відрядження є корисним документом, який визначає політику компанії в сфері службових поїздок. Особливо актуальним прийняття Положення про відрядження є для компаній, діяльність яких пов'язана з частим відрядженням співробітників в іншу місцевість.
Положення про відрядження регламентує такі питання як:
- порядок видання наказу про направлення працівника у службове відрядження;
- встановлення розміру та порядку виплати добових і компенсації витрат на проїзд та проживання в місці відрядження;
- терміни і порядок надання авансових звітів про витрати на відрядження;
- інші аспекти напрямки співробітників в службові відрядження.
Правила, закріплені в Положенні про відрядження, не можуть обмежувати права працівників у порівнянні з нормами, встановленими законодавством. Цілями розробки локального Положення про відрядження є регламентація процедур направлення працівників у службові поїздки, визначення норм добових і розмірів відшкодування витрат по найму житлових приміщень, правила надання фінансової і виробничої звітності за підсумками відрядження.
Наявність в компанії розробленого локального акта з даного питання спрощує ознайомлення працівників з порядком напрямку в службове відрядження у конкретного роботодавця і допомагає правильно оформити всі необхідні документи і звіти.
Розробником положення про направлення співробітників у службові відрядження є, як правило, служба по роботі з персоналом. Окремі норми положення (які регламентують питання проведення розрахунків) узгоджуються з бухгалтерської і фінансової службами компанії.
Шаблон Положення про відрядження можна знайти в комплекті методичних матеріалів «Саквояж HR-директора».