Деякі витрати, які співробітники несуть під час відрядження (оплата оформлення візи, страховки для виїзду за кордон і багато іншого), можуть бути прийняті в якості витрат підприємства, відповідно до Податкового кодексу РФ, тільки якщо вони вказані у внутрішньому локальному нормативному акті. В іншому випадку ці суми відшкодовуються з чистого прибутку компанії, тому правильно складене Положення про відрядження може вплинути на фінансовий результат її діяльності.
Положення про відрядження не обов'язково має бути в кожної компанії, незважаючи на те, що майже всюди співробітників направляють в службові поїздки. Поряд з тим, що даний документ потрібен працівникам для розуміння порядку відшкодування грошових витрат, він ще необхідний бухгалтерії для організації обліку за авансовими звітами і розрахунку зарплати.
Положення про відрядження
Завдання по розробці Положення про відрядження (як і інших локально-нормативних актів) в більшості випадків ставлять перед працівниками відділу персоналу, хоча вони рідко бувають відповідальними за документообіг у службових поїздок. Тому «власником» даного процесу краще призначити фахівця адміністративного департаменту або бухгалтерії.
Особливі моменти при розробці Положення про відрядження
При підготовці Положення потрібно звернути увагу на два важливих моменти, що мають пряме відношення до компенсаційного пакета співробітників і управління лояльністю:
1. Оплата. Іноді розмір заробітку за день у відрядженні відрізняється від звичайного в більшу або меншу сторону. Це може статися з різних причин (перебування співробітника за останні 12 місяців на лікарняному, підвищення окладу і т.п.). У разі якщо середній дохід у відрядженні буде менше, ніж в звичайні робочі дні, це може виявитися неприємним сюрпризом для фахівця і не додасть бажання до подальших бізнес-поїздок.
2. Компенсація витрат (на проживання, проїзд, добові, мобільний зв'язок і т.п.). Для співробітників, які за характером своєї роботи багато часу проводять далеко від дому, велике значення має побутова сторона поїздки. Тому іноді підвищення класу транспортного засобу ( «СВ» в поїзді, бізнес-клас в літаку) або рівня готелю, номери, або розміру добових виплат може виявитися фактором, який знизить дискомфорт від незвичної обстановки і дозволить повністю зосередитися на виконанні службового завдання.
Розглянемо основні аспекти Положення про відрядження, в тому числі пов'язані з взаєморозрахунками з співробітниками. Це допоможе підготувати даний документ.
Розділ 1. Загальні положення
Даний розділ - вступний, він зазвичай містить основні поняття: що визнається відрядженням, хто може бути відряджений, відповідальні за прийняття рішення про направлення співробітника, чи поширюється даний документ на відрядження по території РФ і / або за кордон. Тут можна вказати, що відрядженнями не визнаються службові поїздки працівників, постійна діяльність яких здійснюється в дорозі або має роз'їзний характер, якщо відповідні умови роботи зафіксовані в їх посадових інструкціях або в трудових договорах, укладених з ними.
Розділ 2. Тривалість відряджень
У цій частині визначається тривалість відрядження, в тому числі:
- мінімальна тривалість (зазвичай один день) і максимальна (як правило, встановлюється керівником);
- процедура продовження терміну відрядження (хто приймає рішення, які документи необхідно оформити, оплата витрат, пов'язаних з продовженням);
- процедура дострокового повернення (аналогічно процедурі продовження);
- визначення дат виїзду і прибуття;
- визначення часу перебування в дорозі;
- необхідність явки співробітника на роботу в день від'їзду і / або приїзду.
Розділ 3. Документообіг при направленні працівників у відрядження
Це один з основних розділів, в ньому вказується:
- відповідальний за документальне оформлення напрямків, координацію робіт з підготовки співробітників у відрядження (хто конкретно становить наказ, пише службове завдання, оформляє посвідчення про відрядження, реєструє в журналі тих, хто вибуває у відрядження, і т.п.). Слід звернути увагу, що напрямок в службову поїздку за межі території РФ проводиться без оформлення відповідного посвідчення, крім випадків відрядження до країн СНД, з якими укладені міжурядові угоди, - на їх підставі в документах для в'їзду і виїзду прикордонними органами не робляться відмітки про перетин кордону (безвізовий режим). У таких випадках при відрядженні в ці держави працівникові можна оформити посвідчення про відрядження (уніфіковану форму № Т-10), що підтверджує період його перебування на території країни;
- термін перерахування авансу співробітнику;
- термін подання працівником після повернення з поїздки всіх документів (заповнений авансовий звіт, посвідчення про відрядження, всі підтверджуючі витрати первинні документи, пронумеровані в порядку запису в авансовому звіті, службове завдання і звіт про виконану у відрядженні роботу; для зарубіжних поїздок необхідно додати ксерокопію закордонного паспорта з відмітками про перетин кордону РФ і іноземних держав, куди був відряджений фахівець);
- відповідальний за переклад первинних документів іноземними мовами (у разі відрядження за кордон усі папери, що додаються до авансового звіту, повинні бути переведені на російську мову);
- відповідальний за правильне оформлення документів та затвердження авансового звіту;
- термін повернення залишку невикористаного авансу або відшкодування коштів співробітнику в разі перевитрати.
Розділ 4. Гарантії при направленні у відрядження і оплата праці відрядженого працівника
Ключове питання, пов'язаний з відрядженнями, - оплата праці. Відповідно до ст. 167 Трудового кодексу РФ при напрямку фахівця у відрядження йому гарантуються збереження місця роботи (посади) і середнього заробітку. Але останній іноді виявляється менше, ніж була б оплата по днях, якби працівник не перебував у відрядженні. Деякі компанії в такому випадку приймають рішення доплачувати і розглядають це як елемент компенсаційного пакета. При підготовці даного Положення необхідно прийняти рішення, чи буде відшкодовуватися різниця до повного окладу, або оплата буде здійснюватися відповідно до ст. 167. Якщо фактично організація стане доплачувати різницю, але не вкаже це в Положенні про відрядження (або в Положенні про оплату праці, або іншому локальному нормативному акті), то податкові органи можуть порахувати, що дані витрати не можна включати до складу витрат підприємства і слід виплачувати з чистого прибутку.
У цьому розділі необхідно вказати, як визначається режим роботи і відпочинку у відрядженні.
Розділ 5. Відшкодування витрат на відрядження
Відшкодування витрат на відрядження - один з ключових моментів в даному документі поряд з оплатою праці. Перш за все, потрібно визначити перелік і обсяг витрат, які компанія компенсує який направляється у відрядження працівнику. Слід вказати, які витрати і в якому розмірі можуть бути відшкодовані строго при поданні первинних документів, а які - при їх відсутності. Дане питання необхідно обговорити з фінансовою службою підприємства.
Для початку варто визначити перелік витрат. Важливо вказати в ньому навіть такі суми (які здаються або несуттєвими, або самі по собі зрозумілі), як оплата постільних речей або ж обов'язкового страхування. Якщо вони не будуть включені до Положення, це може ускладнити їх відображення в податковому обліку. Стандартний список такий:
Після визначення переліку потрібно прийняти рішення про розмір можливої компенсації. Для цього застосовують один з наступних підходів:
- компенсувати всім співробітникам витрати в однаковому розмірі (наприклад, тільки одномісні номери в готелі і т.п.);
- відшкодувати різні суми - в залежності від посади / грейда і т.п. (Наприклад, керівники при поїздках по залізницях можуть замовити «СВ», рядові співробітники - місця в купе і т.д.);
- виплатити компенсацію, залежить від дальності відрядження (наприклад, при тривалості польоту до п'яти годин - економ-клас, понад п'ять годин - бізнес-клас, якщо відстань не перевищує певного значення, то для проїзду до місця відрядження використовується залізничний транспорт, при перевищенні - авіаційний );
- компенсувати витрати в залежності від часу перебування у відрядженні;
- застосувати комбінований підхід, при якому враховується посаду / грейд і відстань (або будь-який інший критерій).
При визначенні розміру добових потрібно пам'ятати, що щоденну норму кожна організація встановлює самостійно, але з добових понад 700 рублів по Росії і 2500 рублів за кордоном у співробітника повинен бути утримано ПДФО.
Важливий момент: витрати на харчування не можуть бути визнані витратами на відрядження, а в разі, якщо компанія їх компенсує, це буде визнано доходом співробітника, і з цієї суми повинен бути утримано ПДФО. Деякі організації вирішують компенсувати працівникам цей утриманий податок або збільшити норму добових.
Поряд з вищевказаними розділами до Положення можна включити глави «Права, обов'язки і відповідальність відрядженого працівника» і «Прикінцеві положення», де крім прав співробітників, передбачених ТК РФ, і обов'язків, встановлених компанією, вказати наступне:
«До працівника в порядку, встановленому ст. 192, 193 Трудового кодексу РФ, може бути застосовано дисциплінарне стягнення:
- за несвоєчасну здачу або оформлення документів;
- за відсутність у посвідченні про відрядження відміток (підписів і печаток) організації (організацій), в які був відряджений працівник.
За всіма інших питань, не врегульованих цим Положенням, застосовується чинне законодавство РФ ».
Оформлення Положення про відрядження
Після того як Положення підготовлено та погоджено, його необхідно ввести в дію наказом уповноваженого працівника. З цим документом можна або ознайомити весь персонал, або скласти додаток з переліком посад, для яких ознайомлення обов'язково. Також можна прикласти зразки типових форм первинної документації для оформлення направлення працівників у службові поїздки і обліку витрат на відрядження, таких як:
- наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження (форма № Т-9);
- посвідчення про відрядження (форма № Т-10);
- службове завдання (форма № Т-10а);
- авансовий звіт (форма № АТ-1);
- Журнал обліку працівників, які вибувають у відрядження.
Читайте в цьому місяці