В рамках проведення вибіркової перевірки ведення кадрового діловодства відповідно до вимог чинного трудового законодавства Російської Федерації, була перевірена кадрова документація щодо 47 працівників ТОВ «Бажання», як значаться в організації на момент перевірки, так і звільнених.
Перевірці піддалися наступні кадрові документи:
- трудові договори з працівниками;
- додаткові угоди до трудових договорів;
- трудові книжки працівників;
- особисті картки працівників (форма Т-2);
- накази про прийом на роботу (форма Т-1);
- накази про переведення (форми Т-5);
- накази на звільнення (форма Т-8;
- інші накази по особовому складу;
- локальні нормативні акти організації.
За результатами перевірки були виявлені наступні порушення ведення кадрового діловодства і трудового законодавства:
1. В організації не ведеться:
- книга реєстрації наказів по особовому складу з терміном зберігання 5 років і 75 років;
- книга про ознайомлення працівника з правилами внутрішнього розпорядку;
- книга про ознайомлення працівника з інструкцією з охорони праці та техніки безпеки;
- книга про ознайомлення працівника з положенням про оплату праці;
- книга про ознайомлення працівника з положенням про персональні дані;
- книга обліку трудових договорів та додаткових угод до них;
2. При надходженні на роботу співробітники не ознайомлюються під розпис з правилами внутрішнього трудового розпорядку, з посадовою інструкцією, з інструкцією з охорони праці та техніки безпеки на робочому місці, до положення про оплату праці, з положенням про персональні дані працівників.
3. При прийомі на роботу запис в трудову книжку вноситься не відповідно до штатного розкладу (не вказується структурний підрозділ, куди приймається працівник).
4. Записи в трудові книжки про зміну умов праці працівників (переміщення, зміна посади та ін.) Вносяться несвоєчасно, а в більшій масі не вносяться зовсім.
5. При виникненні необхідності, трудові книжки видаються на руки працівникам без оформлення розписки.
6. Відсутня затверджений перелік бланків, що діють в організації. Форма трудових договорів, укладених з працівниками, різна.
7. У деяких особових справах трудові договори відсутні зовсім.
8. У організації укладено велику кількість строкових трудових договорів без видимих на те підстав.
9. Не на всі зміни певних сторонами умов трудового договору оформляються додаткові угоди.
10. Не оформляються зміни до трудових договорів на зміни паспортних даних працівників.
11. У особистих справах працівників перебувають ксерокопії не всіх документів, необхідних для працевлаштування. Існує достатня кількість особистих справ, в яких немає ксерокопій взагалі, навіть паспорта.
12. Особисті картки форми Т-2 не відповідають вимогам ведення кадрового діловодства. Не у всіх картках присутні наступні дані:
- номер і дата трудового договору;
- зміна умов праці працівників (переміщення, зміна посади, зміна окладу, зміна системи оплати праці);
- підписи ознайомлення працівників з внесеними змінами;
13. У наказах про прийом на роботу не вказуються умови прийому на роботу (повне / неповний робочий час, кількість годин, основне місце роботи / за сумісництвом).
14. У особистих справах деяких працівників існують суперечності в інформації (дата прийому, посада, підрозділ) між наказом про прийом на роботу, трудовим договором, штатним розкладом, записом в трудовій книжці.
15. Працівники не завжди ознайомлюються з наказами по особовому складу під розпис
З повним прикладом звіту аудиторської перевірки можна ознайомитися тут: