Правила написані за мотивами популярного поста від Олени Торшин.
Мені дуже імпонує підхід Олени до питань ділового листування, тому я вирішив в більш короткій формі викласти її принципи, опустивши нецензурні конструкції. Сподіваюся, вам буде корисно і ви будете застосовувати ці принципи у вашій роботі.
Правило перше: будь-яка листування може стати публічною
Правило друге: файли в першу чергу
Починайте будь-який лист з прикріплення файлів. Це заощадить час в майбутньому, коли лист відправлено, а файли не прикріпилися. Намагайтеся використовувати загальнодоступні формати файлів, типу .doc або .xls, а також називайте їх латиницею і без пробілів - так ваші файли зможуть відкрити 99,9% людей без всяких проблем.
Правило третє: тема листа повинна давати розуміння про вміст
Після того, як ви прикріпили файли і написали текст листа в пристойній формі, варто перейти до темі листа. Вона повинна містити ключові слова, по якому потім буде легко знайти лист. Тема листа повинна давати розуміння: Що це - завдання? Форс мажор? Заявка на оплату? Документи? Оперативне узгодження? Узгодження в звичайному режимі? Не варто писати в темі листа односкладові конструкції типу «Договір» або «Термінове» - подібних до тих може бути величезна кількість, і ваш лист просто загубиться в листуванні співрозмовника.
Правило п'яте: один робочий питання - одна тема листа
Всі робітники і важливі питання слід направляти саме по пошті, і ні в якому разі не в чат (скайп, воцап, вайбер, телеграм) - тому що в чаті людина може не побачити важливого повідомлення в масі інших особистих листувань.
Правило шосте: пишіть коротко і по справі
Правило сьоме: пишіть грамотно
Завжди пишіть робочі листи грамотно:
- нова пропозиція з великої літери;
- абзац з нового рядка;
- все з запитом і точками на кінці;
- знаками, якщо ви питаєте.
Правило восьмий: перевіряйте те, що відправляєте або пересилаєте
Правило дев'ятий: відповідайте на всі листи протягом доби
Все дуже швидке навколо. Через добу ваш відповідь вже буде нікому не потрібен. Через двоє - тим більше. Якщо є якісь важкі, складні питання - вони дуже швидко консервуються і стають нерозв'язних, листи тонуть під шарами нових листів. А це все гроші.
Всі люди мігрують з контори в контору, з бізнесу в бізнес, з журналістів в бомжі, з піарників в журналісти, з грязі в князі, з найманців в босів. Сьогодні ви зіллє перед людиною, а завтра він вам дуже знадобиться, і буде вкрай незручно спливати в пошті, і будуть низькі шанси, що він поворухнеться, щоб вам допомогти.
Рекомендація: намагайтеся відправляти листи в робочий час
Не відправляйте листи ночами - це значить, що ви або працюєте на роботі, або тусуєтеся в клубах або барах, або у вас зовсім немає особистого життя.
По тому, як ви працюєте в пошті, як оформляєте листи, вкладення, теми, відразу, моментально видно ваш рівень. Відразу видно, що ви не вмієте працювати з файлами.