У кожному Digital-агентстві або IT-компанії є віддалені співробітники. Це люди, які виконують якісь доручення і вирішують завдання, але при цьому не займають робоче місце в офісі і не приходять на планерки по понеділках.
Ви довіряєте їм комерційні секрети, даєте паролі від адмін-панелей сайтів та інтернет-банку, відкриваєте коди скриптів, діліться контактами клієнтів. Як закріпити ваші відносини, щоб вони були легальними з точки зору закону і захищали і вас, і виконавця від непередбачених ускладнень?
У цій статті ми будемо розбиратися з оформленням віддалених співробітників. Ви зрозумієте, кого потрібно оформляти офіційно, які документи підготувати, і як одна строчка в договорі захищає від претензій податкової.
1. Договір підряду
Проблема. З виконавцем раніше не працювали. Він просить передоплату у розмірі 50%, а вихідний код віддасть тільки після остаточного розрахунку.
Рішення. Оформити з виконавцем договір підряду на конкретний вид робіт.
Договір підряду - це цивільно-правовий договір (або інакше його називають «договір ЦПХ» - цивільно-правового характеру). Такі договори укладають на разову послугу з конкретним результатом. Веб-студія замовляє розробку програми за 200 тисяч рублів, а програміст здає його через 3 місяці.
Договір підряду можна зробити висновок з фізичною особою без статусу ІП, при цьому компанія не є роботодавцем і не зобов'язана дотримуватися Трудовий кодекс.
Переваги. За договором підряду замовник не повинен оплачувати виконавцю лікарняні та відпускні. Компанія не несе відповідальності за умови праці і не зобов'язана оплачувати нічну роботу за підвищеним тарифом. Ще за таким договором не потрібно оплачувати декретну відпустку і зберігати місце на час догляду за дитиною. Зате можна нарахувати пені за прострочення здачі роботи, розірвати договір в односторонньому порядку і вимагати відшкодування збитків.
Наприклад, за ССО «доходи мінус витрати» список витрат сильно обмежений, а одні і ті ж послуги в сфері digital можна назвати по-різному. Від правильного формулювання в договорі з підрядником може залежати, чи прийме податкова такі витрати.
Якщо оформити веб-додаток як нематеріальний актив і правильно описати його призначення, на його вартість можна зменшити витрати. А якщо назвати його в договорі «додатком для оформлення замовлення через інтернет-магазин», у податковій можуть бути претензії.
Якщо в агентстві є бухгалтер, він все вирішить. Ще можна спробувати розібратися самому і замовити пару консультацій у експерта. Зазвичай такі послуги коштують недорого, але гарантовано позбавляють айтішників і маркетологів від головного болю.
Увага! Договір підряду не можна укладати зі штатними співробітниками. Податкова може визнати його трудовим і донарахує податки. Не завантажуйте договори в інтернеті! Краще заплатите один раз грамотному бухгалтеру, щоб вам склали нормальний документ.
Оферта - це пропозиція укласти договір на певних умовах. Друга сторона повинна її прийняти, якщо хоче працювати на зазначених умовах. Для цього зовсім необов'язково щось підписувати, обмінюватися оригіналами з печаткою і актами виконаних робіт.
Прийняти пропозицію - значить вчинити певну дію. Наприклад, направити у відповідь свої паспортні дані, поставити галочку в формі на сайті або надіслати заявку на текст в гугл-доку. Коли оферту приймають, вона стає повноцінним договором. Виконавець зможе писати статті і буде отримувати за них оплату в кінці місяця.
Переваги. Оферта підходить Digital-агентствам, у яких є проекти з однаковими умовами для виконавців. Її зручно використовувати для оформлення віддалених співробітників на разову або періодичну роботу.
Податки. Коли віддалений співробітник прийняв пропозицію, він фактично уклав цивільно-правовий договір. Тому і податки платяться такі ж: ПДФО, страхові внески в ПФ і ФФОМС. Для роботодавця це все ті ж звіти по страхових внесках і відомості про доходи за кожним працівником.
Якщо правильно скласти оферту і передати ведення бухобліку на аутсорсинг, можна заощадити час і гроші на документообіг і податки.
Увага! Вкажіть в оферті, що ви не обмінюєтеся актами, а якість послуг підтверджується публікацією і оплатою. Це конклюдентное дію. Ви публікуєте статтю, оплачуєте її - послуга вважається наданою навіть без паперового акту з підписом сторін. Тоді податкова не причепиться до визнання витрат. Підібрати правильну формулювання допоможе грамотний бухгалтер або юрист за 10 хвилин.
3. Трудовий договір
Digital-агентству «SMM - НЕ МММ» потрібен маркетолог на постійну роботу. Знайти хорошого фахівця у себе в місті не виходить, зате є прекрасна кандидатура з сусіднього регіону - досвідчений маркетолог Олена. Зараз вона працює у конкурентів, але згодна перейти в «SMM - НЕ МММ» на віддалену роботу з окладом вище. Такий формат всіх влаштує: маркетологу не потрібно постійно бути присутнім в офісі.
Проблема. Олена наполягає на офіційному оформленні з соцпакетом і відпусткою. Через 2 роки вона планує взяти іпотеку, народити дитину і піти в декрет. Агентство теж хоче гарантій для себе, так як маркетолог має доступ до особистих кабінетах клієнтів і їх комерційної інформації.
Рішення. Digital-агентство оформить Олену за трудовим договором на постійну роботу.
Трудовий договір укладається між роботодавцем і працівником. Згідно із законом може бути укладена з дистанційним працівником - це легально і називається дистанційною роботою. Компанія несе перед таким співробітником зобов'язання по Трудовому кодексу: надає відпустку і лікарняні, забезпечує умови праці, веде трудову книжку, оплачує службові витрати і підвищення кваліфікації.
Переваги. Працівник зобов'язаний дотримуватися трудової дисципліни, а за серйозні порушення йому можна оголосити догану і навіть звільнити. З співробітником можна укласти угоду про нерозголошення конфіденційної інформації. Якщо він його порушить, то повинен відшкодувати збитки. З працівником можна підписати договір про матеріальну відповідальність - наприклад, якщо йому надали службовий автомобіль або ноутбук. За трудовим договором ніхто не попросить передоплату, а всі обов'язки можна описати в посадовій інструкції і вимагати їх виконання.
Документообіг з віддаленими співробітниками можна організувати шляхом обміну електронними документами. Для цього доведеться виготовити ЕЦП, щоб завіряти договори, розпорядження і звіти без оригіналів на папері. Така норма передбачена Трудовим кодексом.
Податки. Якщо працівник оформлений за трудовим договором, агентство платить за нього страхові внески: в ПФ, ФСС і ФФОМС. Ще потрібно утримувати ПДФО з зарплати, надавати відрахування на дітей і за повідомленнями з податкової, нараховувати лікарняні, відпускні та правильно вважати допомоги. І потім все це грамотно відображати у витратах. Це нескладно для бухгалтера, але зазвичай напружує керівництво.
Увага! Трудовий договір - це дуже відповідально. У роботодавця більше гарантій, а й головного болю чимало. Наприклад, якщо співробітник за договором підряду поїхав до клієнта обговорити дизайн, потрапив в ДТП і зламав руку - це проблеми співробітника. Якщо в такій же ситуації людина оформлений за трудовим договором, проблеми можуть бути у компанії. А ще за трудовим договором складніше звільнити: для цього потрібні серйозні підстави і доведеться виплачувати вихідну допомогу.
4. Договір з ІП
Рішення. Агентство укладає договір не з фізичною особою, а з індивідуальним підприємцем. Це може бути договір розробки, на надання консультаційних послуг або агентський. Такі відносини регулюються Цивільним кодексом як робота двох суб'єктів підприємництва.
Переваги. Компанія не несе перед ІП ніяких зобов'язань, крім своєчасної оплати та надання інформації для виконання договору. А підприємець відповідає перед замовником навіть особистим майном.
Податки. Індивідуальні підприємці самі розраховують та сплачують податки. Звіти за себе вони теж подають самі. Агентство платить тільки суму за договором. Головне, правильно скласти договір і оформити акти приймання-здачі робіт, щоб витрати можна було визнати в обліку і відняти з оподатковуваної бази.
Увага! У Digital-бізнесі багато послуг, які незрозумілі податкової. При перевірці інспектори спробують виключити їх з визнаних витрат. Якщо все оформити правильно і відповідно до НК РФ, проблем не буде. І тут краще заручитися підтримкою бухгалтера-експерта, який розбирається в IT, чи не плутає Маркет з Директом і знає, як визначати виручку при розрахунках через платіжні системи.
5. Безпечні угоди на біржах фріланса
У IT-компанії є штат співробітників, офіс і ТОВ. Іноді з'являються разові завдання, на які не вистачає своїх ресурсів. Наприклад, потрібно відретушувати фото генерального директора для корпоративного блогу замовника або написати поздоровлення у віршах до ювілею постійного клієнта. Ще буває шкода відволікати кваліфікованих співробітників на дрібні завдання: опрацювати 500 фото для інтернет-магазину, за дві години написати 50 описів дитячих колясок або запостити акцію в соцмережах. Для цього студія шукає виконавців на біржах фріланса. Це зручно і недорого.
Проблема. Виконавців на фрілансі часто обманюють з оплатою, тому вони просять аванс. Платити вперед за дрібну роботу IT-компанія не хоче, тому що спочатку потрібно перевірити якість. Наприклад, переконатися, що фото обрізані пропорційно, опису грамотні, а групи для постів відповідають тематиці і не під баном. Гарантії потрібні обом сторонам, укладати договори колись, і це нічого не дасть.
Рішення. Менеджер по роботі з клієнтами оформить замовлення через сервіс «Безпечна угода» на біржі фрілансу. Третьою стороною виступить юрособа - власник біржі. Внутрішній арбітраж проконтролює терміни і якість роботи. Виконавець отримає гроші, коли студія прийме роботу і підтвердить якість.
Переваги. Якщо виконавець пропаде або погано зробить роботу, компанія не втратить гроші. При необхідності можна отримати оригінали договорів та актів, щоб провести в бухобліку. Безпечні угоди оформляються швидко і просто. Це зручно для фрілансера і надійно для замовника.
Але не все так просто. Біржа утримує тільки ПДФО, але є ще страхові внески. І їх ніхто не відміняв навіть при безпечних угодах через сервіс. Так, ви вірно зрозуміли - фізична особа сплачує страхові внески, якщо замовляє послуги у іншої фізичної особи. Це здається дивним і так майже ніхто не робить, але тільки такий варіант законний.
В цьому криється головна небезпека таких сервісів: ви думаєте, що з податками за вас розібралася біржа, а насправді порушили закон. Якщо фізичним особам служба підтримки ще якось допоможе, то ІП та юросіб вони не консультують і що робити з податками, не пояснюють.
Звинувачувати тут нікого: біржі чесно пропонують розбиратися з податками самостійно або звернутися до експертів.
Увага! Якщо ви працюєте через сервіси безпечних угод, то повинні платити внески до ПФ і ФФОМС і здавати звіти в податкову. Навіть якщо ви виступаєте як фізособа, то зобов'язані стати на облік як роботодавець і теж платити податки. Можна не вставати на облік і нічого не платити, але це порушення закону з усіма витікаючими наслідками. Якщо податкова дізнається про це, то донарахує податки, випише штраф 20% від несплаченої суми та пені за прострочення.