Новая страница 1
Згідно діловому етикету, спочатку зазвичай називають фірму, а потім вітаються. Наприклад: «Компанія« Іліон ». Добрий день! »Якщо ж все первинні дзвінки потрапляють на ресепшн, а на вас перемикають безпосередньо ті, які стосуються вашого керівника, то вітання може звучати інакше, наприклад:« Приймальна Добровольського, добрий день! »У тому випадку, якщо керівник з якихось міркувань не бажає вказувати назву фірми, то, відповідаючи на дзвінок, досить сказати: «Добрий день (ранок, вечір)! Чим можу Вам допомогти? »Останнім питанням ви відволікаєте дзвонить від з'ясування назви компанії і ненав'язливо підводите його до думки про необхідність викласти своє прохання.
2. Яким чином фільтрувати надходять дзвінки?
Цей момент надзвичайно важливий, так як у вашого шефа напевно є ділові партнери, з якими ви повинні з'єднувати його в будь-який час і за будь-яких обставин, а можуть бути і такі, спілкування з якими небажано.
3. Яка структура компанії та ієрархія її керівного складу? Чиї ще доручення, крім доручень вашого безпосереднього начальника, ви повинні виконувати, і в якій послідовності?
Наприклад, вас затвердили на посаду секретаря одного з засновників компанії, і крім нього в офісі знаходяться ще два або три засновника, що не мають своїх особистих помічників. В цьому випадку до числа ваших обов'язків може ставитися і виконання їхніх прохань і доручень.
4. Як керівник відноситься до питання про планування свого робочого дня секретарем?
5. Яким чином буде організовано прийом відвідувачів, чи буде спеціально виділено день для прийому співробітників з особистих питань?
6. Які побажання керівника з приводу подачі чаю або кави?
У кожної людини є свої уподобання. Хтось любить чай, хтось віддає перевагу чашечці гарячої кави. Вам слід в усіх подробицях дізнатися, що вважає за краще ваш керівник, і прагнути до того, щоб його улюблений напій завжди був в наявності і найкращої якості. Особливо обговоріть ситуації, коли відвідувачам пропонувати частування, а коли ні.
Що стосується ритуалу подачі чаю і кави, то, по-перше, придбайте для офісу красиві сервізи (чайний та кавовий), найкраще в строгому класичному стилі - такий посуд більше підходить для ділової обстановки. По-друге, бажано мати в офісі чай декількох видів: чорний, зелений і фруктовий (це може бути чай з шипшиною, з ягодами, з травами і т.д.) Кава повинна бути натуральним, свіжомеленою (часто по таких «дрібниць» судять про престиж фірми). Якщо з яких-небудь причин керівник не готовий придбати для офісу кавоварку або кавоварку, то постарайтеся хоча б запастися високоякісним розчинною кавою.
Сервіруючи чайний столик, вершки подавайте в сливочнике, цукор - в цукорниці зі спеціальною ложечкою, а якщо він кусковий, то зі щипцями. Не забудьте подати лимон, акуратно нарізаний кружечками, і покласти поруч спеціальну вилочку. Якщо ви хочете подати до столу печиво або хороші шоколадні цукерки, то їх можна акуратно викласти в вазочку або в призначену для цього кошик.
Сервіруючи чашку, підкладіть під неї на блюдце мереживну паперову серветку. Навіщо? Якщо, поки ви будете нести чашку, кілька крапель напою вихлюпнеться на блюдце, вам легко буде ліквідувати це прикре непорозуміння, замінивши серветку. Чашки ставте на блюдце ручкою вліво, ложку кладіть перед чашкою ручкою вправо. Якщо цукор і вершки порційні, то за чашкою ви можете покласти на блюдце з одного боку пакетик цукру, з іншого - вершки. Це особливо зручно, коли ви подаєте чай під час переговорів. Зазвичай стіл переговорів буває заповнений кресленнями, блокнотами, таблицями та іншими наочними посібниками, і місця майже не залишається. Щоб не захаращувати стіл зайвої посудом, і використовують порційні продукти. Чай наливають в чашку так, щоб від його поверхні до краю чашки залишався 1 см. Якщо чай подають з молоком, то чашку заповнюють чаєм на 2/3. Дозування кави повинна бути такою: 1/3 чашки, якщо він дуже міцний, 1/2 чашки, якщо кава середньої міцності, 2/3 чашки, якщо кава неміцний.
Коли ви купуєте каву в зернах, зверніть особливу увагу на ступінь обсмаження зерен (слабка, середня, темна) і післясмак напою (шоколадне, фруктове, з кислинкою і т.д.) Зазвичай рекомендується купувати каву темного обсмаження, так як він має більш насичений аромат, фортеця і добре виражене післясмак. Крім того, він може вживатися в будь-який час доби як в натуральному вигляді, так і з молоком. Дуже вишуканими, добре збалансованими і цілком прийнятними за ціною є ефіопські сорти. Намагайтеся віддавати перевагу арабіки, оскільки робуста, наприклад, завжди має легку кислинку в післясмаку, а це не всім подобається. Коли ви подаєте каву по-східному, де досить багато гущі, то поставте поруч з чашкою стакан з охолодженою водою, трохи підкисленою лимонним соком. Осідаючи на зубах, кавова гуща не тільки виглядає неестетично, а й затемнює зубну емаль. Підкислена вода допоможе позбутися від цього неприємного ефекту.
7. Яка тривалість вашого робочого дня?
Спокійно і тактовно поцікавтеся, коли буде закінчуватися ваш робочий день: у встановлений для всіх співробітників офісу час або тільки після відходу керівника.
8. Вас хтось буде представляти колективу (керівник, директор по персоналу) або вам доведеться це зробити самостійно в робочому порядку?
Коли всі основоположні питання будуть задані, уточніть, які додаткові побажання щодо вашої роботи є у керівника і що він хотів би доручити вам сьогодні.
Представники ФСС РФ вирішили: перебуваючи у відпустці по догляду за дитиною, можна працювати 5 годин на день (до 60 відсотків нормального робочого часу).