На будь-якому з комерційних або державних підприємств, а також в будь-якій організації печатки та штампи потрібно особливо контролювати. Їх необхідно довіряти одній особі, яка в змозі нести відповідальність за зберігання і використання цих важливих інструментів, відстежувати їх переміщення, а також здійснювати контроль за дотриманням формальностей, що стосуються належного їх застосування.
Одним з документів, на підставі яких здійснюється переміщення матеріальних цінностей, служить акт прийому-передачі печаток і штампів. Перебувають у розпорядженні одного посадовця, печатки і штампи можуть переходити у тимчасове користування іншої посадової особи, яка працює в даній організації.
Як скласти акт
Акт створюється для того, щоб задокументувати процес прийому-передачі цих інструментів ділового обороту. Кожна організація забезпечує складання акту прийому-передачі в довільній формі, а, точніше, вона вже розроблена і регулярно застосовується. Однак хоча акт складається, з огляду на основні вимоги, у нього є специфічні особливості, які є наслідком того, що цей внутрішній документ необхідний, щоб дотримуватися загальновстановлені правила.
Зразок і приклад акту прийому-передачі печатки
При складанні акта дуже важливо дотримуватися всі формальності. До одного з головних пунктів цього документа належить внесення прізвища, імені та по батькові, а також посади співробітника, у якого передаються матеріальні цінності були на відповідальному зберіганні. Далі вказується причина, яка послужила підставою для передачі ТМЦ (це може бути відпустка, відрядження або зняття посадової особи з займаної посади).
Крім того, в акті повинні міститися відомості про посадову особу, якій передають штампи і печатки на період відсутності їх основного власника. Дуже важливо також точно вказати період часу, протягом якого цими цінностями буде розпоряджатися інша посадова особа.
Після завершення оформлення акту прийому-передачі цей документ необхідно завірити переданої печаткою. Обов'язковий атрибут складеного документа - підпис керівника підприємства (організації), яка підтверджує передачу майна.
Посадова особа, на яке поклали відповідальність за розпорядження штампами і печатками, відповідає за належне їх використання. Щоб уникнути спірних ситуацій, зберігання акту прийому-передачі здійснюється протягом трьох років.
Навігація по публікаціям