Згодом автомобільний транспорт, що працює на підприємстві, поступово зношується і старіє з технічної точки зору. Крім зносу, автотранспорт при експлуатації схильний до поломок і пошкоджень в результаті аварій. У даній ситуації організація має право на списання автомобіля, знімаючи його з обліку.
Слідуючи інструкції та використовуючи затверджений бланк (0306004 по ОКУД) № ОЗ-4а, підприємство оформляє і підписує документ, що дає право списати негідний більш до експлуатації на користь фірми автомобіль.
Зразок заповнення дозволить внести всю необхідну інформацію в належному вигляді. Правильний порядок проведення списання забезпечить легітимність самого документа і послужить обґрунтуванням для визнання кошти списаним.
Акт складається призначеної керівництвом комісією на чолі з головою, вирішальною питання про подальшу долю транспортного засобу: відбудову, ремонт. використанні в інтересах організації або списання з обліку з одночасним зняттям автомобіля з обліку в автоінспекції.
Бухгалтерія виконає необхідні при списанні проводки на підставі документа про зняття з обліку в ГИБДД і заповненого акту ОС-4а. Надалі списане ОС може бути поставлено на прихід у вигляді окремих залишилися справними деталей і агрегатів, знятих з ТЗ.
Головні параметри форми
Необхідність в заповненні форми ОС-4а виникає при списанні коштів пересування, експлуатованих в комерційних цілях і на користь організації. Слід враховувати, що дана форма розрахована тільки для оформлення списання автотранспортних засобів, основні об'єкти підприємства підлягають списанню на підставі іншого бланка акта № ОЗ-4.
Як причини для зняття ТЗ з обліку можуть виступати:
- поломки, які неможливо усунути;
- непереборні дефекти;
- факт неможливості використання коштів підприємством у зв'язку з його викраденням.
Для правильного складання акта про списання транспортних засобів буде потрібно підготувати повну інформацію про об'єкт:
- дата випуску автомобіля;
- дата введення в експлуатацію;
- дата надходження транспортного засобу на підприємство і його облік;
- дати зняття з реєстрації в ДАІ;
- час проведення останнього капремонту;
- пробіг автомобіля (повний і після останнього ремонту);
- первісна вартість (або відновна, після ремонту);
- вартість за вирахуванням амортизації.
Крім загальних відомостей про машину, потрібно підготувати і більш детальну інформацію:
- інформація про номер двигуна, шасі;
- дані техпаспорта;
- вантажопідйомність і місткість;
- маса по техпаспорту;
При наявності в оформленні автомобіля дорогоцінних металів їх вказують окремо (вид, маса, кількість і т.д.). Прийняття до обліку вузлів, демонтованих з автотранспортного засобу, вказують в окремому розділі бланка.
Бланк акта про списання автотранспортних засобів:
Інструкція з написання акта про списання автотранспортних засобів
Законом допускається використання власного бланка, затвердженого на підприємстві, або заповнення уніфікованої форми, розробленої Держкомстатом. Шаблон, розроблений всередині організації, як правило, враховує специфіку автотранспортних засобів і відповідає вимозі швидкої і зручної обробки надійшли в бухгалтерію даних про списання.
Також не забороняється складання акту в довільній формі, проте він повинен містити деяку обов'язкову інформацію: докладний опис об'єкта, що списується і точна назва підприємства, на обліку якого засіб було зафіксовано.
Документ складається і підписується членами комісії та керівником в двох примірниках, один з яких залишається для звітності у співробітника, відповідального за реалізацію процедури списання та демонтажу. Другий примірник надходить після підписання в бухгалтерію, де далі використовується в якості підстави для здійснення певних проводок, які фіксують вибуття об'єкта обліку та надходження окремих вузлів і комплектуючих, що залишилися в придатному стані, для подальшого використання на благо фірми, або для реалізації з метою отримання прибутку.
Бухгалтерія приймає акт з додатком документа про зняття авто з реєстрації в ГИБДД, техпаспорта, дефектної відомості (при вказівці в якості причини списання пошкодження, фізичного зносу, що не підлягає ремонту несправності.
Результати списання надалі відображаються у вигляді змін до інвентарної картці автомашини або книзі обліку об'єктів організації за формою ОС-6а.
Слідуючи інструкції складання, акт заповнюють без помарок найточнішою інформацією, відображеної в обліку об'єктів:
- У титульній частині вносять відомості про компанії, що володіє автотранспортом, починаючи назву з організаційно-правової форми.
- Присвоюється і вноситься номер внутрішнього документообігу, вказується дата.
- Таблиця справа заповнюється посадою і ПІБ керівника, для проставлення підпису після заповнення документа.
- Далі вказується повні відомості про автомобіль і обставин його постановки і зняття з обліку.
- При заповненні першої таблиці акта вносять інформацію про рік випуску і початку експлуатації, постановки на облік по бухгалтерії, коли виконувався останній капремонт, зняття з обліку ГИБДД, відомості про пробіг.
- У другій табличній частині заповнюються відомості про ціну транспортного засобу при прийнятті на облік в підприємство, амортизаційні відрахування і вартість за її вирахуванням.
- Третя таблиця містить дані про об'єкт списання, всі відомості заносяться з технічного паспорта машини. Тут же вказують, чи були використані дорогоцінні метали при оформленні автомобіля.
- Спеціально виділені рядки нижче можуть бути доповнені за бажанням власника будь відмінною інформацією про об'єкт.
- Нижче комісія дає свій висновок, чи списання, вписують відомості про які додаються документах, і підписують.
- Четверта таблична частина заповнюється відомостями про тих деталях автомобіля, які після демонтажу можуть бути використані для потреб компанії далі. Крім назв деталей, їх коротко описують і підраховують.
- П'ята таблиця являє собою зведену інформацію про витрати на зняття з обліку (підсумовування залишкової вартості ТЗ і витрати на демонтаж за вирахуванням вартості поставлених на облік деталей після демонтажу). Підсумкове списання може бути виражено сумою з позитивним або негативним значенням.
- Після завершення заповнення акту, документ віддається на підпис головному бухгалтеру, а потім завіряється керівником.
Порядок заповнення декларації з транспортного податку юридичними особами представлений в цьому матеріалі.
Порядковий алгоритм заповнення
Використання при заповненні зразка, дозволить швидко і грамотно скласти документ, який в подальшому стане підставою для проведення вибуття об'єкта з підприємства і завершення бухгалтерських проводок.
Інформація про правильному форматі занесення дозволить грамотно і послідовно внести відомості в кожен рядок бланка:
- рік випуску (вказується рік, зазначений в техпаспорті на ТЗ);
- введення в експлуатацію (вноситься місяць і рік початку використання коштів);
- повний пробіг з початку експлуатації та пробіг після капремонту (вказується в км);
- первісна вартість заноситься інформацією, взятої з рахунку 01;
- дані про ТЗ (ідентифікаційний номер ТЗ, його елементів береться з техпаспорта);
- вантажопідйомність оформляється в кг;
- місткість автомобіля - в людях;
- маса ТЗ - з інформації техпаспорта.
Заключна частина містить висновки комісії: автотранспортний засіб необхідно списати з огляду на певній причини. Перед тим, як написати висновок, члени комісії повинні оглянути ТЗ і встановити можливість / неможливість подальшого відновлення або ремонту. Далі в тексті висновку випливає вказівка, як саме необхідно провести списання.
Дефектні відомості, керівництва по експлуатації, документи щодо зняття з обліку в ГИБДД, технічний паспорт та інші документи повинні бути перераховані в якості додатків до акта.
У четвертій таблиці заповнюють інформацію про агрегати і деталі, які можуть бути поставлені на прихід підприємства після демонтажних робіт.
Відомості даного розділу представлені:
- номерами деталі або вузла;
- назвою деталі;
- в яких одиницях вимірюється;
- число поставлених на прихід одиниць;
- ціна кожної одиниці і загальна сума.
У п'ятій таблиці містяться відомості про види робіт по списанню, коррахунки з обліку витрат, суму витрат, номер, дата документа, що став підставою постановки на прихід, перерахування прийнятих на облік цінностей із зазначенням номенклатурного номера (їх кількість, ціна, сума, найменування), коррахунки операції прийняття до обліку.
Після завершення заходів щодо зняття з обліку, в інвентарних картках ставиться відповідна відмітка.
Приклад заповнення акта про списання автотранспортних засобів:
зразок оформлення
Документ заповнюється в певній послідовності, почавши з титульного листа та таблиці №1. Зразок заповнення акту списання на легковий автомобіль, що належить організації, допоможе уникнути помилок при заповненні.
Заповнюючи графи і рядки в зазначеній бланком послідовності, члени комісії формують документ, який стане підставою для виконання подальших дій із зношеним і не підлягає відновленню засобом.
Зразок форми містить всі дані на автомобіль, його характеристики, причини неможливості подальшої експлуатації, а також висновки щодо того, яким чином поступити зі списаним рухомим майном.
В окремому розділі зразка вказується, як правильно документувати прихід залишилися після демонтажу придатних вузлів автомобіля, а також показується приклад виведення підсумкового результату по списанню (витрати на розбирання, вартість приходу, кінцевий прибуток від списання або збиток).
Правильно оформлений акт ОС-4а повинен містити всі підписи задіяних в процесі сторін: членів комісії, керівника, головного бухгалтера.
Інструкція щодо заповнення бланка акт прийому-передачі основних засобів представлена в цій статті.
Завантажити бланк бухгалтерської довідки 0504833 можна тут.