Що таке акт виконаних робіт?
Акт виконаних робіт - документ, в якому сказано, що призначені роботи виконані в повному обсязі або частково. Дати, зазначені в акті свідчать про те, що роботи проводилися в терміни, регламентовані договором.
По датах можна судити, чи порушені терміни виконання договору. Якщо ж порушення присутні, організація може вжити заходів відповідно до умов договору. Перелік робіт в акті підтверджує, що умови договору виконані у рамках домовленості або присутні порушення з боку виконавця.
Акт виконаних робіт іншими словами називають актом приймання-передачі. Документ оформляється в парі з договором. Оформлення акта без підписання договору вважається помилкою ведення бухгалтерської документації.
Акт необхідний і в випадках, коли роботи виконує підприємство власними силами. Правильність оформлення документа рекомендується звіряти мінімум один раз на рік зі зразком заповнення, щоб відстежити зміни в документообіг і не допустити порушення ведення бухгалтерських первинних документів.
В яких ситуаціях необхідно заповнення акту?
Акт виконаних робіт оформляється, коли між клієнтом і виконавцем існує договір в письмовій формі на виконання робіт або надання послуг (крім фінансових), так як акт є підставою для оплати наданих послуг.
Акт виконаних робіт необхідний і в тих випадках, коли в договорі про це не сказано або текст договору написаний некоректно. Документ повинен бути заповнений за спеціальною формою, підписаний в обов'язковому порядку і замовником, і виконавцем.
При неправильному веденні первинної документації на підприємство органи податкової служби накладають адміністративне стягнення, в тому числі донарахування податків до повного обсягу.
У деяких ситуаціях акт виконаних робіт при наданні послуг не потрібен. До таких послуг належать договору оренди. Для проведення оплати в бухгалтерських документах за договором оренди достатньо оформити акт прийому-передачі майна. Згідно з листом Мінфіну Росії від 09.11.06 № 03-03-04 / 1/742 оформляються також рахунки і платіжні доручення.
Якщо компанія надає послуги на сайті з використанням договору публічної оферти, при цьому в договорі має бути чітко прописано надання актів виконаних робіт на сайті в особистому кабінеті, де клієнт може роздрукувати Сканерне копію, висилати поштовим листом даний документ немає необхідності.
У статті (тут) зразок заповнення видаткового касового ордера.
Акт надсилається в цьому випадку тільки за запитом клієнта, коли йому потрібен оригінал з печатками. У договорі також прописується умова: якщо клієнт протягом регламентованого проміжку часу не зажадав оригінал документа, то він згоден з якістю і обсягом виконаних робіт і претензій не має. При такому порядку ведення первинної бухгалтерської документації порушень не буде.
Як правильно скласти акт виконаних робіт?
Форма КС-2 застосовується при проведенні будівельно-монтажних робіт. Форма КС-3 використовується як довідка при оформленні вартості послуг і витрат по будівельних роботах.
Акт виконаних робіт в обов'язковому порядку включає такі пункти:
- порядковий номер і дата складання акта;
- номер договору, до якого належить документ;
- номер рахунку, який відповідає виконаному обсягу робіт і надано замовнику;
- строки виконання робіт;
- одиниця виміру послуг (робіт);
- обсяги виконаних робіт (оформляються у вигляді переліку або таблиці);
- вартість робіт з урахуванням ПДВ;
- юридичні назви підприємств замовника і виконавця;
- ставляться друку компаній і підписи представників кожної сторони.
Акт виконаних робіт необхідно складати в обов'язковому порядку в двох примірниках. Один екземпляр документа віддається замовнику, другий - виконавцю. Документ підтверджує, що сторони претензій до виконаних робіт і їх обсягом не мають, і є підставою для нарахування оплати за виконаний спектр робіт.
У цьому випадку виконавець усуває всі наявні недоліки в регламентований термін. Потім складається новий документ.
Якщо ж одна зі сторін знову відмовляється підписувати документ або зауваження не знайдені (неправомірні), в акті зазначають факт відмови. Документ підписується тільки другою стороною. Далі в судовому порядку виноситься рішення про правомірність чи необґрунтованості відмови.
Оплата здійснюється на підставі рішення суду. До тих пір, поки замовник не подасть на виконавця документи в суд, односторонній документ вважається дійсним і приймається як повноцінна здача і приймання робіт. Після підписання одностороннього акту виконавець зобов'язаний оплатити ПДВ незалежно від того, буде він стягувати борг з замовника чи ні.
Порядок оформлення форм КС2 і КС-3
Форми КС-2 і КС-3 заповнюються на основі даних, записаних в «Журналі обліку виконаних робіт» (форма КС-6 а).
В цьому випадку подорожчання послуг не може бути оформлено за рахунок використання матеріалів.
У вартість монтажно-будівельних робіт включаються розцінки на даний вид робіт, передбачені кошторисом і договором, а також витрати, які не входять до тарифної ставки (одиничні розцінки).
До таких витрат належать тарифи, витрати на експлуатацію використовуваної техніки і заробітну плату, надбавки за складні умови праці, сезонне подорожчання. Подорожчання матеріалів включається тільки при використанні комплектуючих, придбаних за рахунок виконавця.
Якщо виконавець виконує також роботи по ремонту і реконструкції конструкцій, то на даний вид робіт оформляється окремий акт (форма ОС-3), який становить спеціальна комісія, відповідальна за прийом і здачу таких об'єктів. Витрати на ремонт і модернізацію конструкції відносять до первісної вартості споруди. Акт також підписується в двосторонньому порядку.
Всі зауваження по виконаним роботам вказуються в документі і виправляються виконавцем, також відзначається повнота виконання і якість наданих послуг.
Також в акті ОС-3 вказують всі витрати, пов'язані з виконанням даних робіт. Якщо після здачі об'єкта та оформлення акта ОС-3 було виявлено приховані дефекти, виконавець зобов'язаний усунути несправність в регламентований замовником термін.
Оплата послуг виконується замовником після підписання акту обома сторонами або в разі, коли роботи визнані виконаними (послуги наданими) в повному обсязі. За порушення термінів здачі об'єкта замовник може вимагати у виконавця сплату пені, якщо даний пункт прописаний в умовах договору.
Слід пам'ятати: для того, щоб убезпечити себе від необгрунтованих претензій другої сторони, в акті виконаних робіт рекомендується прописувати рядок з таким формулюванням: «Роботи згідно з договором виконані в повному обсязі, у встановлені терміни і з належною якістю. Замовник претензій до обсягу, якості і термінів виконання робіт (послуг) не має ».
Так як всі нюанси цього питання охопити вкрай складно, доцільно зробити невеликі, але корисні для виконавців робіт доповнення.
Важливо, при складанні акта вказати, на підставі чого виконувались роботи, тобто - на підставі, якого договору, із зазначенням його вихідних даних. Такий порядок виник з практики додаткової страховки виконавця, необхідної за умови:
- великих обсягів проведених робіт;
- помісячного (і частіше) здачі робіт;
- при роботі за договорами субпідряду;
- при роботі з новим замовником.
Крім цього, якщо акт складений на кількох аркушах - не вважайте за працю підписати кожен лист, що створить умови захисту документа з ініціативи сторін. Ці корисні поради рекомендовані, але не спираються на нормативний регламент.
Якщо замовник запропонує типовий бланк, з посиланням на перелік необхідних граф і пункти про способи внесення відповідного регламенту Держкомстату РФ інформація, ви можете послатися на Постанова Держкомстату РФ від 24.03.99, за №20 «Про затвердження Порядку застосування уніфікованих форм первинної облікової документації». Воно дає право на локальному рівні:
- змінити розмір бланків;
- ввести додаткові відомості, реквізити;
- змінювати формат граф (рядків);
- додатково вводити графи, рядки;
- Вкладати листи.
Воно містить перелік вимог і відображає нормативи правильного складання акта приймання робіт і довідки про вартість виконаних робіт і витрат.
Положення актуальні за умови збереження всіх регламентованих норм і необхідних, встановлених форматом реквізитів. Тобто, нічого не збавляючи в первинній документації, ви можете вносити варіанти і коригувати структуру бланка для його адаптації до приватних умов і зручності використання.
Важливо визначити в договорі підряду момент забезпечення виконавця матеріалами, обладнанням і т.п. Природно, що при несвоєчасному або мало виконанні цих зобов'язань замовником відповідно до ст.745 ГК РФ, можуть зриватися терміни здачі, що не повинно ставити відповідальність виконавця робіт.
Відповідно, при наявності затримок в поставках, складайте акти.
Якщо виконавець несе додаткові витрати на придбання уніформи, спеціального оснащення і т.п. - він може зажадати компенсацію витрат, спираючись на Наказ Мінфіну Росії від 26.12.02. за №135н, де детально вказані статті витрат, що надають можливість виплат.
Чи не знайшли відповіді на своє питання? Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему - зателефонуйте прямо зараз:
+7 (499) 703-47-72 (Москва)
+7 (812) 309-93-81 (Санкт-Петербург)
Це швидко і безкоштовно!