Більшість організацій видає гроші під звіт. Далеко не завжди співробітники при цьому звітують вчасно. Тому і документи потрапляють в бухгалтерію пізно. Незважаючи на це підприємству, можливо, вдасться не нараховувати зайвих податків і уникнути штрафу.
Підтверджуючі документи
Про час та облік
Буває, що підприємство використовує рахунок 71, щоб замаскувати позики, надані працівникам, під видачу підзвітних грошей. Логіка очевидна. Отримавши безвідсотковий кредит, людина повинна заплатити ПДФО, так як матеріальна вигода від економії на відсотках включається в оподатковуваний базу (п. 1 ст. 212 НК РФ). Якщо ж виплата оформлена під звіт, то ніякої вигоди і відповідно доходу немає. Потрібно лише затвердити термін, коли працівник повинен принести в бухгалтерію авансовий звіт. Коли настане найпізніша дата, касир виписує два ордери: прибутковий (нібито людина повернув підзвітну суму) і видатковий (як ніби співробітник знову отримав гроші з тим, щоб придбати для організації будь-що потрібне).
Купівля за свій рахунок
Проблеми з "підзвітними" виникають часом там, де їх найменше очікуєш. Наприклад, поширена ситуація, коли співробітник, не встигнувши отримати в касі потрібну суму, зробив покупку на власні гроші, не забувши взяти у продавця всі необхідні документи (наприклад, чек ККМ і товарний чек). Потім здав придбаний товар або матеріали на склад, а папери відніс в бухгалтерію з тим, щоб організація повернула йому витрачені кошти. Більшість бухгалтерів, не замислюючись, оформляють авансовий звіт і видають працівникові необхідну суму. І ризикують викликати незадоволення ревізора.
Справа в тому, що багато податківці вважають: якби людина заздалегідь взяв на підприємстві гроші, а потім приніс виправдувальні документи, то проблем би не було. Але оскільки він зробив покупку на свій страх і ризик, не отримавши "благословення" керівництва у вигляді підпису на видатковому ордері, заплатив продавцеві свої гроші, то і право власності на продукцію отримав сам працівник, а не фірма. Так що недостатньо просто прийти і прозвітувати про витрачання "казенних" сум, як у випадку зі звичайним "подотчетнік". В даному випадку організація повинна перекупити товар у свого співробітника. Такої точки зору дотримується начальник відділу оподаткування фізичних осіб УМНС Росії по м Москві Георгій Караман 2. З цим згодні і в МНС.
Вимоги чиновників, звичайно, нелогічні. Адже людина, навіть купуючи товар на свої гроші, знає, що йому компенсують витрати, і він здасть організації придбані цінності. Але те, що нелогічно, може бути визнано законним в суді. Адже формально співробітника, який не одержав на підприємстві гроші, можна визнати особою, які закуповують щось за рахунок власних коштів, а значить, для себе. Та й, крім того, в Інструкції до Плану рахунків записано, що рахунок 71 призначений для обліку, виданих під звіт сум. Виходить, що витрати, що не авансованих, там показуватися не повинні і не визнаються підзвітними. Ці доводи можна спробувати оскаржити, заявивши, що в Порядку ведення касових операцій не сказано, що персоналу заборонено оплачувати товари "зі свого гаманця", а потім отримувати компенсацію. Але всі ці аргументи, можливо, доведеться приводити в суді, позицію якого поки не можна передбачити.
Якщо залишок готівки не дозволяє провернути таку операцію або вам не хочеться сперечатися з податківцями, належить зробити ряд дій. Працівник, який купив для фірми товар за власною ініціативою, далі повинен продати його фірмі. Відповідно він отримує дохід (пп. 5 п. 1 ст. 208 НК РФ), і йому слід подати податкову декларацію (п. 1 ст. 229 НК РФ), а також заяву на податкове вирахування. який покладається будь-якому громадянину, який продав майно, що знаходилося в його власності менше трьох років. Відповідно до підпункту 1 пункту 1 статті 220 НК РФ він надається в розмірі не більше 125 000 рублів на рік або ж в сумі документально підтверджених витрат. Який варіант вибрати - вирішує платник податків. Тим, у кого доходи незначні, варто використовувати фіксований відрахування, а якщо товарів було реалізовано більше ніж на 125 000 рублей, треба враховувати документально підтверджені витрати. Варто також пам'ятати, що підприємство не зобов'язане утримувати із продавця ЄСП (п. 1 ст. 236 НК РФ) і ПДФО (п. 2 ст. 226 і подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). Що ж стосується обліку виданих коштів, то податківці вимагають записувати їх в податкову картку (форма 1-ПДФО) і після закінчення року подати в ІМНС відомості за формою 2-ПДФО. Взагалі-то це вимога можна оскаржити, адже за статтею 230 НК РФ облік доходів працівників і подача відомостей - обов'язки податкових агентів, тобто тих, хто утримує ПДФО (ст. 226 НК РФ). Але його простіше виконати, і тільки якщо ви не встигли цього зробити, варто судитися.
3 Ми вважаємо, що краще використовувати рахунок 73, оскільки "він призначений для узагальнення інформації про всі види розрахунків з працівниками організації", які не відображаються за рахунками 70 і 71 (з Інструкції до Плану рахунків), а не рахунок 60.