При веденні бухгалтерського обліку розрахунків з підзвітними особами в державних (муніципальних) установах слід керуватися Інструкцією N 157н і інструкціями, розробленими для кожного типу установ: для казенних - N 162н. для бюджетних - N 174н і для автономних - N 183н.
Згідно п. 212 Інструкції N 157н для відображення розрахунків з підзвітними особами застосовується рахунок 208 00. Грошові кошти видаються під звіт за розпорядженням керівника установи на підставі письмової заяви підзвітної особи, в якому повинні міститися призначення авансу, розрахунок (обґрунтування) щодо розміру авансу і термін, на який він видається (п. 213 Інструкції N 157н).
Вимоги до складання та подання авансового звіту (ф. 0504049) встановлені Наказом N 173н. Відповідно до них підзвітні особи наводять відомості про себе на лицьовій стороні авансового звіту і заповнюють графи 1-6 на зворотному боці про фактично витрачених ними сумах з додатком документів, що підтверджують зроблені витрати. Названі документи нумеруються підзвітною особою в порядку їх запису в звіті.
У бухгалтерії установи авансовий звіт перевіряється на предмет правильності оформлення та наявності документів, що підтверджують зроблені витрати, обгрунтованості витрачання коштів. На зворотному боці авансового звіту заповнюються графи 7-10, містять відомості про витрати, які приймаються установою до бухгалтерського обліку. Перевірені авансові звіти стверджує керівник установи.
Жоден з названих вище нормативних документів не містить вимог про те, що в доданих до авансового звіту документах дата їх видачі не повинна збігатися з вихідним днем. Таким чином, якщо підтверджуючі документи заповнені відповідним чином і містять всі необхідні реквізити, а дата їх видачі укладається в термін здачі авансового звіту, позначені документи повинні бути прийняті до бухгалтерського обліку в установі.
Чи можна приймати до обліку авансовий звіт з доданими виправдувальними документами (чеками, товарними чеками, квитанціями), дата видачі яких збігається з вихідним днем?