Чи потрібні ФОП первинні документи?
Чи потрібні приватному підприємцю первинні документи на товар або послуги?
Каковаответственность за їх відсутність?
Чи повинен підприємець мати підтверджуючі документи?
Як показує статистика, до найбільш актуальних питань підприємців можна віднести наступні:
З такими питаннями постійно приходять до нас люди з проханням допомогти вирішити ситуацію, проконсультувати. Зазвичай з такими питаннями звертаються підприємці на початку шляху ліквідації, «закриття підприємця» або перевірки.
Ситуація. Як правило, підприємці не замислюються над питанням, - «Де підтверджуючі документи на товар, або чи потрібні документи на підтвердження доходу», поки не виникають питання у податківців до підприємця. Що роблять підприємці - здають декларації, і в кращому випадку - записують до книги свої доходи. Особливо це актуально для підприємців на єдиному податку.
Сума єдиного податку, яку підприємець сплачує до бюджету ніяк не залежить від витрат підприємця, які він здійснює при веденні підприємницької діяльності. ФОП - платник єдиного податку не зобов'язаний використовувати реєстратор розрахункових операцій (далі РРО) і при здійсненні продажу товарів або послуг, підприємець - «єдиноподатник» видає товарний чек лише на вимогу покупця.
Одним словом, начебто підприємці роблять все правильно - кому потрібні документи - виписуються, а кому не потрібні - не надаються. Звідки тоді вимоги податківців?
Де сказано, що «спрощенець» зобов'язаний мати первинні документи на доходи?
Відповідно до Господарського кодексу України, Фізична особа-підприємець - є суб'єктом господарювання, тому на нього поширюються норми кодексу. Згідно ч. 8 ст.19 Господарського кодексу України всі суб'єкти господарювання зобов'язані вести первинний облік результатів своєї діяльності і вести бухгалтерський облік.
Згідно п. 44.1 ПКУ, всі платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування на підставі первинних документів. У свою чергу, відповідно до пунктів 16.1.5 і 85.4 Податкового кодексу податкова служба має право вимагати первинні документи при проведенні перевірок, а платнику податків необхідно їх надавати.
Іншими словами, будь-який суб'єкт господарювання, в тому числі фізична особа - підприємець як на єдиному податку, так і на загальній системі оподаткування, повинен мати первинні документи.
Підприємці подають податкову звітність, дані якої повинні бути підтверджені, згідно зі ст. 44 ПКУ. Книга не дає достатніх підстав для підтвердження даних податкової звітності. Наприклад. цифра доходу в книзі не підтверджує - за що отримано дохід (по якому виду діяльності) та за якою ставкою повинен обкладатися такий дохід. Тільки чек, квитанція або банківська виписка підтверджує, за що отримано дохід і чи може такий дохід обкладатися єдиним податком.
Які документи повинні бути у ФОП на єдиному податку?
Дохід оформляється такими первинними платіжними документами:
- Банківська виписка;
- Товарний чек з оплати товару;
- Квитанції (акти) по оплаті послуг;
- Фіскальний чек касового апарату.
Якщо дохід отримано по розрахунковому рахунку, то додаткових платіжних документів по отриманню доходу підприємець не виписує. Досить наявності оригіналу банківської виписки. Звертаємо увагу, клієнт-банку недостатньо. Потрібно, щоб у підприємця був оригінал виписки, яку він надає на перевірку.
При отриманні оплат «готівкою» за товар або послугу, підприємець повинен виписати товарний чек або розрахункову квитанцію, що підтверджує отримання готівкових коштів. По послугах повинен бути оформлений акт послуг, який підтверджує, які саме послуги, і на яку суму надані.
Слід звертати увагу: який саме товар вказується як реалізований в товарних чеках. Потрібно стежити, щоб не виявилося, що оприбутковується один товар, а реалізується - інший товар. Якщо з'ясується, що Ви реалізуєте товар, який Ви не купували (у Вас по ньому немає прибуткової документації), то з'являться питання про походження товару. І Вам доведеться пояснюватися, звідки з'явився товар.
Які документи повинні бути у ФОП на загальній системі оподаткування?
Увага: витрати по придбаних товарах показуємо в періоді, коли відбулася реалізація відповідних товарів або послуг.
Висновок: для підприємця на загальній системі кожні дані обліку повинні підтверджуватися первинними документами. Це стосується як витрат, так і доходів.
Важливо! ФОП на загальній системі при здійсненні розрахунків у готівковій формі зобов'язаний використовувати РРО, кожний показник доходу у нього також має підтверджуватися первинними документами (фіскальними чеками РРО).
Скільки необхідно зберігати підприємцю документи?
Згідно п. 44.3 ПКУ платники податків зобов'язані зберігати первинні документи протягом 1095 днів з дня подання податкової звітності. для складання якої вони використовувалися.
Які можуть бути нараховані штрафи, якщо немає в наявності первинних документів?
1) Штрафи передбачені ст. 164-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення (КУпАП) та п. 121.1 ПКУ.
Ст. 164-1 КУпАП передбачає накладення адміністративного штрафу за неведення обліку або неналежне ведення обліку доходів і витрат. Розмір штрафу становить від 3 до 8 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або від 51 до 136 грн. За повторне протягом року порушення - від 85 до 136 грн.
П. 121.1 Податкового Кодексу за відсутність первинних документів передбачає штраф у розмірі 510 грн. За повторне порушення протягом року, розмір штрафу збільшується до суми 1020 грн.
2) Чи не виписаний чек (квитанція) = можливий п'ятикратний штраф від суми чека!
При виявленні податковою службою факту реалізації товару (послуги) без запису в книзі обліку доходів і витрат, а так само оформлення товарного чека (квитанції) передбачений штраф від 1 гривні до п'ятикратного розміру від суми неоформленого чека (квитанції).
Ви запитаєте, звідки це, де це написано? Пояснюємо.
По-третє. згідно п.1.2 зазначеного вище Положення, оприбуткування готівки - це «проведення підприємствами і підприємцями обліку готівки в касі на повну суму її фактичних надходжень у касовій книзі, книзі обліку доходів і витрат, книзі обліку розрахункових операцій».
Відсутність запису в Книзі доходів для єдинника прирівнюється до неоприбуткування готівки, яка повинна відображатися у Книзі. А запис в Книзі повинна підтверджуватися первинними документами.
3) Утримання 15% ПДФО від вартості товару і штраф за ненадання звіту за формою 1-ДФ.
- При купівлі товару підприємцем у фізичної особи - громадянина (не підприємець).
Фізичні особи-громадяни (не підприємці) не зобов'язані представляти первинні документи при реалізації товару підприємцю. Так що при здійсненні угоди підприємець не отримає первинні документи від громадянина, але виступатиме як податковий агентва щодо фізичної особи, у якого був придбаний товар. У свою чергу, податковий агент, повинен утримувати і сплачувати податок на доходи фізичних осіб (далі ПДФО) з таких виплат, а також подавати податкову звітність (звіт за формою 1ДФ).
Наприклад. якщо товар дійсно купується у фізичних осіб - не підприємців, з вартості товару, яку підприємець сплачує фізичній особі, необхідно утримати ПДФО в розмірі 15%. Якщо ФОП та звичайна фізична особа домовились, що товар коштує 1000 грн. то ФОП сплачує громадянину 850 грн. а 150 грн. перераховує в бюджет. За результатами кварталу, в якому сталася така виплата, ФОП повинен надати до податкової служби звіт за формою 1ДФ з зазначенням ідентифікаційного коду громадянина, у якого куплений товар. У формі 1ДФ вказується сума виплаченого доходу та утриманого ПДФО.
Згідно п. 127.1 ПКУ. неутримання та неперерахування ПДФО в таких випадках, тягне за собою накладення штрафу:
- перший раз в розмірі 25% від суми ПДФО;
- повторне порушення штраф збільшується до 50% від суми ПДФО.
На нашому прикладі:
Підприємець повинен сплатити до бюджету 150 грн ПДФО з доходу, виплаченого за товар за рахунок коштів громадянина (тому що громадянину за товар замість 1000 грн. Виплачують тільки 850 грн.). Якщо ПДФО несплачені до бюджету, то доведеться сплатити ще штраф в розмірі 25% чи 50% від суми 150 грн. Якщо виявиться незданим вчасно звіт за формою 1ДФ, то згідно з п. 119.2 ПКУ. передбачений штраф в розмірі 510 грн. а за повторне протягом року порушення штраф збільшується до 1020 грн.
Важливо! Звіт за формою 1ДФ повинен подаватися в тому кварталі, в якому підприємець купує товар (послугу) у физ.лицами і физ.лицами - підприємців або в якому оплачує цей товар (послугу).
Якщо у Вас виникли питання, Ви завжди можете звернутися до нас. З нашою новою послугою - online консультацій, ми можемо відповісти на всі Ваші питання по skype.