Якщо ж прізвище поміняв генеральний директор компанії, про це додатково потрібно повідомити податкову інспекцію, Пенсійний фонд, банк і ділових партнерів фірми. Крім того, можливо, буде потрібно внести зміни в установчі документи компанії.
Вносимо зміни в облікові та бухгалтерські документи
Підстави для внесення змін
Керівник, який змінив прізвище. повинен подати в кадрову службу заяву про внесення змін до документів. Заява складається у довільній формі із зазначенням причини змін, що відбулися. До заяви директор повинен додати копії документів, що підтверджують зміну персональних даних (паспорт, свідоцтво про реєстрацію (розірвання) шлюбу, про зміну прізвища). Оригінали документів достатньо пред'явити співробітникам кадрової служби роботодавця.
На підставі заяви керівника необхідно підготувати і занести до журналу реєстрації наказ про внесення змін в документи, що містять його персональні дані. З наказом слід ознайомити під розпис самого директора, а також відповідальних працівників кадрової служби та бухгалтерії.
Наказ про внесення змін до облікових документів директор вправі підписати сам. Зразок наказу про внесення змін до кадрові документи дивіться в додатку до статті.
Вносимо зміни в документи
Зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється колишнє прізвище і вписується нова. Посилання на відповідні документи проставляються на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки керівника та завіряються підписом спеціально уповноваженої ним особи і печаткою підприємства або відділу кадрів.
Зразок внесення запису в трудову книжку про зміну прізвища дивіться нижче.
Інші документи. Зауважимо, що порядок внесення змін до інші кадрові та бухгалтерські документи законодавчо не визначений, тому оновлювати персональні дані рекомендується в наступному порядку.
Застарілі або неправильні відомості потрібно закреслити однією рисою так, щоб можна було прочитати закреслене і зверху або збоку написати нові відомості. На полях навпроти відповідного рядка працівник кадрової служби робить запис «Виправлено», ставить дату внесення змін і підпис.
Якщо керівник змінив прізвище, відомості про це потрібно внести:
- в його трудовий договір. На питання, чи треба укладати в цьому випадку додаткова угода, однозначної відповіді немає. Адже згідно зі статтею 72 Трудового кодексу змінюються не умови укладеного трудового договору, а лише відомості про працівника (ст. 72 ТК РФ). Існує два варіанти.
Перший варіант. нове прізвище потрібно вказати в тексті трудового договору, зазначивши, на підставі якого документа вносяться зміни (найменування документа, орган, що видав документ, його номер і дата видачі). Також слід внести виправлення в розділ «Реквізити сторін», адже у співробітника змінилися паспортні дані. При цьому виправлення підлягають обидва примірника договору: і той, який зберігається в організації, і той, який знаходиться у співробітника.
З огляду на той факт, що практично у всіх організаціях розрахунок заробітної плати і підготовка звітності ведуться в автоматичному режимі, при зміні прізвища автоматично зміняться дані:
Зразок внесення запису про зміну прізвища у зв'язку з вступом у шлюб
Фрагмент запису про зміни в особовій картці працівника
Чи потрібно завіряти нові відомості печаткою
При внесенні змін до інші облікові документи проставляти печатку не треба, в тому числі і на трудовому договорі. Це випливає з пункту 67 Трудового кодексу та постанови № 1).
Повідомляємо про зміну прізвища в податкову інспекцію
- в пункті 1 та підпункті 1 пункту 3 статті 40 Федерального закону від 08.02.98 № 14-ФЗ «Про товариства з обмеженою відповідальністю»;
- пункті 2 статті 69 Федерального закону від 26.12.95 № 208-ФЗ «Про акціонерні товариства».
До відомостей про особу, що виконує обов'язки керівника відноситься, зокрема, його прізвище. Тому про те, що директор поміняв прізвище, слід повідомити в реєструючий орган за місцем знаходження організації (п. 5 ст. 5 Закону № 129-ФЗ).
Хто здійснює державну реєстрацію
термін повідомлення
Про зміну прізвища або інших паспортних даних чинного керівника потрібно повідомити протягом трьох днів з моменту отримання директором нового паспорта (п. 5 ст. 5 Закону № 129-ФЗ). Якщо строк пропущено, податкові інспектори можуть притягнути до адміністративної відповідальності директора, генерального директора, президента або інша особа, яка здійснює керівництво поточною діяльністю компанії. Йому роблять попередження або накладають штраф у розмірі 5000 руб. (П. 3 ст. 14.25 НК РФ).
Що потрібно зробити перед подачею відомостей до податкової інспекції
Якщо в установчих документах організації вказані прізвище та паспортні дані директора, спочатку зміни потрібно внести в ці документи. Крім того, слід отримати виписку з ЕГРЮЛ. Справа в тому, що деякі документи, що подаються до податкової інспекції, припускають нотаріальне завірення. На практиці нотаріуси вимагають представити виписку з ЕГРЮЛ, обґрунтовуючи це необхідністю звірити повноваження заявника.
Виписку з реєстру можна отримати безкоштовно. Для цього слід направити письмовий запит до податкової інспекції, який оформляють на фірмовому бланку організації. Запит підписує директор і ставить печатку компанії. Якщо він вже змінив прізвище, інспектори рекомендують підписувати лист колишнім прізвищем, оскільки вона вказана в ЕГРЮЛ на цей момент.
Тепер розглянемо, які документи потрібно подати до податкової інспекції в зв'язку зі зміною прізвища директора підприємства. Їх комплект залежить від того, є директор засновником компанії чи ні.
Як повідомити в податкову інспекцію про зміну прізвища у директора, який не є засновником
Перелік документів
Для внесення змін до ЕГРЮЛ в податкову інспекцію потрібно представити перші три сторінки заяви за формою № Р 14001 і лист Б «Відомості про особу, яка має право без довіреності діяти від імені юридичної особи» даної форми. Вона затверджена постановою № 439. Крім того, податкові інспектори можуть вимагати копію паспорта з новим прізвищем.
Заповнення документів
На перших трьох сторінках заяви і аркуші Б вказують нове прізвище і паспортні дані директора. У пункті 6 заяви директор ставить підпис, яку необхідно завірити у нотаріуса. Таке правило встановлено в пункті 1 статті 9 Закону № 129-ФЗ і пункті 3 вимог до оформлення документів, затверджених постановою № 439.
Зразок заповнення форми № Р 14001 наведено в додатку до статті;
Кожен документ, що містить більше одного аркуша, прошивається, а сторінки нумеруються. На місці прошивки вказується кількість аркушів, цей запис запевняє заявник або нотаріус (п. 4 вимог до оформлення документів, затверджених постановою № 439).
Подаємо документи в податкову інспекцію
Подати документи в інспекцію можна одним з трьох способів:
- особисто;
- через представника;
- надіслати поштою з повідомленням і описом вкладення, яку запевняє працівник пошти.
Відзначимо, що при подачі заяви за формою № Р 14001 не потрібно сплачувати державне мито (ст. 1 і 3 і п. 2 ст. 17 Закону № 129-ФЗ).
Якщо ж документи в інспекцію представляє уповноважена особа, на нього потрібно оформити довіреність і завірити її у нотаріуса (абз. 3 п. 1 ст. 9 Закону № 129-ФЗ).
Дії податкових інспекторів
Згідно з пунктом 2 статті 9 Закону № 129-ФЗ датою подання документів є день їх отримання реєструючим органом. Якщо документи представлені особисто, в цей же день співробітник податкової інспекції видає заявнику розписку в їх отриманні (п. 3 ст. 9 Закону № 129-Ф).
Термін реєстрації змін і видачі нової виписки
Нове прізвище генерального директора податковий орган повинен занести в ЕГРЮЛ протягом п'яти робочих днів з дня подання документів до реєструючого органу. Про це йдеться в пункті 1 статті 8 Закону № 129-ФЗ.
Свідоцтво про внесення запису до реєстру за формою № Р 50003, затвердженої постановою № 439, а також виписку з ЕГРЮЛ з новими персональними даними керівника інспекція може:
- видати особисто заявнику (або представнику при наявності у нього довіреності);
- надіслати поштою не пізніше одного робочого дня з моменту державної реєстрації змін.
Такий порядок встановлений в пункті 3 статті 11 Закону № 129-ФЗ.
Як повідомити в податкову інспекцію про зміну прізвища у директора - засновника організації
У цьому випадку кількість документів збільшується, оскільки зміни вносяться і до установчих документів організації.
Перелік документів
Необхідні наступні документи:
- перші три сторінки заяви за формою № Р 13001, затвердженої постановою № 439;
- перші три сторінки заяви за формою № Р 14001, лист Б «Відомості про особу, яка має право без довіреності діяти від імені юридичної особи» і лист Д «Відомості про учасників юридичної особи - фізичних осіб» даної форми;
- рішення про внесення змін до установчих документів організації;
- зміни, що вносяться до установчих документів юридичної особи;
- документ про сплату державного мита за реєстрацію внесених змін. Розмір мита становить 400 руб. (Подп. 3 п. 1 ст. 333.33 НК РФ).
Про це йдеться в пункті 1 статті 17 Закону № 129-ФЗ.
Заповнення документів
Перші три сторінки заяви за формою № Р 14001 і лист Б даної форми заповнюються так само, як і в разі, коли директор не є засновником. Зразки заповнення перших трьох сторінок заяви за формою № 13001 і листа Д форми № Р 14001 наведені в додатку до статті.
Підпис директора в заявах за формами № Р 13001 і Р 14001 потрібно завірити у нотаріуса, тому, перед тим як йти в податкову інспекцію, необхідно звернутися в нотаріальну контору.
Оформлення рішення про зміну установчих документів організації залежить від числа її учасників. Якщо учасник один, він оформляє одноосібне рішення (зразок наведено на с. 101). Якщо учасників кілька, вони оформляють протокол зборів учасників, в якому фіксують рішення про зміну установчих документів.
Відзначимо, що, як і в першому випадку, надати документи в інспекцію можна особисто, через представника, надіслати поштою з повідомленням і описом вкладення, яку запевняє працівник пошти. Отримавши документи, інспектори видадуть розписку.
Термін реєстрації змін і видачі свідоцтва
Протягом п'яти днів з моменту отримання заяви податкова інспекція повинна внести зміни в установчі документи компанії (п. 2 ст. 19 Закону № 129-ФЗ). Після цього фірма отримує свідоцтво про державну реєстрацію змін, а також зареєстровану нову редакцію статуту (змін до статуту) і виписку, що підтверджує зареєстровані зміни.
Який прізвищем підписувати звітність до внесення змін в реєстр
Однозначної думки з цього питання немає. Податкові інспектори пропонують підписувати звітність колишнім прізвищем, оскільки саме вона на момент здачі звітності вказана в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб.
Зразок рішення про зміну установчих документів
Куди ще потрібно повідомити про зміну прізвища
Про зміну персональних даних керівника потрібно повідомити також ряд інших організацій крім податкової інспекції.
повідомляємо ПФР
Згідно з пунктом 2 статті 9 Федерального закону від 01.04.96 № 27-ФЗ «Про індивідуальному (персоніфікованому) обліку в системі обов'язкового пенсійного страхування» про зміну прізвища будь-якого застрахованого працівника потрібно повідомити до територіального органу Пенсійного фонду РФ за місцем реєстрації організації-страхувальника.
Директору не обов'язково самому звертатися до відділення Пенсійного фонду. Це випливає з пунктів 23 і 24 Інструкції про порядок ведення індивідуального (персоніфікованого) обліку відомостей про застрахованих осіб для цілей обов'язкового пенсійного страхування, затвердженої постановою Уряду РФ від 15.03.97 № 318.
У них сказано, що застрахована особа має право звернутися до страхувальника з заявою про обмін страхового свідоцтва. Страхувальник у двотижневий термін передає заяву про обмін страхового свідоцтва в територіальний орган разом з описом документів.
Таким чином, в територіальний орган ПФР потрібно уявити:
Співробітник Пенсійного фонду відображає всі зміни в індивідуальному особовому рахунку застрахованої особи і видає нове страхове свідоцтво з тим же номером індивідуального особового рахунку. Про це йдеться в пункті 4 статті 7 Федерального закону від 01.04.96 № 27-ФЗ «Про індивідуальному (персоніфікованому) обліку в системі обов'язкового пенсійного страхування». Свідоцтво, видане на колишнє прізвище, залишається в Пенсійному фонді.
Після отримання нового свідоцтва його слід видати директору протягом тижня (п. 11 Інструкції про порядок ведення індивідуального персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб для цілей обов'язкового пенсійного страхування, затвердженої постановою Уряду РФ від 15.03.97 № 318).
Подаємо відомості в банк
Організація повинна представити в банк:
Строків повідомлення банку про зміну персональних даних працівників і керівників, які мають право першого підпису, законодавством не встановлені. Такий термін, як правило, вказується в договорі банківського рахунку.
сповіщаємо партнерів
Директор як перша особа компанії підписує всі договори фірми. Тому про зміну прізвища керівника рекомендується повідомити всім партнерам, з якими у фірми існують договірні відносини.
Справа в тому, що в договорах нерідко передбачений такий пункт: якщо у однієї сторони змінюються будь-які реквізити (в тому числі прізвище керівника), вона зобов'язана повідомити про це іншим сторонам договору. За порушення даного пункту можуть передбачатися серйозні санкції.
Є питання? Наші експерти допоможуть за 24 години! Отримати відповідь Нове
Читайте в журналі "Зарплата"