У вісімдесяті роки практично всі союзні міністерства, великі заводи, організації мали свої обчислювальні центри. Численні групи програмістів трудилися над створенням для своїх підприємств систем із загадковим ім'ям АСКИД, яке розшифровується: Автоматизована Система Контролю Виконання Документів. Уже тоді всі великі організації і підприємства намагалися автоматизувати контрольні функції діловодства.
Гроші на розробку витрачалися, системи створювалися, але як тільки справа доходила до експлуатації, вони тихо вмирали через саботажу з боку рядових чиновників. Автоматизована система забирала почуття їх значимості і незамінності. З одного боку, чиновника зобов'язували надавати електронної канцелярії інформацію, володарем якої традиційно був він і тільки він. З іншого боку виходило, що тепер по простому запиту до бази даних керівник отримував довідку про стан справ, минаючи його, чиновника, з рук якогось оператора ЕОМ. Більш того, система оперативно сповіщала про його нерозторопність як виконавця.
Звичайно, існували і об'єктивні чинники, що стримують автоматизацію діловодства. Головним з них був вкрай незручний спосіб передачі інформації - на магнітних носіях, але визначальним був, безумовно, фактор суб'єктивний.
Приклад з системами АСКИД свідчить про те, що наявність успішно діючої Системи автоматизації діловодства та документообігу говорить про благополуччя установи і його керівництва не менш, ніж наявність шестисотого Мерседеса у «нового російського». Це означає повну керованість підлеглих Керівництву апарату, їх компетентність, солідарність, дисциплінованість і зацікавленість в максимально успішному виконанні дорученої справи.
Загальні відомості
Будь-яка добре спроектована Система автоматизації діловодства та документообігу (в тому числі і електронна канцелярія DIS: class), дозволяє:
· Централізовано відстежувати хід діловодного процесу - до роботи виконавців над документами на своїх робочих місцях, систематизувати результати контролю і тим самим виявляти «вузькі місця» в документообігу і роботі персоналу.
· При переході на роботу з електронними копіями документів повністю виключити можливість їх втрати, і звести пошук документа до запиту, виконуваного системою протягом лічених секунд. При цьому навіть необов'язково пам'ятати назву або реєстраційний номер документа - досить вказати тематику або ключові слова для пошуку. На думку компанії DELPHI (проводила оцінку ефективності переходу від роботи з паперовими до роботи з електронними документами) - близько 15% всіх паперових документів безповоротно втрачається, і співробітники витрачають до 30% свого робочого часу в спробах знайти їх. Компанія CoopersLybrand оцінює, що організації роблять в середньому 19 копій кожного документа і що майже 7.5% всіх документів втрачається безповоротно.
· Підвищити зростання продуктивності праці співробітників за рахунок упорядкування технології роботи з документами, різкого скорочення часу передачі документів по локальній мережі або засобами електронної пошти. У порядку підтвердження - ще кілька цифр: за оцінкою Nortan Nolan Institute при переході до роботи з електронними документами зростання продуктивності праці співробітників складає 25-50%, зменшується час обробки одного документа більш ніж на 75%, а зменшення витрат на оплату площ для зберігання документів становить до 80%.
Отже, ВИСНОВОК ПЕРШИЙ. Автоматизація діловодства необхідна для забезпечення мобільності керівництва підприємством і роботи самого підприємства.
Які системи автоматизації діловодства краще вітчизняні чи зарубіжні?
Необхідність автоматизації діловодства не викликає сумнівів. Постає питання, на який електронної канцелярії зупинитися: на закордонній або вітчизняної?
На перший погляд відповідь очевидна, - на Заході до розуміння цієї проблеми прийшли давно (навіть не полінувалися провести дослідження), системи автоматизації діловодства пройшли апробацію часом і можна сміливо купувати, скажімо, електронну канцелярію Lotus Notes або Staff ware. І через пару місяців зрозуміти, що це дійсно дуже хороші системи, але тільки вони не дуже стикуються з нашими вітчизняними реаліями. І що в Росії діловодство - це поняття національне.
Головна особливість російського діловодства полягає в прагненні будь-якого документа спочатку лягти на стіл керівника найвищого рангу, а потім, обростаючи резолюціями, спускатися вниз - до безпосередньому виконавцю. Щоб потім, після того, як наказ виконаний виконати той же шлях у зворотному напрямку. Діловодство в Росії має строго вертикальне напрям. На Заході він прагне до горизонтального - документ повинен відразу потрапляти до виконавця, минаючи керівництво.
Іншою унікальною особливістю російського діловодства з часів того ж Петра Великого є відстеження роботи з документами в реєстраційному журналі, куди заносяться відомості про переміщення документів, резолюції начальства, звіти виконавців і т.д. Лише з появою друкарських машинок альтернативою журналу стала картотека з реєстраційними картками. Але суть справи це не змінило. У вітчизняному документообіг існує чіткий поділ праці: керівники та виконавці працюють безпосередньо з документами (або їх копіями), а діловодний персонал відстежує їх дії за допомогою реєстраційних карток, тобто діловодство відокремлено від роботи з самими документами.
Такого практично немає в жодній іншій країні світу. Чим це пояснюється, сказати важко.
І ще один аргумент на користь вітчизняних систем. Наріжним каменем діловодства є реєстраційна картка документа. А реквізити цієї картки регламентуються ГОСТом, скасовувати який ніхто не збирається. Інші ГОСТи визначають організацію роботи з документами. Природно, російські системи автоматизації діловодства ці ГОСТи враховують.
Отже, ВИСНОВОК ДРУГИЙ. Автоматизація традиційного діловодства російських установ в повному обсязі може бути реалізована тільки за допомогою вітчизняних розробок. Наприклад, за допомогою електронної канцелярії DIS: class.