Рух матеріально-виробничих запасів в організації відбувається при здійсненні господарських операцій з їх надходження, переміщення, відпустки в виробництво і реалізації.
Правильне і своєчасне документальне оформлення згаданих операцій дозволяє попередити різні порушення, підвищує дисциплінованість матеріально відповідальних працівників.
Порядок оформлення первинної облікової документації однаковий для всіх підприємств незалежно від обсягів, видів власності та інших індивідуальних характеристик підприємства.
Операції з обліку матеріально-виробничих запасів відносяться до операцій з підвищеним рівнем ризику з наступних причин:
1. Дуже висока ймовірність санкціонованого списання МПЗ під неіснуючі замовлення і обсяги випуску в цілях збільшення собівартості випуску та зниження податків на прибуток;
2. Великий ризик розкрадання (в більшій мірі це відноситься, наприклад, до матеріалів, отриманих після ремонту або розбирання, ліквідації основних засобів, які далеко не завжди оприбутковуються як запчастини, матеріали для повторного використання);
3. Значний обсяг операцій і, відповідно, великий потік первинної облікової документації, наслідком чого можуть стати відсутність деяких виправдувальних документів або списання МПЗ за документами при відсутності всіх реквізитів, які надають документам юридичну силу, а також втрата паперів;
4. Перекручування фактів списання МПЗ через неправильне формування вартості (як при оприбуткуванні, так і при списанні) і технічних помилок при підрахунку і вимірі здійснюваних операцій на стадії збору і реєстрації інформації.
Перші два види ризиків відносяться до організації системи внутрішнього контролю за рухом матеріально-виробничих запасів на конкретному підприємстві.
Як відомо, всі господарські операції, що проводяться організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами. Ці документи є первинними обліковими документами, на підставі яких і ведеться бухгалтерський облік. Дані документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, а також, в окремих випадках, форми, розроблені самою організацією.
Графік документообігу по приходу матеріально-виробничих запасів, що надійшли за договором купівлі-продажу «від документа» представлено в Додатку К.
Матеріально-виробничі запаси можуть надходити в організацію різними способами: від постачальників; від підзвітних осіб, що купують їх за готівковий розрахунок; від списання які прийшли в непридатність основних засобів.
Доставка продукції виробляється, як правило, автомобільним транспортом. В цьому випадку приймання надходять в організацію здійснюється на основі товарно-транспортної накладної (форма № 1-Т), одержуваної від вантажовідправника.
У бухгалтерському обліку матеріали приймаються за фактичною собівартістю і є суму оплати, встановлену угодою сторін в безкоштовне договорі безпосередньо за матеріали. Крім того, у вартість матеріалів включаються всі витрати, пов'язані з придбанням матеріалів.
Розрахункові документи на матеріали, що надходять з прикладеними до них іншими документами направляються на склад, а потім в бухгалтерію, працівники якого зобов'язані:
- зареєструвати документи в журналі обліку вступників вантажів;
- перевірити відповідність даних цих документів договору поставки щодо асортименту матеріалів, їх кількості, цін і ін .;
- здійснити в картках ( «Первинні документи») оперативного обліку записи про виконання договору поставки;
- акцептувати розрахункові документи постачальника;
- передати уповноваженій особі (експедитору, підзвітній особі) розпорядження на отримання і доставку вантажу;
- передати документи в бухгалтерію.
Після цього, зареєстровані екземпляри розрахункових та інших документів (специфікації, сертифікати, якісні посвідчення тощо) передаються на відповідний склад для приймання і оприбуткування матеріалів.
Для одержання матеріалів зі складу постачальника або транспортної організації уповноваженій особі (експедитору) видається квитанція, товарно-транспортна накладна або наряд на виконання робіт з доставки вантажу і довіреність на його отримання.
Довіреності (форми № М-2) застосовуються для оформлення права особи виступати в якості довіреної особи організації при отриманні матеріальних цінностей, що відпускаються постачальником за рахунком або договором.
Довіреність в одному екземплярі зазвичай оформляється бухгалтерією організації. Відривна частина довіреності видається під розписку працівнику організації, уповноваженому на отримання МПЗ, а корінець довіреності залишається в бухгалтерії організації. Видача довіреностей реєструється в спеціальному журналі за їх видачу.
Надходження вантажів, доставлених уповноваженою особою (експедитором або підзвітною особою) в організацію, здійснюється на склад під розписку завідуючого складом (комірника). Матеріально відповідальна особа перевіряє відповідність МПЗ їх даним, зазначеним у супровідних документах. При відсутності будь-яких розбіжностей їм виписується прибутковий ордер (форма № М-4). Даний ордер підписується завідувачем складом і експедитором (Додаток Л).
Якщо МПЗ надійшли з пошкодженою упаковкою, неналежної якості або мають кількісне розбіжність або розбіжність по асортименту з даними супровідних документів, то організація має право пред'явити претензії постачальнику. В цьому випадку приймання здійснюється комісією, яка складає акт про приймання матеріалів (форма № М-7). Акт складається у двох примірниках. Оформляється він з обов'язковою участю представника постачальника чи представника незацікавленої організації, матеріально відповідальної особи. Даний акт є юридичною підставою для пред'явлення претензії постачальнику (відправнику).
Приймальні акти і прибуткові ордери на оприбуткування матеріальних цінностей повинні, як правило, складатися в день їх надходження.
Запаси в організацію можуть також надходити від підзвітних осіб, що купують їх за готівковий розрахунок (канцелярські товари, витратні матеріали, паливо). Для підтвердження здійснених витрат підзвітні особи подають документи, що фіксують факти:
- оплати отриманих МПЗ із зазначенням вартості покупки. Такими документами є квитанції до прибутково-касових ордерів, чеки контрольно-касових машин, документи, прирівняні до бланків суворої звітності;
- факт отримання зазначених запасів.
При видачі коштів під звіт для придбання товарно-матеріальних цінностей у юридичної особи, що здійснює оптову або дрібнооптову торгівлю, видається довіреність підзвітній особі, яка реєструється в журналі обліку виданих довіреностей.
Наявність і рух МПЗ ведуть в кількісному вираженні з їхньої найменувань, видів, сортів, розмірів і іншими показниками в картках складського обліку матеріалів або прирівняних до них технічних носіях інформації, відповідно до порядку їх зберігання, визначальним як умовами виробничого споживання матеріалів, так і вимогами організації складського господарства. Облік виробничих запасів здійснюють в одиницях виміру, передбачених відповідними збірниками облікових цін.
Картки складського обліку матеріалів (форма № М-17) передаються матеріально відповідальних осіб під розписку в реєстрі разом з прибутковими документами.
Сортовий кількісний облік руху матеріальних цінностей ведеться безпосередньо матеріально відповідальними особами. На кожен номенклатурний номер матеріалу відкриватися окрема картка.
Переміщення МПЗ з одного складу на інший склад або в іншу комору даної організації зазвичай оформляється складанням вимоги-накладної на внутрішнє переміщення матеріалів (форма № М-11). Вимога-накладна виписується на підставі розпорядження бухгалтерії або фінансового відділу.
Накладну в двох примірниках складає матеріально відповідальна особа (завскладом), що здає матеріальні цінності. Один примірник служить здає підставою для списання цінностей, другий же - що приймає для оприбуткування цінностей.
Накладну підписують матеріально відповідальні особи відповідно здавальника і одержувача і передають в бухгалтерію для обліку руху матеріалів.
Відпуск матеріалів на сторону оформляється на підставі договорів, оплачених рахунків та інших відповідних документів. В цьому випадку виписується накладна на відпустку матеріалів на сторону (форма № М-15). Оформляється вона в двох примірниках: перший примірник передають на склад як підставу для відпуску МПЗ, другий - одержувачу запасів. На підставі цієї накладної оформляється рахунок, який пред'являється для оплати організаціям за відпущені матеріали. При перевезенні вантажів автотранспортом замість накладної на відпуск матеріалів оформляється товарно-транспортна накладна.
Відпустка на сторону і пропуск оформляються при пред'явленні одержувачем МПЗ довіреності на отримання цінностей, заповненої в установленому порядке.На підставі оформлених первинних документів (прибуткових ордерів, вимог, накладних, товарно-транспортних накладних) зав. складом здійснює записи операцій по приходу та відпуску матеріалів у картках складського обліку в день їх здійснення, щодня виводячи в картках залишки матеріалів.