Увага! У вас встановлена застаріла версія браузера: Opera 10.1.
Використання застарілої версії браузера потенційно небезпечно і може привести до некоректного відображення сайту.
Зверніть увагу на те, що ми не перевіряємо працездатність і не підтримуємо коректну роботу сайту в застарілих версіях браузерів.
Що ж робити?
Ви можете самостійно або за допомогою системного адміністратора вашої організації
скачати безкоштовно і встановити один з популярних сучасних браузерів:
Я хочу звернути увагу модератора на це повідомлення, тому що:
Надсилання повідомлення.
Коли я чую від форумчан: "У справу №.",
65. Реквізит «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи».
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи проставляється на документі після його виконання і є свідченням завершення роботи над ним.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи розташовується на нижньому полі першого аркуша документа ліворуч і складається зі слів «У справу», номера справи за номенклатурою справ, в якому буде зберігатися документ, дати та індексу документа, що свідчить про виконання, власноручного підпису виконавця або керівника структурного підрозділу-виконавця і дати направлення документа до справи.
При відсутності документа, що свідчить про виконання, в позначці вказуються короткі відомості про виконання.
то зовсім не розумію, в яке діло, коли його і немає. Всі справи заводяться в організації на початку року і номера їм присвоюються згідно з номенклатурою справ
ГЛАВА 10
СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ
149. Встановлюється три види номенклатури справ: типова, приблизна і номенклатура справ організації.
150. Типова і приблизна номенклатури справ - це систематизовані переліки уніфікованих заголовків справ, що заводяться в діловодстві організацій з однорідним характером діяльності і складом документів.
Типова номенклатура встановлює типовий склад справ з єдиною системою індексації і уніфікованими заголовками для однорідних за характером діяльності організацій і є обов'язковим до виконання.
Орієнтовна номенклатура справ встановлює приблизні склад і індекси справ для організацій, однорідних за характером діяльності, і має рекомендаційний характер.
Номенклатура справ організації - це систематизований перелік заголовків справ, що заводяться в організації в діловодних (календарному) році, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку.
У діловодстві номенклатура справ організації використовується для угруповання виконаних документів у справи, систематизації, індексації та обліку справ, визначення термінів їх зберігання. Номенклатура справ є основою для складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, а також актів про виділення до знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню.
В архіві організації номенклатура справ використовується для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
151. Типові і зразкові номенклатури справ розробляються службами ДОУ органів управління (вищестоящих організацій), підвідомча мережа яких включає ряд однорідних організацій.
Типові і зразкові номенклатури справ, що розробляються центральними органами державного управління, іншими державними організаціями, підпорядкованими Уряду Республіки Білорусь, затверджуються їх керівниками після узгодження з ЦЕК відповідного органу управління (організації) і республіканським органом управління, у віданні якого знаходяться питання архівів і діловодства.
Типові і зразкові номенклатури справ, що розробляються організаціями, які є джерелами комплектування державних архівів, затверджуються їх керівниками після узгодження з ЦЕК цих організацій і відповідними державними архівами.
Типові і зразкові номенклатури справ, що розробляються іншими організаціями, затверджуються їх керівниками після узгодження з ЦЕК цих організацій.
152. Номенклатура справ складається в кожній організації. Номенклатури справ складаються на справи всієї організації (далі - зведена номенклатура справ) і кожного структурного підрозділу.
153. Зведена номенклатура справ складається службою ДОУ на основі номенклатур справ структурних підрозділів за формою згідно з додатком 10.
154. Зведена номенклатура справ підлягає складанню на поточний рік при створенні нової організації, а також пересоставления при реорганізації, що призвела до значних змін в структурі організації.
155. Зведені номенклатури справ організацій, що є джерелами комплектування державних архівів, узгоджуються з відповідними архівами один раз в п'ять років або після значних змін в структурі організації незалежно від терміну попереднього узгодження.
Зведені номенклатури справ інших організацій погоджуються з ЦЕК вищестоящих організацій один раз в п'ять років або після значних змін в структурі організації незалежно від терміну попереднього узгодження.
156. Зведені номенклатури справ організацій, що є джерелами комплектування державних архівів або мають вищу організацію, складаються в трьох примірниках. Зведені номенклатури справ інших організацій складаються в двох примірниках.
Перший примірник номенклатури справ зберігається в службі ДОП (у особи, відповідальної за ДОУ), другий передається в архів організації як облікового документа, третій - до державного архіву, джерелом комплектування якого є організація, або в ЦЕК вищестоящої організації для узгодження відповідно до вимог пункту 155 цієї Інструкції.
157. Після затвердження зведеної номенклатури справ з неї робляться виписки по розділах. Завірені в установленому порядку виписки передаються в структурні підрозділи організації для використання при формуванні та обліку справ, що заводяться в цих структурних підрозділах.
158. Номенклатури справ структурних підрозділів складаються за формою згідно з додатком 11.
Номенклатура справ структурного підрозділу узгоджується завідувачем архівом організації (особою, відповідальною за архів), ЕК цього підрозділу (при її наявності) і підписується керівником підрозділу.
159. При наявності в організації громадської організації (професійної спілки та ін.) Її номенклатура справ складається за формою, встановленою для номенклатур справ структурних підрозділів. Документи громадської організації включаються до зведеного номенклатуру справ самостійним розділом.
161. В номенклатуру справ включаються справи (документи) постійного, тимчасового (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років включно) зберігання, в тому числі обліково-реєстраційні форми (журнали, книги) і довідкові картотеки.
У номенклатуру справ також включаються документи, що утворюються в діяльності тимчасово діючих колегіальних органів (комісій, рад тощо) і громадських організацій.
У номенклатуру справ не включаються Національний реєстр правових актів Республіки Білорусь та інші збірники нормативних правових актів, друковані видання (брошури, довідники, інформаційні листки, бюлетені, реферативні журнали і т.д.), покажчики та інші допоміжні документи.
162. Зведена номенклатура справ складається, як правило, по структурному (відповідно до затвердженої та відбитої в штатному розкладі структурою організації) або по структурно-функціональним принципом (відповідно до штатного розкладу, управлінськими функціями і напрямами діяльності організації). У безструктурні організаціях номенклатура справ складається за функціональним принципом (відповідно до управлінськими функціями і напрямами діяльності організації).
163. Структурними елементами номенклатури справ є розділи, які можуть розподілятися на підрозділи.
Незалежно від принципу побудови номенклатури справ і затвердженої структури організації до першого розділу включаються справи служби ДОУ.
Найменування тимчасово діючих колегіальних органів і громадських організацій в порядку значимості вказуються в кінці номенклатури справ в якості самостійних розділів.
164. Зведена номенклатура справ оформляється на загальному бланку організації або чистому аркуші паперу формату А4.
165. Графи номенклатури справ заповнюються відповідно до встановленої форми:
165.1. в графі 1 номенклатури справ вказуються індекси справ. Індекс справи складається з умовного позначення (індексу) розділу (підрозділу) номенклатури справ і порядкового номера справи в межах даного розділу (підрозділу).
При необхідності складові частини індексу можуть доповнюватися цифрою «0».
01-01, 01-02; 02-01, 02-02, 02-03
У зведеній номенклатурі справ однорідним справах, включеним в різні розділи (підрозділи), присвоюються однакові заголовки.
Накази міністра з основної діяльності. копії
Справи, в які групуються документи з питань, які вирішуються протягом двох і більше років (перехідні справи), включаються в номенклатуру справ наступного року під тим же індексом.
В кінці кожного розділу (підрозділу) номенклатури справ передбачаються резервні індекси для незапланованих справ, що заводяться в протягом року;
165.2. в графі 2 номенклатури справ вказуються назви розділів (підрозділів) і заголовки справ.
Заголовок справи повинен відповідати змісту і складу включаються в нього документів, бути коротким, конкретним і доступним для сприйняття.
Накази директора підприємства з основної діяльності
Листування з Міністерством юстиції Республіки Білорусь про проведення юридичної експертизи нормативних правових актів Республіки Білорусь
Звіти середніх шкіл Борисівського, Дзержинського та Крупського районів Мінської області про навчально-виховної роботи
вказівка на копийность документів, включених до справи.
Накази директора підприємства з основної діяльності. копії
Термін «Документи» використовується в заголовку:
при угрупованню в справу різних видів документів з одного питання, не пов'язаних послідовністю діловодства. В кінці заголовка в дужках вказуються два-три основних види документів, включених до справи;
Документи про будівництво спортивного комплексу (фінансовий звіт, кошториси, довідки та ін.)
при об'єднанні в одній справі документів-додатків до якого-небудь документа або групи документів.
Термін «Дело» використовується в заголовку при об'єднанні в справі різних видів документів з одного питання, пов'язаних послідовністю його рішення.
Справа про розгляд скарги Іванова І.І.
Термін «Дело» вживається в назвах особистих, судових, арбітражних справ.
Листування з Міністерством охорони здоров'я, державним підприємством «Белфармація» про постачання лікарських препаратів
Якщо листування ведеться з більш ніж трьома однорідними кореспондентами, вони можуть бути названі в заголовку узагальнено.
Листування з виконавчими комітетами областей та м Мінська про розподіл молодих фахівців
Якщо листування ведеться з більш ніж трьома різнорідними кореспондентами, їх назви в заголовку, як правило, не вказуються.
Листування про укладення договорів на поставку матеріалів і комплектуючих
У заголовках, що містять планову або звітну документацію, вказуються число, місяць, квартал, рік, на (за) який складено документи.
У процесі формування справ заголовки можуть уточнюватися.
Заголовки в розділах (підрозділах) номенклатури справ систематизуються по групах в залежності від значимості і взаємозв'язку справ в наступному порядку:
нормативні правові акти Республіки Білорусь (декрети, укази Президента Республіки Білорусь, закони Республіки Білорусь, постанови Ради Міністрів Республіки Білорусь та ін.);
установчі документи організації (статути, положення, свідоцтва про реєстрацію та ін.);
розпорядчі та методичні документи вищестоящих організацій (постанови, накази, вказівки та ін.);
розпорядчі документи організації (накази, розпорядження та ін.);
організаційні документи (штатні розписи, положення, інструкції, правила та ін.);
довідково-інформаційні документи (акти, довідки, інформації, зведення і ін.);
Порядок систематизації інших заголовків справ визначається упорядником номенклатури.
Систематизація заголовків справ всередині кожної групи визначається відповідно до значущості документів і термінами їх зберігання: накази з основної діяльності розташовуються перед наказами по особовому складу, річні плани та звіти - перед квартальними і місячними, листування з вищестоящими організаціями - перед листуванням з іншими організаціями і т . Д.
Систематизація заголовків однорідних справ, що містять найменування кореспондентів або географічні назви, здійснюється за алфавітом;
165.3. графа 3 номенклатури справ заповнюється в кінці діловодного року. У ній вказується кількість справ (томів, частин), заведених в організації протягом року під відповідним заголовком;
165.4. в графі 4 вказуються терміни зберігання справ, які визначаються згідно з чинним переліком типових документів і (або) відомчим переліками документів із зазначенням термінів зберігання, іншими актами законодавства Республіки Білорусь, даються посилання на відповідні пункти і (або) статті переліків.
Терміни зберігання документів, які не відображені в переліках, визначаються ЦЕК (ЕК) організацій за погодженням з органами і установами Державної архівної служби Республіки Білорусь (для організацій, що є джерелами комплектування державних архівів) або ЦЕК вищестоящих організацій (для інших організацій);
165.5. в графі 5 «Примітка» проставляються відмітки про перехідні справи, про незаведенном справ, про передачу справ в іншу організацію або структурний підрозділ для продовження, про виділення справ до знищення, про втрату справ, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу в архів організації справ тимчасового (до 10 років) зберігання, про дати та індексах протоколів засідань ЦЕК (ЕК) організації, відповідно до яких встановлено терміни зберігання документів, які не відображені в переліках типових документів і (або) відомчих переліків документів з ем термінів зберігання, та ін.
166. В кінці зведеної номенклатури справ перед реквізитом «Підпис» вказуються назви нормативних правових актів, використаних при визначенні строків зберігання справ.
Я хочу звернути увагу модератора на це повідомлення, тому що: