Про Microsoft.NET 3.0 Work-flow Foundation і про те, скільки користувачів SharePoint включили його в свій арсенал для забезпечення бізнес-процесів, зараз говорять багато. Я хочу пояснити, що таке налагоджені бізнес-процеси, а також показати, як використовувати доступні процеси, які поставляються разом з оплаченою ліцензією Microsoft Office SharePoint Server (MOSS)
ІТ-інфраструктура для вашого підприємства
Про Microsoft.NET 3.0 Work-flow Foundation і про те, скільки користувачів SharePoint включили його в свій арсенал для забезпечення бізнес-процесів, зараз говорять багато. Я хочу пояснити, що таке налагоджені бізнес-процеси, а також показати, як використовувати доступні процеси, які поставляються разом з оплаченою ліцензією Microsoft Office SharePoint Server (MOSS). Ви можете і самі створювати процеси для Windows SharePoint Services (WSS), але вони повинні бути спочатку побудовані за допомогою інструментів розробки для написання сценаріїв або компіляції компонентів.
Що таке робочий процес?
Описаний вище сценарій простий, але ефективний. Він гарантує, що документи зберігаються так, що доступ до них може отримати будь-який член команди, грунтуючись на дозволах безпеки. За цим сценарієм менеджер також автоматично інформується про те, які зміни були зроблені в документі і хто є відповідальним за роботу з ним. Менеджер може відстежити, хто вніс зміни, коли документ був завантажений і, за допомогою контролю версій документа, які саме зміни були зроблені. Менеджер також може переглядати дані через веб і дізнатися історію обробки завдання і її статус.
Порівняємо цей простий сценарій з тим, як компанії управляють схожими операціями без робочих процесів SharePoint. Наприклад, керівник відділу може відправити користувачам по електронній пошті повідомлення про те, що вони повинні надавати певні типи документів на схвалення, перш ніж відсилати їх клієнтам. Ці документи зберігаються в папках в корпоративній мережі або на локальних жорстких дисках. Коли користувачі деінде змінюють документ, вони посилають його по електронній пошті своєму керівнику для схвалення. Яку версію документа вони змінили - зберігається локально або загальнодоступну? Яка версія використовується частіше? Що станеться, якщо хтось внесе додаткові зміни, в той час як керівник відділу переглядає поточні? Куди керівник збереже зроблені ним зміни і кому він відправить відповідь, щоб всі інші теж були в курсі справи? Яким чином він буде відкидати або вносити зміни, щоб вони були прийняті до уваги? Чи може керівник бачити, хто в даний момент працює з тим або іншим документом в його відділі?
Завдяки вбудованим можливостям SharePoint і робочих процесів, доступним в MOSS, організації можуть швидко зняти більшість подібних питань.
Бізнес-процеси MOSS, описані нижче, представляють собою розширення того, що є в базовій поставці. Я опишу кожен з них детально і поясню, як вони можуть допомогти вашій організації. Впроваджувати ці процеси не так складно. Багато можливості бібліотек документів SharePoint, поряд з перерахованими нижче процесами, дозволяють вирішити багато проблем.
Disposition Approval. Процес Dispo-si-tion Approval надає можливість вибрати і такі області застосування, де автоматизація і повідомлення можуть допомогти управляти бізнес-процесами. Цей процес сконструйований для збереження завдань і робіт управління дещо інакше, ніж описані вище процеси. Він автоматично ініціює задачу оцінки документа, яка виконується в кінці життєвого циклу зберігання документа.
Кращий спосіб переконатися, що виявлені всі документи з завершується життєвим циклом, - використовувати комбінацію типів контенту і політику управління інформацією. SharePoint дозволяє створювати політику управління інформацією, яка задає період часу, протягом якого документ залишається в репозиторії. Ця політика може бути застосована до особливих типів контенту, що дозволить організаціям застосовувати різні політики збереження до специфічних типам документів. Коли період часу для збереження в рамках окремої політики завершений, процес Disposition Approval автоматично ініціюється політикою, і його завдання додаються в чергу, щоб ними керували співробітники, наділені відповідними повноваженнями.
Як можна помітити, комбінація технологій в даному робочому процесі надає багато можливостей для автоматизації бізнесу. SharePoint може визначити тип документа і пов'язані з ним політики управління інформацією, а потім запустити потрібний робочий процес для цих документів, коли досягнуті або перевищені параметри політики. Здатність цих операцій об'єднуватися дозволяє компаніям створювати специфічні послідовності дій для зручності обробки всіх документів і гарантувати, що завдання відповідають вимогам бізнесу.
Three-State. Робочий процес Three-State відрізняється від описаних вище процесів тим, що він дозволяє створювати проміжні кроки в задачах процесу. Наприклад, коли користувач отримує завдання, що виконується в рамках процесу, стандартний статус завдання буде «відкрита», або «закрита». Коли завдання створюється і призначається, її статус - «відкрита». При завершенні завдання її статус - «закрита». Ця методологія характерна для багатьох завдань і процесів, але більшість підприємств мають індивідуальні процеси, які містять завдання, що складаються з більш ніж двох кроків. Робочий процес Three-State надає велику гнучкість в таких ситуаціях. Нерідко він використовується з шаблоном списку Issues Tracking, який доступний як частина стандартної установки SharePoint. По суті, процес дозволяє створювати більш одного завдання на людину, в залежності від статусу елемента, для якого створено процес.
Просто, але ефективно
Багато проблем бізнесу можуть бути вирішені за допомогою процесів SharePoint, доступних в базовій поставці. Маючи деякий досвід, можна розібратися з тим, як робочий процес може бути застосований до поточних неавтоматизованим проблем, і більшість організацій зможуть знайти способи збільшення продуктивності, зниження ризику помилок і створити послідовність процесів, що вимагають менше друку і виконання операцій вручну. Окремі робочі процеси вимагають великих зусиль при їх освоєнні і застосуванні в бізнесі. Але, так чи інакше, ресурси, необхідні для створення і використання робочих процесів, - хороше вкладення коштів.
Райан Томас ([email protected]) - директор департаменту SharePoint Practice в Syrinx Consulting. Має сертифікати Microsoft Certified Professional Developer і Microsoft Certified Application Developer