Про система SharePoint
Комплексна система автоматизації управління. Система характеризується чітким розмежуванням оперативно-управлінських та облікових задач при повній їх інтеграції на рівні єдиної бази даних і дотримання принципу однократності введення вихідної інформації. Ця система не є черговою, нехай навіть значно поліпшеною версією попередніх програмних продуктів, або об'єднанням подібних продуктів, або перенесенням старих рішень на нову платформу (нову операційну систему і нову систему управління базами даних). SharePoint - це принципово новий програмний продукт, що увібрав в себе весь накопичений раніше і ретельно проаналізований досвід.
Впровадження Системи SharePoint
Система SharePoint - новий IT-продукт, розроблений на базі Microsoft SharePoint. Електронний сервіс створений для впровадження на підприємства Москви, Уфи, Самари, Казані та інших великих міст. Він забезпечує повну автоматизацію документообігу і оптимізує управлінські можливості.
Sharepoint - корпоративний портал з широким функціоналом
SharePoint - універсальне рішення для розробки корпоративних порталів з доступом до баз даних, інтернет-ресурсів і будь-яким зовнішнім додаткам.
Можливості системи SharePoint
Система дозволяє автоматизувати діловодство і інші бізнес-процеси підприємства за рахунок створення загального для всіх підрозділів і структур інформаційного простору.
З'являється можливість дистанційного узгодження договорів, рахунків, технічних документів і заявок. Система дозволяє віддалено в режимі реального часу готувати будь-які документи і їх проекти, рецензувати, завіряти, затверджувати їх в електронному вигляді. Гнучкий маршрутизатор руху документів виключає зайві ланки ланцюжка.
Реєстрація будь-яких документів і їх руху максимально спрощена. Кожному документу присвоюється електронна картка, що спрощує пошук даних в подальшому. Можливість обмеження прав доступу забезпечує компанії інформаційну безпеку.
Система має модуль, що дозволяє забезпечити ефективний контроль над виконанням письмових і усних доручень, резолюцій, пунктів окремих документів. SharePoint відкриває широкі можливості спостереження за ходом робіт.
Особливістю системи є можливість прийому, обробки та зберігання необмеженого обсягу даних. При цьому система легко налаштовується на підтримку номенклатури справ, прийнятої на підприємстві, контролює терміни списання документів в архів, підтримує роботу з багатотомними справами.
У базовому програмному забезпеченні закладені три типи звітів: по проектам рішень, за затвердженими документами та виконання рішень з деталізацією кожного пункту. Можливості системи по створенню нових звітів необмежені. При створенні додаткових форм звітності ціни системи і установки будуть відрізнятися.
Ця масштабована система з високою продуктивністю успішно може бути впроваджена на невеликій фірмі з десятком співробітників і на великому підприємстві з розгалуженою мережею філій і підрозділів.
Заглибимося в суть проблем, які вирішує електронний документообіг SharePoint
Потреби Керівництва:
- Ефективна робота співробітників;
- Наявність єдиної точки доступу до інформації;
- Мінімізація втрат часу при роботі з інформацією;
- Збільшення рівня автоматизації рутинних робочих процесів;
- Збільшення рівня автоматизації роботи з документами;
- Інформаційна підтримка ініціатив керівництва;
- Мінімізація витрат пов'язаних з відрядженнями.
Потреби Працівників:
- Швидкий доступ до потрібної інформації;
- Швидкий доступ у потрібних ресурсів;
- Проста процедура розміщення заявок;
- Проста процедура узгодження документів;
- Оперативне інформування про завдання;
- Оперативне інформування керівництва;
- Мінімізація необхідних відряджень.
Робота з інформацією в організації
Постійне збільшення обсягу використовуваної в організації інформації
Постійне збільшення кількості документів (потрібно перевірити / узгодити / затвердити)
Постійне збільшення кількості ресурсів, де зберігається і обробляється дана інформація
Комунікації в організації
Територіальний розподіл організації, ускладнює комунікації
Проведення зборів, тренінгів, обговорення поточних питань з віддаленими офісами, вимагає частих відряджень
Які результати можна отримати від впровадження електронного документообігу на платформі SharePoint
Єдиний інформаційний простір
Автоматизація робочих процесів