Приклад оформлення зовнішньої доповідної записки:
Про перевірку технічного стану житлових приміщень бази відпочинку для дітей
Всі житлові корпуси в задовільному стані, однак, в корпусі №1необходімо вставити скла, корпус №2нуждается в ремонті.
Прошу взяти на контроль підготовку бази до прийому дітей на відпочинок.
Завідуюча відділом Підпис М.І.Пирогова
Пояснювальна записка
Пояснювальні записки, що є додатком до основного документа, що пояснюють і доповнюють його, оформляються на загальних бланках. Підписує таку записку керівник.
Пояснювальна записка, де пояснюються причини поведінки, вчинки, ситуації, складаються окремими працівниками. Як і внутрішні доповідні записки, вони можуть оформлятися рукописним способом на стандартному аркуші паперу. Підписуються такі записки укладачами, відтворюються ті ж реквізити що і у внутрішній доповідній записці.
Найменування міністерства або відомства
Найменування структурного підрозділу
Текст пояснювальних записок має бути переконливим, містити неспростовні докази, чіткі роз'яснення.
Найменування посади особи,
який підписав документ підпис И.О.Фамилия
Існує багато видів службових листів. Листи, що містять прохання, пропозицію, претензію, запит, вимагають відповіді. Листи, які містять повідомлення, інформацію, відмова, нагадування, не вимагають відповіді.
Листи оформляються на спеціальних бланках для листів формату А4 і А5, в залежності від обсягу листи. Якщо лист не перевищує десяти рядків, його оформляють на бланку формату А5 (заголовок не пишеться, текст можна друкувати через 1,5ілі 1інтервал). Назва виду документа - лист - не пишеться. Застосування бланків з поздовжнім розташуванням реквізитів для оформлення листів не рекомендується.
Лист висвітлює одне питання. Це спрощує роботу з документом (реєстрація, виконання, контроль). Кілька питань викладається в одному листі тільки в разі їх взаємозв'язку.
Факти, події викладаються об'єктивно, повно, ясно. Неточності, допущені у викладі та оформленні тексту, можуть позбавити документ юридичної сили.
Текст листа складається з вступної та основної частин. У вступній частині вказуються причини, що послужили для складання листа, даються посилання на факти, документи і т.д. В основній частині викладаються цілі: прохання, пропозицію, повідомлення, відмову. Лист може складатися тільки з основної частини ( "просимо виділити 4машіни для обслуговування гостей фестивалю").
Всі логічні елементи письма виділяються абзацами. У тексті не повинно бути зайвих слів, що ускладнюють читання, треба уникати непотрібних скорочень. Текст, як правило, викладається: від третьої особи однини - "ОРГАНІЗАЦІЯ ПОВІДОМЛЯЄ"; від третьої особи множини - "ПЕДАГОГІЧНИЙ КОЛЕКТИВ І УЧНІ ШКОЛИ ЗАПРОШУЮТЬ"; від першої особи однини - "ПРОШУ"; від першої особи множини "ПРОСИМО".
Початок листа може мати варіанти поводження: Шановний Миколо Петровичу! Микола Петрович! Пан Петров! Шановні панове! (Коли не відомі імена одержувачів листа). Шановний пане Петров!
До тексту листа можуть додаватися документи. У цьому випадку після тексту (через 1,5-2інтервала) пишеться слово Додаток (від початкового поля, з великої літери). Текст примітки пишеться стовпчиком, через 1інтервал. Якщо приміток кілька, то вони нумеруються арабськими цифрами, відокремлюються одна від одної двома інтервалами.
Вихідні листи повинні бути завізовані зацікавленими посадовими особами, візи проставляються на лицьовому боці останнього аркуша копії листа, яка залишається на підприємстві. Віза складається з елементів: назва посади (від поля), особистий підпис (від лівого поля), розшифровка підпису - ініціали, прізвище - 2положенія табулятора (16печатних знаків від лівого поля), дата (від лівого поля). Елементи візи відокремлюються одна від одної 1,5-2інтерваламі.